Jak skutecznie doręczyć OWU? Znaczenie OWU w postępowaniach sądowych

Ustawodawca nie wprowadził szczególnych wymogów w zakresie doręczania wzorców umownych, więc w tym zakresie konieczne jest odwołanie się do ogólnych zasad dotyczących składania oświadczeń woli. Biorąc pod uwagę art. 61 k.c., należy wysnuć wniosek, że wzorzec umowny można uznać za doręczony w sytuacji, gdy został przekazany drugiej stronie w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią przed zawarciem umowy.

Wymóg doręczenia wzorca przed zawarciem umowy należy interpretować w ten sposób, że wzorzec ten musi być już u kontrahenta, zanim złoży on swoje oświadczenie woli o przyjęciu oferty lub podpisaniu umowy. W związku z tym w przypadku umów zawieranych w modelu ofertowym ostatnim momentem na doręczenie drugiej stronie wzorca umownego jest wysłanie do niej oficjalnej oferty, tak aby dysponowała ona przy podejmowaniu decyzji o jej przyjęciu lub odrzuceniu całokształtem postanowień, jakie będą ją wiązać. W przypadku umów negocjowanych wysłanie wzorca powinno odbyć się najpóźniej wraz z wysłaniem kontrahentowi finalnego draftu umowy gotowego do podpisu. Na pewno zbyt późne będzie wręczenie kontrahentowi wzorca umownego już po podpisaniu umowy

Doręczenie może być uznane za skuteczne jedynie wówczas, gdy kontrahent miał możliwość zrozumienia treści wzorca. Oznacza to, że wzorzec doręczony kontrahentowi w języku, którego nie zna, nie może być uznany za doręczony, gdyż kontrahent nie miał fizycznej możliwości zrozumienia, na co się zgadza. 

Aby uznać wzorzec umowny za doręczony, konieczne jest też przekazanie kontrahentowi całego wzorca umownego wraz z innymi dokumentami, do których ten wzorzec w swojej treści odsyła. Nie wystarczy więc przekazać kontrahentowi ustnej informacji o stosowaniu takiego wzorca lub wręczyć mu wyciąg najważniejszych postanowień z wzorca. 

Wzorzec umowny może być także doręczony poprzez wysłanie do kontrahenta listu lub wiadomości mailowej z dokumentami dotyczącymi zawieranej umowy.

Obowiązek doręczenia wzorca przed zawarciem umowy jest wyłączony, jeśli stosowanie wzorców jest zwyczajowo przyjęte w stosunkach danego rodzaju. Nie dotyczy to jednak umów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem, chyba że jest to umowa powszechnie zawierana w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego. Wówczas wystarczy, aby druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści. Za wystarczające będzie uznane przykładowo wywieszenie wzorca na tablicy w biurze, gdzie dochodzi do podpisywania umów. Bardzo często w przypadku umów o mniejszej wartości (np. umowa przewozu lub umowa parkingowa) wzorce umowne wywiesza się przykładowo w środku pojazdu komunikacji miejskiej albo przy szlabanie przy wjeździe na parking.

W przypadku gdy strona posługuje się wzorcem w postaci elektronicznej, konieczne jest udostępnienie go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła go przechowywać i odtwarzać. 

Nie wystarczy przekazać kontrahentowi linka do strony internetowej, na której wzorzec jest opublikowany w formie tekstowej, ponieważ kontrahent nie może go przechowywać w takim formacie na dysku swojego urządzenia, a ponadto stosujący wzorzec może jednostronnie go modyfikować. 

Za wystarczające natomiast uznaje się wysłanie kontrahentowi wiadomości mailowej ze wzorcem w formie pdf lub poprzez wysłanie linka, którego kliknięcie przez kontrahenta powoduje pobranie pliku ze wzorcem na jego komputer. W takim bowiem przypadku kontrahent posiada u siebie treść wzorca obowiązującą w chwili zawarcia umowy, a w przypadku późniejszych modyfikacji przez drugą stronę posiada on dowód na to, jak brzmiały postanowienia OWU, na które wyraził zgodę przy zawieraniu umowy.

Aby uniknąć zarzutów ze strony kontrahenta, że wzorzec wcale nie został mu doręczony, bardzo często stosowaną praktyką jest składanie podpisu lub parafki pod wzorcem z adnotacją, że osoba ta potwierdza otrzymanie wzorca. Często także podobne sformułowanie umieszcza się w samym tekście umowy, choć w tym zakresie należy być ostrożnym, ponieważ sądy coraz częściej (w szczególności w sprawach z udziałem konsumentów) uznają, że klauzula taka jest niewystarczająca do uznania, że wzorzec został prawidłowo doręczony. Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie podpisu kontrahenta pod treścią wzorca. Natomiast gdy dokumenty są wysyłane listownie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, wystarczające dla wykazania doręczenia powinno być uzyskanie zwrotnego potwierdzenia odbioru listu lub maila.

Gdy kontrahent nie zgadza się na inkorporację wzorca do treści umowy, nie dochodzi do jej zawarcia z powodu braku dwóch zgodnych oświadczeń woli. W takim przypadku kontrahent musi odrzucić złożoną mu ofertę albo zakończyć negocjację. Jeśli sama treść umowy (bez wzorca) zawiera wszystkie elementy konieczne dla danej umowy, to jest możliwe zawarcie umowy z pominięciem postanowień wzorca. W tym celu kontrahent powinien złożyć drugiej stronie kontrofertę składającą się z samej treści umowy. 

Zgodnie z art. 3854 k.c. gdy obie strony umowy będące przedsiębiorcami stosują własne wzorce umowne i oba zostały skutecznie doręczone, może dojść do dwóch sytuacji:

Jednakże w przypadku konfliktu wzorców każda ze stron jest uprawniona do niezwłocznego poinformowania kontrahenta, że odmawia zawarcia umowy na takich warunkach i wówczas nie dochodzi do zawarcia umowy.