Delegacja służbowa pracownika – najważniejsze informacje

Podróże służbowe (zwane także delegacjami) są dla wielu pracowników stałym elementem życia zawodowego. Z pozoru prosta delegacja może jednak nastręczyć problemów, jeśli nie dopilnuje się formalności. Wysyłając pracownika w podróż służbową, jak również będą pracownikiem wysłanym w delegację, trzeba mieć na uwadze takie kwestie, jak: czas pracy czy rozliczenie delegacji. 

Zgodnie z Kodeksem pracy [1] – aby podróż pracownika mogła zostać uznana za delegację służbową, musi:

Z tytułu delegacji służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – pracownikowi przysługuje:

Nie należy również mylić delegacji – która co do zasady jest krótkotrwała i incydentalna, a beneficjentem pracy wykonywanej w jej trakcie jest pracodawca – z oddelegowaniem – polegającym na świadczeniu przez pracownika usług na polecenie pracodawcy na rzecz nowego beneficjenta, związanym z okresową zmianą dotychczasowego miejsca wykonywania pracy.

Wbrew pozorom rozliczenie czasu pracy pracownika w delegacji służbowej nie jest takie oczywiste. Dlaczego?

Wynika to z tego, że czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania [2]. Podróż służbową można zatem zaliczyć do czasu pracy, o ile w tym czasie pracownik wykonywał pracę. Wobec tego czas przeznaczony na dojazd i powrót nie zalicza się do czasu pracy pracownika, chyba że podróż trwała w czasie jego harmonogramowych godzin pracy.

Podsumowując, przy rozliczaniu czasu pracy pracownika w delegacji, dobrze pamiętać o trzech podstawowych zasadach:

Jak już zostało wspomniane, pracownikowi przysługuje dieta za delegację służbową. Od 1 stycznia 2023 roku stawki za dietę krajową prezentują się następująco:

Aby prawidłowo rozliczyć delegację pracownika, należy wziąć pod uwagę jeszcze kilka kwestii.

Ostateczna kwota diety za delegację krajową zależy od czasu podróży służbowej. Za delegację, która trwa:

Jeśli delegacja krajowa trwała ponad dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą pełną dobę. Za każdą kolejną rozpoczętą dobę podróży, która trwała:

Jeżeli pracownikowi zapewniono całodniowe bezpłatne wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeśli zapewniono mu częściowe bezpłatne wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć, przyjmując, że poszczególne posiłki stanowią:

29 listopada 2022 roku wzrosły również stawki diet i limitów noclegowych w podróży zagranicznej. Pełną listę państw wraz z odpowiadającymi im stawkami diet i limitami na nocleg znajdziesz w Dzienniku Ustaw RP.

Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, rozliczając podróż służbową zagraniczną, należy wziąć pod uwagę czas jej trwania.

Jeżeli delegacja zagraniczna wyniosła:

Ukraińscy pracodawcy mogą delegować swoich pracowników do Polski – oczywiście po spełnieniu określonych wymogów.

Aby było to możliwe, pracownik musi przebywać w Polsce legalnie. Drugi warunek to posiadanie przez niego odpowiedniego pozwolenia na pracę – jednego z trzech typów: C, D lub E.

Z wnioskiem o wydanie pozwolenia na pracę występuje (w zależności od sytuacji) pracodawca lub podmiot, do którego pracownik zostaje oddelegowany . Składa go do Urzędu Wojewódzkiego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca. Może to zrobić osobiście lub online (za pośrednictwem portalu praca.gov.pl).

Jeśli chcesz oddelegować pracownika z Ukrainy (lub innego cudzoziemca) do pracy w Polsce – komplet informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule.

Choć większość pracowników przeważnie pracuje z jednego miejsca, to podróże służbowe są codziennością dla wielu stanowisk. Niezależnie od tego, jak często odbywa się podróże służbowe, warto znać podstawowe prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, na którego polecenie ma ona miejsce, jak i pracownika, któremu przysługują dodatkowe diety czy zwrot kosztów. Na szczególną uwagę zasługuje również kwestia nadgodzin, które mogą pojawić się w czasie podróży służbowej, jeśli pracownik w jej trakcie – np. jadąc pociągiem – wykonywał pracę. Rozstrzygnięcie co do wysokości przysługujących pracownikowi należności w związku z podróżą służbową ma więc zawsze charakter indywidualny, choć uzależniony od sztywnych ram prawnych.