Krajowy System e-Faktur

Przemysław Trzaska

31 maja 2022 r.​

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązują w Polsce przepisy, które wprowadziły e-faktury do powszechnego obrotu gospodarczego. Do tej pory e-faktury były wykorzystywane jedynie pomiędzy zamawiającymi, a wykonawcami zamówień publicznych, za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Istota e-faktur

Nowe przepisy dotyczą możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Rozwiązania proponowane przez projekt mają charakter w pełni dobrowolny. Jednak od 2023 r. stosowanie faktur ustrykturyzowanych będzie obowiązkowe.

Pierwotnie obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych miał dotyczyć wszystkich podmiotów – zarówno polskich jak i zagranicznych podatników VAT. Jednak Komisja Europejska nie wyraziła zgody na tak szeroki zakres stosowania.

Docelowo nowym obowiązkiem objęte będą wyłącznie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski. Według wstępnych ustaleń zgłoszeniu do KSeF mają podlegać również faktury dokumentujące import usług oraz WNT. Obecnie – oprócz wskazanych założeń – nie są znane szczegóły tego rozwiązania. W praktyce jednak może okazać się konieczny powrót do stosowania tzw. faktur wewnętrznych.

Faktura ustrukturyzowana

Zgodnie z ustawową definicją, faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną. Jednak przepisy regulujące fakturę ustrukturyzowaną powodują, że w praktyce faktury te będą stanowiły trzeci rodzaj, obok faktur papierowych i dotychczasowych elektronicznych.

Dotychczasowe faktury elektroniczne są najczęściej zapisywane w formacie PDF, ale dopuszczalne są również inne np. JPG. W tym przypadku, chociaż formaty faktur są z reguły tożsame, to forma prezentacji na nich danych jest już odmienna i zależy od systemu wystawcy faktury. W praktyce faktura elektroniczna jest zatem skanem faktury papierowej bądź jej obrazem zapisanym w formie cyfrowej.

Faktura ustrukturyzowana natomiast jest generowana w jednolitym (ustandaryzowanym) formacie XML – znanym choćby z JPK. Format określna sposób zapisu danych zgodnie z określonym standardem. Zatem faktura ustrukturyzowana jest to plik w formacie XML, zawierający te same dane co tradycyjna faktura. Prezentacja tych danych będzie jednolita, niezależnie od podmiotu wystawiającego (m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, przedmiot sprzedaży, daty).

Krajowy System e-Faktur

Faktury ustrukturyzowane są wystawianie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF jest pomyślany jako ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do kompleksowej obsługi obiegu fakturowego w Polsce, w tym w szczególności do:

• wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych (przez 10 lat),
• oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez system,
• weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym wzorem takiej faktury,
• analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych,
• wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Nowe faktury – nowe zasady wystawiania i otrzymywania

Wprowadzenie nowego rodzaju faktur, których obieg odbywa się wyłącznie w postaci cyfrowej, wiąże się z koniecznością uregulowania dodatkowych kwestii związanych z ich wystawianiem oraz otrzymywaniem.

Akceptacja faktur

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest możliwe wyłącznie w przypadku wcześniejszej akceptacji tej konkretnej formy przez odbiorcę faktury. Dla stosowania faktury ustrukturyzowanej będącej fakturą elektroniczną, nie jest wystarczająca uprzednio wyrażona akceptacja odbiorcy faktury dla stosowania faktur elektronicznych. Wymagana jest odrębna akceptacja odbiorcy faktury ustrukturyzowanej  dla takiego sposobu dokumentowania transakcji.

Otrzymanie i wystawienie

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego.
Uznaje się ją za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w systemie,  bez względu na to, na czyją rzecz została wystawiona – podatnika czy innego niż podatnik nabywcy towaru lub usługi.

Należy zwrócić szczególną uwagę, że przez otrzymanie faktury ustrukturyzowanej rozumiane będzie jej udostępnienie za pomocą oprogramowania interfejsowego. Wyszczególnienie to wydaje się być kluczowe ze względu na zachowanie integralności systemu oraz zapobieganie otrzymywaniu  faktur ustrukturyzowanych poza KSeF. W przypadku otrzymania faktury ustrukturyzowanej w jakikolwiek inny sposób niż poprzez KSeF oraz odliczenie na jej podstawie podatku wiązać się będzie z ryzkiem podatkowym w zakresie kwestionowania prawa do odliczenia.

Uprawnienia do otrzymania i wystawienia

Przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej podatnik zobligowany jest do złożenia do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w zakresie wystawiana faktur. Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być:

• pracownik podatnika,
• wskazana księgowa,
• biuro rachunkowe (w drodze osobnego zawiadomienia będzie można wskazać, kto z pracowników biura będzie uprawniony do dostępu),
• każda inna osoba bądź podmiot.

Z obowiązku złożenia zawiadomienia wyłączony jest podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – uprawnienie jest mu przyznawane automatycznie. Podatnik byłby zobowiązany do złożenia zawiadomienia, w przypadku udzielenia upoważnienia do wystawiania faktur osobie trzeciej.

Podatnik będzie zobligowany również do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w zakresie odbioru faktur ustrukturyzowanych. Możliwe jest zatem nadanie uprawnień jedynie w celu ich pobrania i rozliczenia np. przez księgową, ale już bez możliwości wystawiania tych faktur.

Kwestie techniczne

Oprócz przygotowania samej platformy KSeF, Ministerstwo Finansów udostępni podatnikom wzór faktury ustrukturyzowanej, jak również rozwiązania interfejsowe w postaci API oraz dedykowanej strony na portalu podatkowym. Wiązać się to będzie z określonymi obowiązkami w zakresie wdrożenia technicznego.

Generowanie i przesyłanie faktur za pośrednictwem KSeF

Faktury mogą być przygotowywane bezpośrednio w programach księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez  interfejs (API). W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu w systemie podatnik będzie mógł:

• przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane,
• przesłać w formacie .xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

Po przesłaniu faktury KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i godzin. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z faktycznym numerem faktury nadanym przez podatnika w momencie jej wystawiania.

Wprowadzono również możliwość, aby każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (aplikacja webowa e-Mikrofirma).

W przypadku odbiorów, faktura ustrukturyzowana może być otrzymywana również za pomocą oprogramowania interfejsowego, po uprzednim uwierzytelnieniu odbiorcy tej faktury w systemie, za pomocą podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego (za pośrednictwem API lub z poziomu przygotowanej na ten cel platformy elektronicznej).

W przypadku gdy nabywcą jest konsument, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych może on również otrzymać taką fakturę za pośrednictwem oprogramowania. Odbywać się to będzie jedynie z poziomu przygotowanej na ten cel platformy elektronicznej. Nie będzie wymagane logowanie lub uwierzytelnianie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego.

Autoryzacja

Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Uwierzytelnienie będzie dokonywane za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Nie ma możliwości uwierzytelnienia w systemie za pomocą danych autoryzujących. Po uwierzytelnieniu w systemie, system dokona weryfikacji posiadanych przez daną osobę uprawnień.

Istnieje również możliwość anonimowego dostępu do pojedynczej faktury ustrukturyzowanej z poziomu przygotowanej w tym celu platformy elektronicznej, poprzez podanie zestawu unikatowych cech identyfikujących tę fakturę (np. przydzielonego przez KSeF numeru identyfikującego oraz innych określonych elementów tej faktury), bez konieczności uwierzytelniania w systemie.

Korzyści wynikające z wprowadzenia e-faktur

Mając na uwadze dobrowolność proponowanych rozwiązań, Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt i uproszczeń w przypadku przejścia na taki sposób fakturowania.

Przyśpieszony termin zwrotu VAT

W przypadku stosowania faktur ustrukturyzowanych, podatnik będzie mógł skorzystać z 40-dniowego terminu zwrotu VAT, jeżeli łącznie spełni poniższe warunki:

• wystawia w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane;
• przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres wykazania zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje;
• przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres wykazania zwrotu, posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK,  zawarte na „Białej liście”;
• kwota do zwrotu nie przekracza 3000 zł.

W przypadku gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego może jednak przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika.

Brak konieczności gromadzenia dokumentacji dotyczącej faktur korygujących

Jeżeli podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF, nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Uproszczenia przewiduje się również po stronie podatku naliczonego. Nabywca towarów lub usług, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania w postaci faktury ustrukturyzowanej ma obowiązek dokonania pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę korygującą.

Pomniejsze udogodnienia

Zastosowanie faktur ustrukturyzowanych wiązać się będzie z następującymi udogodnieniami:

• wyłączono obowiązek przekazania kopii faktury lub określonych danych w niej zawartych w przypadku WDT nowych środków transportu dla nabywcy;
• rozszerzono katalog, zgodnie z którym, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur;
• zniknęła konieczność wystawiania duplikatów;
• zlikwidowano obowiązek przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Automatyzacja księgowań

Dodatkowym uproszczeniem jest kwestia związana z automatyzacją procesów księgowych. Obecnie w przypadku otrzymania faktur papierowych bądź elektronicznych do ich odczytu potrzebny jest człowiek. Co prawda istnieje możliwość pewnej automatyzacji procesu odczytu poprzez zastosowanie technologii optycznego rozpoznawania znaków tzw. OCR. Rozwiązanie to jednak wciąż jest dalekie od pełnej skuteczności, szczególnie w przypadku niewystarczającej jakości skanów faktur.

Faktura ustrukturyzowana ma tę przewagę nad tradycyjnymi rodzajami faktur, że zawiera w sobie pełen zakres informacji w ujednoliconym standardzie. Oznacza to brak konieczności odczytu danych przez człowieka bądź OCR. Dane z faktury mogą zatem zostać automatycznie zaimportowane do systemu, a następnie w nim przetworzone.

Podsumowanie

KSeF oraz faktury ustrukturyzowane są kolejnym etapem postępującej cyfryzacji sfery podatkowo-księgowej. Z pewnością okres wdrożenia to wielkie wyzwanie, ale również szansa na wprowadzenie daleko idącej automatyzacji procesów.

Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu dobrowolnie, czemu sprzyjają zachęty. Należy jednak pamiętać, że system ten będzie docelowo obowiązkowy. Tym samym warto poczynić pierwsze kroki w celu wprowadzenia takiego rozwiązania.

Jeżeli jesteś zainteresowany uzyskaniem dodatkowych informacji lub wsparcia w zakresie przygotowania do wdrożenia Krajowego Sytemu e-Faktur, eksperci Rödl & Partner są do Twojej dyspozycji.