Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.



Dowód z faktury VAT w postępowaniu przed sądem

PrintMailRate-it

​​​​​​​​​​Anna Smagowicz-Tokarz, Wojciech Śliz

3 października 2024


Obecnie w związku z bardzo szybkim tempem obrotu gospodarczego często dochodzi do minimalizacji formalności przy dokonywaniu transakcji. Szczególnie podmioty pozostające w stałych relacjach gospodarczych ograniczają się do ustnego złożenia zamówienia oraz w dalszej kolejności wystawienia faktury za wykonane świadczenie.

O ile takie postępowanie nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji w przypadku należytego wykonania wzajemnych zobowiązań przez obie strony, to problemy pojawiają się w momencie powstania konfliktu między kontrahentami, gdy powstaje konieczność dochodzenia swojego roszczenia na drodze sądowej. Wówczas często okazuje się, że jedynym śladem po zrealizowanym zamówieniu jest wystawiona faktura VAT​. ​

Dowiedz się, jaką rolę może pełnić faktura VAT w procesie cywilnym i jakie może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia postępowania.

Faktura VAT jako dowód w postępowaniu cywilnym


Faktura VAT – w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego – jest dokumentem prywatnym, co oznacza, że stanowi dowód wyłącznie tego, że podmiot, który ją wystawił, złożył oświadczenie o takiej treści. Innymi słowy samo przedstawienie faktury nie będzie automatycznie dowodziło tego, że towar został kontrahentowi dostarczony zgodnie z danymi na niej wskazanymi. W tym kierunku podąża również orzecznictwo sądów. Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lipca 2023 roku (I CSK 5820/22) stwierdził, że sama faktura nigdy nie będzie wyłącznym dowodem uzasadniającym roszczenie, a fakt zawarcia umowy oraz jej wykonanie będzie musiało zostać udowodnione przez powoda innymi dowodami. 

W tym zakresie należy także pamiętać, że w postępowaniu gospodarczym prymat mają dowody z dokumentów, a dowód z zeznań świadków może zostać dopuszczony jedynie w uzupełniającym zakresie. Powoduje to sytuację, w której dysponowanie wyłącznie fakturą VAT może doprowadzić do przegrania procesu z uwagi na nieudowodnienie swojego roszczenia.

Nie oznacza to jednak, że sama faktura jako dowód w postępowaniu cywilnym jest bezwartościowa. Powinny jakkolwiek pojawić się okoliczności dodatkowe. Aby wykazać, że zobowiązanie rzeczywiście zostało prawidłowo wykonane, warto – poza przedstawieniem samej faktury – powołać się na okoliczności, że została ona przez kontrahenta przyjęta bez jakichkolwiek zastrzeżeń, a także że po jej otrzymaniu nie odesłał on jej wystawiającemu. Również fakt zaksięgowania jej w dokumentach finansowych kontrahenta może pośrednio potwierdzać, że umowa została należycie wykonana według danych wskazanych na fakturze. Ważnym dowodem w tym zakresie może być także ujęcie dołączonej faktury na złożonej przez kontrahenta deklaracji VAT-7 za dany okres. Będzie to świadczyło o zgłoszeniu do odpowiedniego urzędu skarbowego przyjęcia faktury wynikającej z łączącego strony stosunku umownego. Jednak samodzielne uzyskanie takiej deklaracji może okazać się utrudnione albo wręcz niemożliwe. Sposób na rozwiązanie tej sytuacji przedstawiamy poniżej.

Podsumowując, przedstawienie samej faktury w postępowaniu sądowym może okazać się niewystarczające, ale szanse na wygranie procesu wzrastają w sytuacji powołania obok faktury okoliczności, które będą wskazywały, że kontrahent ją zaakceptował i odpowiednio rozliczył. Takie stanowisko wynika też z orzecznictwa sądowego. Przykładowo Sąd Apelacyjnym w Białymstoku (I ACa 221/14) stwierdził m.in., że przyjęcie przez kontrahenta faktury bez jakichkolwiek zarzutów, a następnie jej zaewidencjonowanie i zaksięgowanie może potwierdzać fakt zawarcia oraz wykonania umowy.

Żądanie przedstawienia dokumentów przez pozwanego


Wykazanie, że kontrahent rzeczywiście zaewidencjonował przesłaną mu fakturę VAT może okazać się problematyczne, bowiem wszystkie dokumenty potwierdzające tą czynność będą znajdowały się w jego posiadaniu lub w urzędzie skarbowym. W tym zakresie z pomocą może przyjść powodowi instytucja żądania przedstawienia dokumentu (art. 248 k.p.c.). Aby z niej skorzystać najlepiej jest już w pozwie zawrzeć wniosek o wydanie przez sąd zarządzenia zobowiązującego drugą stronę do przedstawienia konkretnego dokumentu. Należy pamiętać, aby w takim żądaniu określić szczegółowo dokument albo dokumenty, których przedstawienia powód żąda. Dokumentami, które będą mogły potwierdzić zaksięgowanie faktury, mogą być zarówno deklaracja VAT-7, jak i Jednolity Plik Kontrolny (JPK), który zawiera między innymi zestawienie faktur znajdujących się w posiadaniu danego podmiotu. Składając taki wniosek, należy dodatkowo wykazać, że powód nie jest w stanie takiego dokumentu samodzielnie uzyskać. 

W przypadku uwzględnienia takiego wniosku sąd wyda zarządzenie zobowiązujące pozwanego do przedstawienia dokumentu. Choć co do zasady w postępowaniu cywilnym nie ma obowiązku przedstawiania dokumentów na swoją niekorzyść, to w takiej sytuacji pozwany nie będzie mógł odmówić wykonania tego zobowiązania, jeżeli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu (art. 248 §2 k.p.c.). W praktyce sądowej często zdarza się jednak, że pozwani opierają się przed przedstawieniem tych dokumentów, powołując się na tajemnicę handlową swojego przedsiębiorstwa. W takim przypadku sąd będzie musiał ocenić, czy odmowa przedstawienia dokumentów jest usprawiedliwiona czy nie. Jeśli uzna, że była nieusprawiedliwiona, to na podstawie art. 233 k.p.c. dokona oceny, jakie znaczenia nadać odmowie przedstawienia dokumentu, co może oznaczać, że uzna okoliczności, która miały być wykazane na podstawie tych dokumentów za prawdziwe.

Faktura jako jedyna podstawa wydania prawomocnego orzeczenia – postępowanie nakazowe
Pomimo tego możliwa jest sytuacja, w której sama faktura będzie stanowiła podstawę do wydania prawomocnego orzeczenia. Do takiej sytuacji może dojść wówczas, gdy powód zawnioskuje o rozpoznanie sprawy przez sąd w postępowaniu nakazowym oraz przedstawi fakturę podpisaną (zaakceptowaną) przez kontrahenta, a po wydaniu nakazu nie zostanie on w terminie zaskarżony przez pozwanego. W takiej sytuacji zgodnie z orzecznictwem faktura jest traktowana jako „zaakceptowany przez dłużnika rachunek” w rozumieniu art. 485 §1 pkt. 2 k.p.c. 

Podsumowanie


Przedstawienie sądowi samej faktury VAT na poparcie swojego roszczenia może skończyć się oddaleniem powództwa. Nie oznacza to jednak, że faktura VAT w postępowaniu cywilnym jest bezwartościowa, gdyż może ona stanowić ważny uzupełniający dowód w sprawie. Jednak należy zawsze dbać, aby dysponować dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi zawarcie i realizację umowy, aby nie narazić się na przegranie procesu.

Kontakt

Contact Person Picture

Anna Smagowicz-Tokarz

adwokat

Associate Partner

Wyślij zapytanie

Profil



Deutschland Weltweit Search Menu