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Änderungen bei den personalunterlagen

Katarzyna Adamczak, Natalia Patecka

4. Mai 2023

Am 13. März 2023 wurden Änderungen der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über die Personalunterlagen (nachfolgend: „Verordnung”) bekanntgemacht.

Die vorgenommenen Änderungen betreffen den Umfang der Personalakten des Arbeitnehmers. Bisher haben die Personalunterlagen aus 4 Teilen bestanden. Nach den Änderungen sind es 5 Teile.

Dokumente, die zusätzlich in Teil B der Personalakten aufzubewahren sind

Der erweiterte Teil B der Personalakten des Arbeitnehmers umfasst unter den Erklärungen oder Dokumenten zu der Aufnahme des Arbeitsverhältnisses und dem Verlauf der Beschäftigung zusätzlich folgende Informationen:

Bestätigung, dass der Arbeitnehmer über folgende Fragen informiert wurde:

• die Einführung von Alkoholkontrollen bzw. Kontrollen auf das Vorhandensein von Alkohol oder Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper der Arbeitnehmer,

• die Gruppe oder Gruppen von Arbeitnehmern, die der o.g. Kontrolle unterzogen werden,

• die Art und Weise der Durchführung von Alkoholkontrollen bzw. Kontrollen auf das Vorhandensein von Alkohol oder Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper der Arbeitnehmer,

Dokumente über die Leistung von Fernarbeit.

Dokumente in Teil E der Personalakten des Arbeitnehmers

Zusätzlich wurde ein neuer Teil E in die Personalakten aufgenommen, der die Dokumente zu Alkoholkontrollen bzw. Kontrollen auf das Vorhandensein von Alkohol oder Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper der Arbeitnehmer betrifft. Dieser Teil hat gemäß der Verordnung Folgendes zu enthalten:

Informationen über die vom Arbeitgeber durchgeführte Alkoholkontrolle der Arbeitnehmer,
Information über die Alkoholkontrolle der Arbeitnehmer die von der befugten Behörde, die zum Schutz der öffentlichen Ordnung eingerichtet wurde, durchgeführt wird,
Information über die vom Arbeitgeber durchgeführte Kontrolle der Arbeitnehmer auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper,
Information über die Kontrolle der Arbeitnehmer auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper, die von der Behörde, die zum Schutz der öffentlichen Ordnung eingerichtet wurde, durchgeführt wird*.

Art und Weise der Aufbewahrung der Dokumente in Teil E der Personalakten des Arbeitnehmers

Infolge der hinzugefügten Vorschrift müssen die in Teil E der Personalakten des Arbeitnehmers befindlichen Dokumente in separaten Teilen, die die jeweilige Kontrolle betreffen, aufbewahrt werden – ihnen werden entsprechend fortlaufende Nummern, beginnend mit E1, zugeteilt. Dann ist jeder dieser Teile in chronologischer Anordnung, durchnummeriert aufzubewahren und es ist ein Verzeichnis der Dokumente zu erstellen.

Die Verordnung sieht auch ein Verfahren zur Löschung von Informationen aus den Personalakten des Arbeitnehmers vor, und zwar von Informationen zu:

Alkoholkontrollen des Arbeitnehmers oder
Kontrollen des Arbeitnehmers auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung in seinem Körper und
Alkoholkontrollen des Arbeitnehmers oder Kontrollen auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung im Körper des Arbeitnehmers, die von der Behörde, die zum Schutz der öffentlichen Ordnung eingerichtet wurde, durchgeführt werden*.

Frist für die Anpassung der Personalakten der Arbeitnehmer

Arbeitgeber, die die Dokumente im Zusammenhang mit Alkoholkontrollen des Arbeitnehmers oder Kontrollen auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung in seinem Körper vor dem Inkrafttreten der geänderten Verordnung zusammengestellt haben, sind verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach Inkrafttreten der geänderten Verordnung die Art und Weise der Aufbewahrung den in dieser geänderten Verordnung enthaltenen Anforderungen anzupassen.

Die Verordnung ist am 21. März 2023 in Kraft getreten, ausgenommen die Vorschriften zu Teil B der Personalakten bez. der Dokumente zur Ausübung von Fernarbeit, die am 7. April 2023 in Kraft getreten sind.

Wenn Sie mehr über die Änderungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne!

* § 3 Pkt. 5, der der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über die Personalunterlagen hinzugefügt wurde

* § 4 Pkt. 4, der der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über die Personalunterlagen hinzugefügt wurde

Kontakt

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Katarzyna Małaniuk

Attorney at law (Polen)

Associate Partner

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