Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.



Delegowanie pracowników z UE do Polski – przewodnik dla przedsiębiorców (część 1)

PrintMailRate-it

​​​​​​​​​Małgorzata Kolasa-Dorosz, Jakub Szachniewicz

12 listopada 2024


Wśród przedsiębiorców rośnie zainteresowanie transgranicznym świadczeniem usług, które związane jest z koniecznością oddelegowania pracowników do innego państwa. 


W niniejszym poradniku na przykładzie przedsiębiorcy usługowego, mającego siedzibę w Niemczech oraz nieprzebywającego w naszym kraju pracownika tego przedsiębiorcy – obywatela Niemiec, wyjaśniamy najważniejsze kroki i zasady legalnego i prawidłowego delegowania pracownika do Polski.

Określeni​e rodzaju oddelegowania​


Przedsiębiorca planujący tymczasowo skierować pracownika do pracy na terytorium Polski powinien na początku ustalić rodzaj delegowania. Pomijając szczególne rozwiązania przeznaczone dla agencji zatrudnienia, pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski może skierować pracownika do Polski:

  1. w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 
  2. w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy ten pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W naszym poradniku skupimy się na formie delegowania opisanej w punkcie 1), która w praktyce występuje najczęściej. Przedsiębiorcy, decydując się na delegowanie pracowników do Polski, posiadają już bowiem wybranego kontrahenta, do którego chcą skierować pracownika, aby wykonywał na jego rzecz określone zadania.


Delegowanie pracownika a podróż służb​​owa​


Warto zaznaczyć, że podróż pracownika do Polski, w zależności od okoliczności, może również okazać się podróżą służbową – różnica pomiędzy delegowaniem a podróżą służbową zależy od wielu indywidualnych czynników. Główną różnicą pomiędzy delegowaniem a podróżą służbową jest zmiana lub brak zmiany miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przypadku podróży służbowej nie dochodzi do zmiany miejsca pracy. Pracodawca wydaje polecenie wyjazdu służbowego, a sama podróż ma charakter incydentalny, tymczasowy, krótkotrwały i ma na celu wykonanie konkretnego polecenia służbowego. 




Należy również wskazać, że oddelegowanie przez pracodawcę następuje w celu wykonywania zadań na rzecz pracodawcy oddelegowującego (przedsiębiorcy niemieckiego), na własny rachunek i pod własnym kierownictwem. To przedsiębiorca niemiecki (a nie polski kontrahent) decyduje o czasie, miejscu i rodzaju świadczonej pracy – nie następuje zatem przekazanie kierownictwa i podporządkowania na rzecz polskiego przedsiębiorcy.


U​mowa o świadczenie usług ​


Delegowanie wskazane w punkcie 1) odbywa się, zgodnie z brzmieniem przepisu, w związku z realizacją umowy. W omawianym przypadku niemiecki przedsiębiorca-pracodawca powinien zatem posiadać umowę z polskim kontrahentem w sprawie świadczenia usług i dokonanego delegowania. Umowa powinna regulować w szczególności: czas trwania delegowania, miejsce, rodzaj i zakres świadczonych usług, zobowiązań obu stron oraz wzajemnych ustaleń, co do samego przebiegu świadczenia usług w Polsce. Umowa będzie w przypadku kontroli jednym z dowodów na legalność i zasadność delegowania pracowników do Polski. 

Pracownik delegowany na terytorium Polski, aby mógł być delegowany przez niemieckiego przedsiębiorcę, powinien być zatrudniony u niemieckiego przedsiębiorcy (np. na podstawie umowy o pracę) i być tymczasowo skierowany na terytorium Polski. Stosunek pracy musi istnieć przez cały okres oddelegowania. Zakres świadczonej pracy, czas trwania oddelegowania i nowe miejsce wykonywania pracy należy ustalić z pracownikiem w drodze aneksu lub porozumienia do obowiązującej umowy z pracownikiem. 


UWAGA! 
Na potrzeby niniejszego poradnika delegowanym pracownikiem jest obywatel Niemiec, a zatem obywatel Unii Europejskiej, którego pobyt w Polsce jest legalny bez uzyskiwania dodatkowej wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy. W przypadku delegowania do Polski pracowników niemieckiego przedsiębiorstwa – cudzoziemców, którzy nie posiadają obywatelstwa niemieckiego, możliwe jest oddelegowanie do wykonywania pracy w celu wykonania usług. W ich przypadku konieczne jest dodatkowo indywidualne przeanalizowanie formalności pobytowych w Polsce przed ich delegowaniem.


Obo​wiązki pracodawcy delegującego pracownika do pracy w Polsce​


Zgodnie z ustawą z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, wdrażającą w szczególności dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług – pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP zapewnia takiemu pracownikowi odpowiednie warunki zatrudnienia w Polsce. 


warunki zatrudnienia cudzoziemców w Polsce


Jeżeli delegowanie trwa do 12 miesięcy (lub niekiedy w przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia do 18 miesięcy) wówczas pracownikowi muszą zostać zapewnione warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów polskiego Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników dotyczące: 

  • norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego;
  • wymiaru urlopu wypoczynkowego;
  • wynagrodzenia za pracę;
  • bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego;
  • zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko;
  • zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu;
  • należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z miejsca pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, do którego pracownik został delegowany, do innego miejsca pracy na terytorium RP lub poza terytorium RP, 

chyba że niemieckie przepisy będą dla pracownika korzystniejsze – jest to tzw. zasada korzystności.

Gdy rzeczywisty czas oddelegowania przekracza 12 miesięcy (ewentualnie w razie złożenia powiadomienia – 18 miesięcy), pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi wszystkich polskich lokalnych warunków zatrudnienia, za wyjątkiem: procedur i formalności związanych z zawieraniem i rozwiązywaniem umów, klauzul o zakazie konkurencji oraz pracowniczych programów emerytalnych oraz pracowniczych planów kapitałowych.

W praktyce oznacza to, że przed pierwszym oddelegowaniem niemiecki pracodawca powinien ustalić, jakie przepisy prawa polskiego będą obowiązywać oddelegowanych pracowników do Polski. Następnie zestawić i porównać je z regulacjami prawa niemieckiego i zastosować każdorazowo do danych instytucji prawa pracy to ustawodawstwo, które jest dla pracownika obiektywnie korzystniejsze, biorąc pod uwagę długość planowanego oddelegowania. 

Formalności związane z delegowaniem


  1. Zgłoszenie delegowania: pracodawca musi najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi  (w dniu podjęcia pracy przez pracownika delegowanego na terytorium Polski) złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz informować PIP o każdej zmianie danych objętych oświadczeniem, w tym o zakończeniu oddelegowania.
  2. Wyznaczenie osoby upoważnionej: do kontaktu i pośredniczenia w kontakcie z PIP oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień, przebywającej w okresie delegowania na terytorium RP.
  3. Dokumentacja: pracodawca jest obowiązany w okresie delegowania do przechowywania na terytorium Polski w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentów związanych z oddelegowaniem oraz wskazania w oświadczeniu miejsca ich przechowywania. Są to w szczególności takie dokumenty jak – kopia umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy; dokumentacja dotycząca czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopia oraz dokumenty określające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP. 
  4. Współpraca z organami, w tym z Państwową Inspekcją Pracy: pracodawca zobowiązany jest do kontaktu z organami, w tym w szczególności do udostępniania w okresie delegowania dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.
  5. Zapewnienie pracownikom badań medycyny pracy i szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy: pracownikom delegowanym należy zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy na zasadach nie mniej korzystnych niż określone w polskich przepisach prawa pracy. Stąd rekomendowane jest, aby pracownik delegowany posiadał wykonane i udokumentowane aktualne badania medycyny pracy i zaświadczenia o przejściu szkolenia BHP zgodnie z zasadami obowiązującymi w Polsce (pomimo posiadania powyższych w kraju pochodzenia).​​​​


Kontakt

Contact Person Picture

Klaudia Kamińska-Kiempa

LL.M., radca prawny

Manager

Wyślij zapytanie

Profil



Deutschland Weltweit Search Menu