Uzupełniający urlop macierzyński: co warto wiedzieć?

Wniosek o urlop należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej (e-mail, sms, komunikator) w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego, a pracodawca ma obowiązek uwzględnić taki wniosek. Dla celów dowodowych należy rekomendować składanie wniosków w formie papierowej u pracodawcy z potwierdzeniem doręczenia lub e-mailem.

Zgodnie z Kodeksem pracy oraz § 14 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, pracy i polityki społecznej z 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z  rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. 2025, poz. 322) wniosek powinien zawierać:

1. imię i nazwisko pracownicy albo pracownika – ojca wychowującego dziecko,​
   
2. termin zakończenia urlopu macierzyńskiego,
3. wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński.
   

Do wniosku dołącza się:

1. zaświadczenie, wydane przez szpital zawierające informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu oraz o urodzeniu dziecka:

• przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g,
• po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g,
• po ukończeniu 37. tygodnia ciąży;
  

2. oświadczenie pracownicy albo pracownika – ojca wychowującego dziecko o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka;

3. dodatkowe dokumenty w przypadku adopcji dziecka lub przyjęcia dziecka na wychowanie:

• oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz
• kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub
• zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo
• kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

Problematyczna jest kwestia złożenia wniosku o uzupełniający urlop macierzyński po terminie i jego uwzględnienia przez pracodawcę. Ustawodawca wskazał, że wniosek należy złożyć w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. Teoretycznie pracodawca zawsze może działać na korzyść pracownika i uwzględnić wniosek również po terminie. Jednak jeśli to pracodawca jest płatnikiem zasiłków to naraża się wówczas na ryzyko kwestionowania wypłaconego pracownikowi zasiłku macierzyńskiego przez ZUS.

Uzupełniający urlop macierzyński stanowi podstawę do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku. Przy czym wysokość zasiłku nie ulega zmianie nawet w przypadku wcześniejszego złożenia przez pracownicę jednego wniosku w ciągu 21 dni po porodzie o zasiłek macierzyński w związku z urlopem macierzyńskim i rodzicielskim a później wniosku o uzupełniający urlop macierzyński. 

W takim przypadku wypłacany zasiłek macierzyński będzie odpowiednio wynosić:

• w trakcie urlopu macierzyńskiego 81,5% podstawy wymiaru zasiłku
• w trakcie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego 100% podstawy wymiaru zasiłku
• w trakcie urlopu rodzicielski 81,5% podstawy wymiaru zasiłku
  

Warto wskazać, że pracodawca nie będzie też zobowiązany do ustalenia nowej podstawy zasiłku macierzyńskiego, ponieważ udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego następuje bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.   

 ​​​

Zgodnie z art. 26 ustawy nowelizującej pracownicy, którzy w dniu wejścia w życie nowelizacji (tj. 19 marca 2025 r.) są uprawnieni do korzystania lub korzystają z urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego mają prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zgodnie z art. 180² kp albo art. 183 § 3¹ kp (po nowelizacji). W takim przypadku uzupełniający urlop macierzyński jest udzielany jednorazowo na wniosek składany w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę lub pracownika- ojca najpóźniej w ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.