Nowy formularz TPR – wnioski dla podatników z łamanym rokiem podatkowym

Rok 2022 był pierwszym, dla którego obowiązywały nowe przepisy w zakresie podpisywania i składania formularzy TPR, a także pierwszym rokiem obowiązywania nowej wersji formularza wraz z nowym narzędziem do wysyłki. Zmiany te wiązały się ze sporym wyzwaniem dla podatników pod kątem technicznym – nowy wzór i narzędzie do wysyłki zostały opublikowane dopiero w listopadzie. Ponadto Ministerstwo Finansów dopiero w grudniu opublikowało kolejną edycję Informatora TPR, zawierającego praktyczne objaśnienia co do wypełnienia, podpisywania i wysyłki TPR, na który podatnicy długo czekali.

Podatnicy z łamanym rokiem podatkowym, dla których obowiązek składania TPR jeszcze nie upłynął, są zatem w lepszej sytuacji i mogą wyciągnąć wnioski z dotychczasowej praktyki przy wysyłce i podpisywaniu formularzy TPR. 

TPR należy złożyć w ciągu 11 miesięcy od dnia zakończenia roku podatkowego. W tym zakresie Ministerstwo Finansów nie przewidziało żadnych dodatkowych wydłużeń terminów – pierwotnie bowiem termin został wydłużony do 31 stycznia 2024 r., ale tylko w przypadku gdy termin na złożenie TPR upływał w okresie od 30 listopada 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

Jak pokazała dotychczasowa praktyka, przygotowanie do wypełnienia i wysyłki TPR jest istotne, ponieważ wymaga weryfikacji posiadania niezbędnych narzędzi i pełnomocnictw. Tym samym zwracamy uwagę na najważniejsze kwestie, które należy zweryfikować lub wykonać, aby uniknąć problemów przy składaniu TPR-C – formularza obowiązującego dla osób prawnych.

Do końca roku 2021 TPR wysyłany był przez wtyczkę e-deklarację za pomocą interaktywnego pliku PDF. Za rok 2022 w miejsce interaktywnego PDF-a wprowadzono webową wersję formularza dostępną na stronie e-deklaracji. Formularz taki należy wypełnić w odpowiedniej zakładce na stronie internetowej Ministerstwa Finansów – podatki.gov.pl. Po wypełnieniu formularz jest plikiem w formacie xml, a nie jak do tej pory PDF. Oprócz webowej wersji formularza Ministerstwo Finansów opublikowało również schemy (kody), które można zainstalować w ramach własnych systemów księgowych.

Istotną kwestią w zakresie podpisywania i wysyłania formularza TPR jest to, że podpisanie oraz wysyłka pliku xml muszą zostać dokonane przez tę samą upoważnioną osobę. Lista osób upoważnionych do podpisywania i wysyłania TPR od roku 2022 została zmieniona i obejmuje:

Należy pamiętać, że osoba podpisująca oraz wysyłająca TPR musi posiadać pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tzw. UPL-1. Obowiązek dotyczy także wyznaczonego członka zarządu. Aby pełnomocnictwo UPL-1 było skuteczne, osoba wskazana jako pełnomocnik do wysłania TPR musi posiadać numer PESEL. Wymaga to szczególnej weryfikacji w przypadku zagranicznego członka zarządu.

Pełnomocnictwo UPL-1 należy wysłać odpowiednio wcześniej do właściwego urzędu według miejsca zamieszkania lub siedziby – urząd potrzebuje bowiem czasu na wprowadzenie pełnomocnictwa. Warto również potwierdzić z urzędem, że UPL-1 został wprowadzony, co pozwoli uniknąć ryzyka, że w momencie wysyłki pełnomocnictwo nie będzie obowiązywać.

W przypadku, gdy TPR dotyczy osoby prawnej, TPR-C musi zostać podpisany z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nowa wersja TPR-C wymaga specjalnych ustawień kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tj. podpis XAdES-BES – Enveloped/Enveloping. W przeciwnym wypadku formularz nie przejdzie etapu wysyłki. Istotne jest zatem, aby odpowiednio oznaczyć ustawienia, podpisując i wysyłając TPR.

Co również istotne certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego musi zawierać identyfikator PESEL lub NIP osoby podpisującej. Identyfikator wykorzystywany w kwalifikowanym podpisie elektronicznym powinien być tożsamy z identyfikatorem podanym w ważnym pełnomocnictwie UPL-1. Ma to szczególne znaczenie w przypadku zagranicznych członków zarządu. Warto zatem zweryfikować ustawienia kwalifikowanego podpisu elektronicznego z dostawcą podpisu odpowiednio wcześniej.

Brak złożenia lub nieterminowe złożenie formularza TPR wiąże się z sankcjami na gruncie Kodeksu karno-skarbowego dla osób odpowiedzialnych za wywiązanie się z obowiązku, w szczególności dla członków zarządu. Warto zatem odpowiednio wcześnie przygotować się w celu poprawnego wypełnienia tego obowiązku sprawozdawczego.

Jeśli masz pytania do składania formularzy TPR lub potrzebujesz wsparcia w całym procesie sporządzania i wysyłki – skontaktuj się z naszymi ekspertami.