Home

Internal

International

Kontakt

de|en|pl

49 krajów – 110 biur – 5 800 pracowników – 1 firma |

Na świecie

Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Katarzyna Adamczak, Natalia Patecka

4 maja 2023 r.

13 marca 2023 r. zostały ogłoszone zmiany w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: „Rozporządzenie”).

Wprowadzone zmiany dotyczą zakresu aktu osobowych pracownika. Jak do tej pory, akta pracownicze składały się z 4 części. Na skutek zmiany akta pracownicze obejmują 5 części.

Jakie dokumenty należy dodatkowo przechowywać w części B akt osobowych?

Rozszerzona część B akt osobowych pracownika w zakresie oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia obejmuje dodatkowo informacje o:

potwierdzeniu poinformowania pracownika o następujących kwestiach:
• wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w organizmach pracowników środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych ww. kontrolą,
• sposobie przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w organizmach pracowników środków działających podobnie do alkoholu,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Co powinno znajdować się w części E akt osobowych pracownika?

Dodatkowo wprowadzono nową część E akt osobowych dotyczącą dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Część ta, zgodnie z Rozporządzeniem, zawiera następujące informacje:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego*.

W jaki sposób należy przechowywać dokumenty w części E akt osobowych pracownika?

Na skutek dodanego przepisu, dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika muszą być przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli – przyporządkowywane im są odpowiednio numery E1 i kolejne. Wówczas do każdej z tych części należy stosować przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów.

Rozporządzenie przewiduje także procedurę związaną z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z:

kontrolą trzeźwości pracownika lub
kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz
badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego*.

Jaki termin na dostosowanie akt osobowych pracownika?

Pracodawcy, którzy zgromadzili dokumentny związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przed dniem wejścia w życie zmienionego rozporządzenia, są zobowiązani w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zmienionego rozporządzenia do dostosowania sposobu przechowywania zgodnie z wymogami zawartymi w tym zmienionym rozporządzeniu.

Rozporządzenie weszło w życie 21 marca 2023 r. Wyjątkiem są przepisy dotyczące części B akt osobowych w zakresie dokumentów dot. wykonywania pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.

Chcesz wiedzieć więcej na temat wprowadzonych zmian? Skontaktuj się z nami.

*Dodany § 3 pkt. 5 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

*Dodany § 4 ust. 4 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontakt

Contact Person Picture

Katarzyna Małaniuk

radca prawny

Associate Partner

Wyślij zapytanie

Profil