Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.



Delegacja służbowa pracownika – najważniejsze informacje

PrintMailRate-it

​Agnieszka Boncławek

20 lutego 2023


Podróże służbowe (zwane także delegacjami) są dla wielu pracowników stałym elementem życia zawodowego. Z pozoru prosta delegacja może jednak nastręczyć problemów, jeśli nie dopilnuje się formalności. Wysyłając pracownika w podróż służbową, jak również będą pracownikiem wysłanym w delegację, trzeba mieć na uwadze takie kwestie, jak: czas pracy czy rozliczenie delegacji. 

Delegacja pracownika – definicja i Kodeks pracy


Zgodnie z Kodeksem pracy [1] – aby podróż pracownika mogła zostać uznana za delegację służbową, musi:
  • być zlecona przez pracodawcę,
  • odbyć się poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika,
  • odbyć się w celu wykonania określonego zadania służbowego.

Z tytułu delegacji służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – pracownikowi przysługuje:
  • zwrot kosztów podróży, noclegów i innych udokumentowanych wydatków,
  • dieta za czas delegacji.

Nie należy również mylić delegacji – która co do zasady jest krótkotrwała i incydentalna, a beneficjentem pracy wykonywanej w jej trakcie jest pracodawca – z oddelegowaniem – polegającym na świadczeniu przez pracownika usług na polecenie pracodawcy na rzecz nowego beneficjenta, związanym z okresową zmianą dotychczasowego miejsca wykonywania pracy.

Delegacja pracownika a czas pracy


Wbrew pozorom rozliczenie czasu pracy pracownika w delegacji służbowej nie jest takie oczywiste. Dlaczego?

Wynika to z tego, że czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania [2]. Podróż służbową można zatem zaliczyć do czasu pracy, o ile w tym czasie pracownik wykonywał pracę. Wobec tego czas przeznaczony na dojazd i powrót nie zalicza się do czasu pracy pracownika, chyba że podróż trwała w czasie jego harmonogramowych godzin pracy.

Podsumowując, przy rozliczaniu czasu pracy pracownika w delegacji, dobrze pamiętać o trzech podstawowych zasadach:

  • do czasu pracy wlicza się jedynie czas wykonywania zadania będącego celem delegacji,
  • czas potrzebny na dojazd i powrót w trakcie delegacji jest zaliczany do czasu pracy, jeśli pracownik w tym czasie wykonywał pracę,
  • czas dojazdu i powrotu zaliczany jest do czasu pracy, jeśli przypada na harmonogramowe godziny pracy pracownika.

Delegacja krajowa pracownika


Delegacja krajowa – dieta


Jak już zostało wspomniane, pracownikowi przysługuje dieta za delegację służbową. Od 1 stycznia 2023 roku stawki za dietę krajową prezentują się następująco:
  • 45 zł – dieta,
  • 67,5 zł – ryczałt za nocleg,
  • 9 zł – ryczałt za dojazdy komunikacją miejscową (np. w Poznaniu, do którego odbywa się podróż służbową z Olsztyna).

Jak rozliczyć delegację krajową pracownika?


Aby prawidłowo rozliczyć delegację pracownika, należy wziąć pod uwagę jeszcze kilka kwestii.
Ostateczna kwota diety za delegację krajową zależy od czasu podróży służbowej. Za delegację, która trwa:

  • poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta.

Jeśli delegacja krajowa trwała ponad dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą pełną dobę. Za każdą kolejną rozpoczętą dobę podróży, która trwała:
  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje pełna dieta.

Jeżeli pracownikowi zapewniono całodniowe bezpłatne wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeśli zapewniono mu częściowe bezpłatne wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć, przyjmując, że poszczególne posiłki stanowią:
  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Delegacja zagraniczna pracownika


Delegacja zagraniczna – dieta


29 listopada 2022 roku wzrosły również stawki diet i limitów noclegowych w podróży zagranicznej. Pełną listę państw wraz z odpowiadającymi im stawkami diet i limitami na nocleg znajdziesz w Dzienniku Ustaw RP.

Jak rozliczyć delegację służbową zagraniczną?


Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, rozliczając podróż służbową zagraniczną, należy wziąć pod uwagę czas jej trwania.

Jeżeli delegacja zagraniczna wyniosła:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,
  • ponad 12 godzin – pełna dieta.

Delegacja pracowników z Ukrainy


Ukraińscy pracodawcy mogą delegować swoich pracowników do Polski – oczywiście po spełnieniu określonych wymogów.

Aby było to możliwe, pracownik musi przebywać w Polsce legalnie. Drugi warunek to posiadanie przez niego odpowiedniego pozwolenia na pracę – jednego z trzech typów: C, D lub E.

Z wnioskiem o wydanie pozwolenia na pracę występuje (w zależności od sytuacji) pracodawca lub podmiot, do którego pracownik zostaje oddelegowany . Składa go do Urzędu Wojewódzkiego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca. Może to zrobić osobiście lub online (za pośrednictwem portalu praca.gov.pl).

Jeśli chcesz oddelegować pracownika z Ukrainy (lub innego cudzoziemca) do pracy w Polsce – komplet informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule.

Podsumowanie


Choć większość pracowników przeważnie pracuje z jednego miejsca, to podróże służbowe są codziennością dla wielu stanowisk. Niezależnie od tego, jak często odbywa się podróże służbowe, warto znać podstawowe prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, na którego polecenie ma ona miejsce, jak i pracownika, któremu przysługują dodatkowe diety czy zwrot kosztów. Na szczególną uwagę zasługuje również kwestia nadgodzin, które mogą pojawić się w czasie podróży służbowej, jeśli pracownik w jej trakcie – np. jadąc pociągiem – wykonywał pracę. Rozstrzygnięcie co do wysokości przysługujących pracownikowi należności w związku z podróżą służbową ma więc zawsze charakter indywidualny, choć uzależniony od sztywnych ram prawnych.


Podstawa prawna:
Kodeks pracy:
[1] art. 77(5) § 1
[2] art. 128 § 1

Deutschland Weltweit Search Menu