Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.



Delegowanie pracowników z UE do Polski – przewodnik dla przedsiębiorców (część 2)

PrintMailRate-it

​​​​​​Małgorzata Kolasa-Dorosz, Jakub Szachniewicz

19 listopada 2024


W pierwszej części naszego poradnika omówiliśmy kwestie prawne związane z delegowaniem pracowników z UE do Polski. Teraz skupimy się na aspektach podatkowych: opodatkowaniu dochodu pracownika, zaliczkach na podatek i składkach na ubezpieczenie społeczne.





Opodatkowanie dochodu delegowanego pracownika 


Punktem wyjścia przy ustalaniu skutków podatkowych delegowania jest tzw. rezydencja podatkowa pracownika, czyli jego kraj zamieszkania przyjęty do celów opodatkowania dochodu. Należy ustalić, czy w związku z delegowaniem pracownika dochodzi do zmiany jego rezydencji (np. z rezydencji niemieckiej na polską).

Polska ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje za rezydentów takie osoby, które spełniają przynajmniej jeden z dwóch poniższych warunków:

  • ośrodek interesów życiowych: posiadają na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych;
  • długość pobytu: przebywają w Polsce dłużej niż 183 dni w roku.

Ustawodawstwa większości państw przewidują podobne przepisy. Często zdarza się tak, że jedna osoba na gruncie lokalnych przepisów podatkowych uznawana jest za rezydenta w więcej niż jednym państwie na raz. W takich wypadkach należy odnieść się do odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, która przewiduje kryteria rozstrzygania takiego konfliktu, umożliwiające uznanie danej osoby za rezydenta tylko jednego państwa.

Najważniejsze kryteria rozstrzygania konfliktu rezydencji to:

  • stałe miejsce zamieszkania oraz
  • powiązania osobiste i gospodarcze. 

Przykładowo, zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartą między Polską a Niemcami: 

„osobę uważa się za mającą miejsce zamieszkania w tym Państwie, w którym ma ona stałe miejsce zamieszkania; jeżeli ma ona stałe miejsce zamieszkania w obu Umawiających się Państwach, to uważa się, że ma ona miejsce zamieszkania w tym Państwie, z którym ma ściślejsze powiązania osobiste”.

Przeważnie ww. kryteria pozwalają jednoznacznie rozstrzygnąć konflikt rezydencji. W przeciwnym razie należy odnieść się do kolejnych kryteriów przewidzianych w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania, tj.  kryterium zwykłego pobytu i kryterium obywatelstwa.

W zdecydowanej większości przypadków oddelegowanie pracownika nie będzie wiązało się ze zmianą rezydencji podatkowej. Do takiej zmiany może jednak dojść np. w razie długotrwałego delegowania połączonego z przeprowadzką członków najbliższej rodziny pracownika.

Jeżeli dojdzie do zmiany rezydencji na polską, to delegowany pracownik będzie podlegał w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, tj. jego dochód będzie co do zasady opodatkowany w Polsce (z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania).
Co ważne, zmiana rezydencji ma skutek jedynie „na przyszłość”. Oznacza to, że zmiana rezydencji nie wpływa na przeszłe okresy rozliczeniowe.

PRZYKŁAD

Pracownik został delegowany do Polski w lutym. Na początku delegacji nie planował osiedlać się w Polsce na stałe – mieszkał w mieszkaniu wynajętym przez pracodawcę, a rodzina pracownika dalej zamieszkiwała w kraju pochodzenia. Z biegiem czasu pracownik zmienił plany: w lipcu samemu wynajął mieszkanie na czas nieokreślony i na stałe sprowadził do kraju swoją rodzinę.

W takiej sytuacji może dojść do zmiany rezydencji. Jeżeli tak się stanie, to rok podatkowy pracownika będzie podzielony na dwie części: okres przed zmianą rezydencji i okres po tej zmianie. Dochody osiągnięte przed zmianą rezydencji będą opodatkowane na zasadach właściwych dla nierezydentów, a dochody osiągnięte po tej zmianie – na zasadach dla rezydentów.

Co w takim razie w przypadku pracowników, którzy nie zmieniają rezydencji? Tutaj również należy odnieść się do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania – konkretnie do artykułu regulującego miejsce opodatkowania dochodu z pracy (przeważnie jest to art. 15). Zgodnie ze standardowym brzmieniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, dochód z pracy jest opodatkowany w tym państwie, w którym praca jest wykonywana (czyli w państwie delegacji). Wyjątkowo praca może być opodatkowana w państwie rezydencji pracownika, jeżeli wszystkie trzy poniższe warunki są jednocześnie spełnione:

  • czas pobytu: pracownik przebywa w państwie delegowania przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas dwunastomiesięcznego okresu, rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym (tzw. klauzula 183 dni)
  • ekonomiczny pracodawca: wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w państwie delegacji;
  • brak przypisania wynagrodzenia do zakładu: wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w państwie delegacji.

Starsze umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania przewidywały prostszą wersję pierwszego warunku, pozwalającego na opodatkowanie dochodu w państwie rezydencji, jeżeli pracownik przebywał w państwie delegacji nie dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym. Takie brzmienie przepisów bywało jednak nadużywane – pracodawcy mogli wysyłać pracowników na delegacje na przełomie roku, np. na dwa wyjazdy po 100 dni każdy. Nowa wersja jest więc „uszczelniona”, co wymaga od pracodawców dokładnego śledzenia liczby dni delegacji.

Warunek ekonomicznego pracodawcy jest prosty jedynie z pozoru. Zgodnie z orzecznictwem i literaturą fachową, chodzi w nim o to, aby to pracodawca z kraju rezydencji pracownika faktycznie kierował pracą pracownika, korzystał z efektów jego działania, brał za niego odpowiedzialność i ponosił ekonomiczny koszt jego wynagrodzenia. Z tego względu należy zawsze badać:

  • komu przysługuje prawo do wydawania poleceń pracownikowi,
  • kto ustala urlopy i godziny pracy pracownika,
  • kto kontroluje i ponosi odpowiedzialności za miejsce, w którym praca jest wykonywana,
  • czy wynagrodzenie pracownika jest bezpośrednio fakturowane przez formalnego pracodawcę przedsiębiorstwu, na rzecz którego usługi są wykonywane,
  • kto ustala liczby i kwalifikacje pracowników wykonujących pracę,
  • komu przysługuje prawo do nakładania kar dyscyplinarnych związanych z pracą pracownika,
  • komu przysługuje prawo do kontroli jego pracy,
  • kogo obciąża obowiązek wypłaty wynagrodzenia i udzielania urlopu,
  • kto udostępnia pracownikowi urządzenia i materiały do pracy.

Przejście tych uprawnień i obowiązków na przedsiębiorcę z państwa delegacji (w omawianym przykładzie: do przedsiębiorstwa w Polsce) może sprawić, że warunek nie będzie spełniony i wynagrodzenie z pracy należne za okres delegacji będzie opodatkowane w Polsce.

Trzeci z powyższych warunków odnosi się do zakładów podatkowych, tj. stałych placówek, za pomocą których zagraniczne przedsiębiorstwo prowadzi działalność w Polsce (np. biuro, zakład produkcyjny lub magazyn, ale też długoterminowe prace budowlane czy montażowe). Do powstania zakładu podatkowego często dochodzi w skutek utworzenia oddziału przedsiębiorcy w Polsce, choć nie jest to warunek konieczny. Zgodnie z przepisami standardowej umowy o unikaniu opodatkowania, zakładowi należy przypisywać takie koszty, jakie ponosiłby, gdyby był samodzielnym przedsiębiorstwem. Jeżeli wśród tych kosztów znajdzie się wynagrodzenie pracownika, to będzie ono opodatkowane w państwie delegacji.

Podsumowując:

  • jeżeli delegowany pracownik stanie się polskim rezydentem podatkowym, to cały jego dochód (także ze źródeł zagranicznych) będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce;
  • w przeciwnym wypadku (brak zmiany rezydencji), tylko dochód pracownika z pracy wykonywanej na terytorium Polski będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce;
  • dochód z pracy wykonywanej w Polsce może w drodze wyjątku być opodatkowany w państwie rezydencji, jeżeli spełnione zostaną warunki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zawartej między Polską a państwem rezydencji pracownika (klauzula 183 dni).

Zalic​​zki na podatek pracowników


Z perspektywy pracodawcy najistotniejszym zagadnieniem pozostają zaliczki na PIT, jakie co miesiąc powinny być odprowadzane od dochodu pracownika. W typowych okolicznościach (tj. krajowy przedsiębiorca zatrudniający lokalnych pracowników) to pracodawca jako zakład pracy zobowiązany jest do opłacania zaliczek na PIT swoich pracowników (art. 32 ust. 1 ustawy PIT). Tematyka ta wygląda jednak inaczej w przypadku zagranicznych przedsiębiorców i delegowanych pracowników.

Punktem wyjścia jest sprawdzenie, czy dochód pracownika będzie opodatkowany w Polsce, na podstawie wytycznych przedstawionych w poprzednim rozdziale. Tylko w takim wypadku trzeba w ogóle rozważać zagadnienie zaliczek.

W kolejnym kroku należy zbadać, czy pracodawca będzie uznany za zakład pracy i płatnika PIT w myśl art. 32 ust. 1 ustawy PIT. Najczęściej staje się tak, gdy pracodawca posiada w Polsce zakład podatkowy lub posiada tu oddział.

Od odpowiedzi na powyższe pytania zależy, jakie przepisy należy stosować i jakie obowiązki ciążą na delegującym pracodawcy.

delegowanie cudzoziemców do pracy w Polsce

Skład​ki na ubezpieczenia społeczne

Kwestia składek na ubezpieczenia społeczne jest zagadnieniem zupełnie odrębnym od problematyki opodatkowania dochodu pracowników. Różnice zaczynają się już na etapie ustalania właściwych aktów prawnych – podczas gdy na potrzeby opodatkowania stosuje się ustawę o PIT oraz umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania – w kontekście ubezpieczeń społecznych należy odnieść się do:

  • Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497 z późn. zm.);
  • Rozporządzenia koordynacyjnego (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 z 29.04.2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego) – w przypadku pracowników z UE;
  • umów zawieranych między Polską a krajem pochodzenia pracownika – w przypadku pozostałych pracowników (jeżeli odpowiednia umowa została zawarta).

Przepisy aktów pozwalają często na zatrzymanie pracownika w jego dotychczasowym systemie zabezpieczenia społecznego pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. W praktyce oznacza to, że np. od wynagrodzenia niemieckiego pracownika delegowanego do Polski nie trzeba będzie odprowadzać polskich składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a składki niemieckie. Jest to oczywiście dużym ułatwieniem dla pracodawców niedziałających na co dzień w Polsce.

Dokumentem poświadczającym przynależność pracownika do danego systemu zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej jest zaświadczenie A1. Zaświadczenia te wydawane są przez lokalne organy ubezpieczenia społecznego (w Polsce jest to ZUS).

Do obowiązków pracodawcy delegującego pracowników do Polski należy zatem:

  1. ustalenie, czy w wypadku poszczególnych pracowników należy stosować przepisy unijne, czy przepisy umów międzynarodowych;
  2. weryfikacja, czy delegowani pracownicy spełniają warunki do zatrzymania ich w dotychczasowym systemie ubezpieczeń społecznych:
  • jeżeli tak – wystąpienie o zaświadczenia A1 potwierdzające ten fakt;
  • jeżeli nie –rejestracja w Polsce jako płatnik składek ZUS i składki zdrowotnej oraz odprowadzanie odpowiednich kwot od wynagrodzeń delegowanych pracowników.

Przepisy pozwalają na przeniesienie obowiązków płatnika ZUS z pracodawcy na pracownika, na podstawie specjalnego porozumienia.

Delegowanie pracownika z UE do Polski – zaufaj ekspert​om


Delegowanie pracowników do Polski wymaga starannego przygotowania i podjęcia wielu formalności po stronie polskiej. Nieprzestrzeganie tych reguł może się wiązać z negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy, poczynając od sporu z pracownikiem, na sankcjach finansowych kończąc. 

Napisz do nas – chętnie odpowiemy na wszelkie pytania dotyczące delegowania pracowników i zapewnimy pełne wsparcie. Oferujemy doradztwo prawno-podatkowe​, dzięki któremu w przygotowywanych dla Ciebie rozwiązaniach uwzględniane zostaną nie tylko aspekty prawne, lecz także podatkowe aspekty oddelegowania oraz skutki w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zapewniamy wsparcie również w kraju oddelegowania.


Podstawa prawna:
  1. Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, 
  2. Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług
  3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
  4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE. L. z 2009 r. Nr 284, str. 1 z późn. zm.).
  5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE. L. z 2004 r. Nr 166, str. 1 z późn. zm.).
  6. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.).
  7. Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisana w Berlinie dnia 14 maja 2003 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 12, poz. 90).

Kontakt

Contact Person Picture

Klaudia Kamińska-Kiempa

LL.M., radca prawny

Manager

Wyślij zapytanie

Profil

​​

Deutschland Weltweit Search Menu