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Landesweites E-Rechnungssystem

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Przemysław Trzaska

31. Mai 2022

 

Seit dem 1. Januar 2022 gelten in Polen Vorschriften, die E-Rechnungen in den allgemeinen Wirtschaftsverkehr eingeführt haben. Bisher wurden E-Rechnungen nur zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern bei der Abwicklung öffentlicher Aufträge über die Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung (poln. Abk. PEF) verwendet.


Wesen der E-Rechnungen

Die neuen Vorschriften betreffen die Möglichkeit, als eine der zulässigen Formen der Dokumentierung von Geschäften neben Papierrechnungen und den gegenwärtig im Wirtschaftsverkehr verwendeten elektronischen Rechnungen, strukturierte Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen. Die strukturierten Rechnungen werden von den Steuerpflichtigen über ein Kommunikations- und Informationssystem, das Landesweite E-Rechnungssystem (poln. Abk. KSeF), ausgestellt und empfangen werden.


Die im Entwurf vorgeschlagenen Lösungen sind vollständig freiwillig. Ab 2023 jedoch wird die Anwendung von strukturierten Rechnungen obligatorisch sein.


Ursprünglich sollte die Pflicht zur Anwendung strukturierter Rechnungen für alle Unternehmen gelten – sowohl für polnische als auch für ausländische Umsatzsteuerpflichtige. Die Europäische Kommission hat einem so breiten Anwendungsbereich jedoch nicht zugestimmt.


Letztendlich wird die neue Pflicht ausschließlich für Unternehmen mit Sitz im Hoheitsgebiet Polens gelten. Nach der vorläufigen Beurteilung sind dem KSeF auch Rechnungen zu melden, die einen Dienstleistungsimport und innergemeinschaftlichen Erwerb belegen. Derzeit sind – abgesehen von den obigen Annahmen – keine Details dieser Lösung bekannt. In der Praxis kann es jedoch erforderlich sein, wieder auf sog. interne Rechnungen zurückzugreifen.


Strukturierte Rechnung

Gemäß der gesetzlichen Definition ist die strukturierte Rechnung eine elektronische Rechnung. Die Vorschriften über die strukturierte Rechnung bewirken aber, dass diese Rechnungen in der Praxis eine dritte Art von Rechnungen darstellen werden, neben Papierrechnungen und den bisherigen elektronischen Rechnungen.


Die bisherigen elektronischen Rechnungen werden meistens als PDF gespeichert, zulässig sind aber auch andere Formate, wie etwa JPG. In diesem Fall ist – obwohl die Formate der Rechnungen in der Regel identisch sind – die Darstellungsform der Daten in diesen Belegen unterschiedlich und hängt vom System des Rechnungsstellers ab. In der Praxis ist die elektronische Rechnung also der Scan einer Papierrechnung oder ihre in elektronischer Form gespeicherte Abbildung.


Eine strukturierte Rechnung wird dagegen in dem einheitlichen (standardisierten) XML-Format generiert – wie bei SAF-T. Das Format legt die Art und Weise der Speicherung der Daten nach einem bestimmten Standard fest. Eine strukturierte Rechnung ist daher eine Datei im XML-Format, die dieselben Angaben wie eine traditionelle Rechnung enthält. Die Darstellung dieser Angaben wird einheitlich sein, unabhängig vom Aussteller (u.a. Angaben des Verkäufers und des Erwerbers, Beträge, Verkaufsgegenstand, Datum).


Landesweites E-Rechnungssystem

Die strukturierten Rechnungen werden mithilfe des Landesweiten E-Rechnungssystems ausgestellt. Das KSeF ist als eine landesweite Kommunikations- und Informations-Plattform konzipiert, die der umfassenden Betreuung des Rechnungsumlaufs in Polen dient, und zwar insbesondere:

  • der Ausstellung, Übersendung und dem Empfang von strukturierten Rechnungen,
  • der Aufbewahrung strukturierter Rechnungen (10 Jahre),
  • der Kennzeichnung mit Identifikationsnummern, die vom System zugeteilt werden,
  • der Überprüfung der Übereinstimmung mit dem bestimmten und bereitgestellten Muster einer solchen Rechnung,
  • der Analyse und Kontrolle der Angaben aus strukturierten Rechnungen,
  • der Versendung von Meldungen über die Ausstellung, Ablehnung oder fehlende Möglichkeit der Ausstellung einer strukturierten Rechnung.


Neue Rechnungen – neue Grundsätze für Ausstellung und Empfang

Die Einführung einer neuen Art von Rechnung, deren Umlauf ausschließlich digital erfolgt, macht es notwendig, zusätzliche Fragen i.Z.m. deren Ausstellung und Empfang zu regeln.


Akzeptanz von Rechnungen

Eine strukturierte Rechnung kann ausschließlich nach vorheriger Akzeptanz dieser konkreten Form durch den Empfänger der Rechnung ausgestellt werden. Für die Verwendung einer strukturierten Rechnung, die eine elektronische Rechnung darstellt, ist die vorherige Zustimmung des Empfängers der Rechnung zu der Verwendung von elektronischen Rechnungen nicht ausreichend. Verlangt wird eine getrennte Zustimmung des Empfängers der strukturierten Rechnung zu dieser Art und Weise der Dokumentierung der Geschäfte.


Empfang und Ausstellung

Strukturierte Rechnungen werden per Schnittstellensoftware ausgestellt und empfangen.


Sie gilt als an dem Tag ausgestellt und empfangen, an dem das KSeF eine Nummer zur Identifizierung dieser Rechnung im System zuteilt, ungeachtet dessen, auf wen sie ausgestellt wurde – den Steuerpflichtigen oder einen anderen Steuerpflichtigen als den Erwerber der Ware oder Dienstleistung.


Dabei ist besonders zu beachten, dass unter dem Empfang einer strukturierten Rechnung deren Zurverfügungstellung per Schnittstellensoftware zu verstehen ist. Dies scheint von Schlüsselbedeutung für die Erhaltung der Integrität des Systems zu sein sowie, um den Empfang von strukturierten Rechnungen außerhalb des KSeF zu verhindern. Wird eine strukturierte Rechnung auf eine andere Art und Weise als per KSeF erhalten und die Steuer auf deren Grundlage abgezogen, wird dies mit dem Steuerrisiko verbunden sein, dass das Recht auf Abzug in Frage gestellt wird.


Berechtigung zum Empfang und zur Aufstellung

Vor der Ausstellung einer strukturierten Rechnung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, beim Leiter des Finanzamtes eine Benachrichtigung über die Rechtsträger, die im Bereich der Rechnungsstellung zum Zugang zum KSeF berechtigt sind, vorzulegen. Zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen können berechtigt sein:

  • ein Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen,
  • eine benannte Buchhalterin,
  • ein Buchhaltungsbüro (durch separate Benachrichtigung kann angegeben werden, wer von den Mitarbeitern des Büros zum Zugang berechtigt sein wird),
  • jede andere Person bzw. jeder andere Rechtsträger.


Von der Pflicht zur Benachrichtigung sind Steuerpflichtige ausgeschlossen, die Einzelunternehmer sind – diese Berechtigung steht ihnen automatisch zu. Der Steuerpflichtige wäre verpflichtet, eine Benachrichtigung vorzulegen, wenn er einen Dritten zur Rechnungsstellung bevollmächtigte.


Der Steuerpflichtige wird auch verpflichtet sein, den Leiter des Finanzamtes über Rechtsträger zu benachrichtigen, die eine Zugangsberechtigung zum KSeF hinsichtlich des Empfangs von strukturierten Rechnungen besitzen. Es ist demnach möglich, eine Berechtigung nur zum Abruf und zur Abrechnung von Rechnungen, z.B. durch eine Buchhalterin, zu erteilen, ohne das Recht zur Rechnungsstellung.


Technische Fragen

Außer der Vorbereitung der KSeF-Plattform selbst stellt das Finanzministerium den Steuerpflichtigen das Muster einer strukturierten Rechnung sowie Schnittstellenlösungen in Form von API und eine dedizierte Seite auf dem Steuerportal zur Verfügung. Dies wird mit bestimmten Pflichten hinsichtlich der technischen Umsetzung verbunden sein.


Generierung und Versendung von Rechnungen über das KSeF

Die Rechnungen werden direkt in den Buchhaltungsprogrammen des Steuerpflichtigen erstellt und per Schnittstelle (API) an das KSeF übersandt. Zu diesem Zweck wird es notwendig sein, den Steuerpflichtigen im System zu authentifizieren. Nach der Authentifizierung im System wird der Steuerpflichtige:

  • ausgestellte und empfangene strukturierte Rechnungen durchsehen können,
  • eine beliebige Rechnung oder ein Rechnungspaket im xml-Format übersenden oder in PDF konvertieren können.


Nach der Übersendung der Rechnung wird im KSeF eine Nummer zur Identifizierung dieser Rechnung im System mit Ausweisung des Datums und der Uhrzeit zugeteilt. Die Identifikationsnummer der Rechnung ist systembedingt und darf nicht mit der tatsächlichen Rechnungsnummer, die vom Steuerpflichtigen bei deren Ausstellung zugeteilt wird, gleichgesetzt werden.


Eingeführt wurde auch die Möglichkeit, dass jeder Steuerpflichtige über ein individuelles Konto im E-Rechnungssystem eine Rechnung unter Verwendung des Musters auf der elektronischen Plattform für Dienste der öffentlichen Verwaltung ausstellen kann (Webanwendung e-Mikrofirma).


Bei den Empfängern werden die strukturierten Rechnungen auch per Schnittstellensoftware eingehen – nach vorheriger Authentifizierung des Empfängers dieser Rechnung im System über eine qualifizierte oder vertrauenswürdige Signatur (über API oder die dafür vorbereitete elektronische Plattform).


Ist der Erwerber ein Verbraucher, der dem Empfang strukturierter Rechnungen zugestimmt hat, so kann er eine solche Rechnung auch per Software erhalten. Dies wird ausschließlich über die dafür vorbereitete elektronische Plattform erfolgen. Es wird keine Anmeldung oder Authentifizierung über eine qualifizierte bzw. vertrauenswürdige Signatur erforderlich sein.


Autorisierung

Die geplante Lösung wird auf einem Autorisierungsmodell basieren, d.h. die betreffende Person muss im System autorisiert werden.  Die Authentifizierung wird über ein vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte Signatur erfolgen. Eine Authentifizierung im System anhand von Autorisierungsdaten wird nicht möglich sein. Nach der Authentifizierung im System wird dieses die der betreffenden Person zustehenden Berechtigungen überprüfen.


Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne strukturierte Rechnungen anonym über die dafür eingerichtete elektronische Plattform einzusehen, und zwar durch Angabe einer Gruppe von einmaligen Merkmalen, über die diese Rechnung identifiziert wird (z.B. anhand der durch das KSeF zugeteilten Identifikationsnummer sowie anderer bestimmter Elemente dieser Rechnung), ohne sich im System authentisieren zu müssen.


Vorteile der Einführung von E-Rechnungen

Wegen der Freiwilligkeit der vorgeschlagenen Lösungen hat das Finanzministerium mehrere Anreize und Vereinfachungen bei dem Wechsel zu einer solchen Fakturierungsform vorbereitet.


Schnellere Umsatzsteuererstattung

Bei der Verwendung von strukturierten Rechnungen wird der Steuerpflichtige die 40-tägige Umsatzsteuererstattungsfrist nutzen können, wenn er die nachfolgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt:

  • er stellt im gesamten Abrechnungszeitraum ausschließlich strukturierte Rechnungen aus;
  • er war in den 12 aufeinanderfolgenden Monaten vor dem Zeitraum, in dem die Erstattung ausgewiesen wird, als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert und hat für jeden Abrechnungszeitraum Erklärungen abgegeben;
  • er verfügte in den 12 aufeinanderfolgenden Monaten vor dem Zeitraum, in dem die Erstattung ausgewiesen wurde, über ein Kontokorrentkonto oder ein Namenskonto bei einer genossenschaftlichen Spar- und Kreditkasse, das in der sog. „Weißen Liste“ steht,
  • der Erstattungsbetrag überschreitet nicht 3.000 PLN.


Muss zusätzlich überprüft werden, ob die Erstattung begründet ist, so kann diese Frist vom Leiter des Finanzamtes jedoch verlängert werden, und zwar bis zur Beendigung der Überprüfung der Abrechnung des Steuerpflichtigen.


Keine Pflicht zum Sammeln von Dokumenten zu Korrekturrechnungen

Stellt der Steuerpflichtige Korrekturrechnungen mithilfe des KSeF aus, finden die Vorschriften über das Vorhandensein einer Dokumentation, die bestätigt, dass die Bedingungen für die Minderung der Steuerbemessungsgrundlage vereinbart und erfüllt wurden, keine Anwendung.


Der Steuerpflichtige wird die Steuerbemessungsgrundlage und den Steuerbetrag bereits in dem Abrechnungszeitraum mindern können, in dem er die Korrekturrechnung in strukturierter Form ausgestellt hat.
Vereinfachungen sind auch für die Vorsteuer vorgesehen. Der Erwerber von Waren und Dienstleistungen, der eine Korrekturrechnung erhält, mit der die Steuerbemessungsgrundlage gemindert wird und bei der es sich um eine strukturierte Rechnung handelt, ist verpflichtet, die Vorsteuer in der Abrechnung für den Zeitraum zu mindern, in dem er diese Korrekturrechnung erhalten hat.


Kleinere Annehmlichkeiten

Mit der Anwendung von strukturierten Rechnungen werden folgende Annehmlichkeiten einhergehen:

  • die Pflicht zur Übermittlung von Kopien der Rechnung bzw. bestimmter darin enthaltener Angaben bei der IgL neuer Transportmittel für den Erwerber wurde ausgeschlossen;
  • es wurde der Katalog erweitert, nach dem, neben der Inanspruchnahme von Kontrollen im Unternehmensbereich, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts von Rechnungen in elektronischer Form, insbesondere bei der Nutzung des Landesweiten E-Rechnungssystems, als gewährleistet gelten;
  • es müssen keine Duplikate mehr ausgestellt werden;
  • die Pflicht zur Übersendung von SAF-T für Rechnungen (JPK_FA) auf Verlangen der Steuerbehörden wurde abgeschafft.


Automatisierung von Buchungen

Eine zusätzliche Vereinfachung ist die Frage der Automatisierung der Buchungsprozesse. Gegenwärtig ist beim Empfang von Papierrechnungen bzw. elektronischen Rechnungen zu deren Auslesen ein Mensch erforderlich. Zwar ist es möglich, den Ausleseprozess durch optische Zeichenerkennung (OCR) bis zu einem gewissen Grad zu automatisieren, diese Lösung ist aber noch weit davon entfernt, vollständig wirksam zu sein, insbesondere bei unzureichender Qualität der eingescannten Rechnungen.


Eine strukturierte Rechnung hat gegenüber traditionellen Rechnungsarten den Vorteil, dass sie den vollen Umfang an Informationen in vereinheitlichtem Standard enthält. Dies bedeutet, dass die Daten nicht durch einen Menschen oder mittels OCR abgelesen werden müssen. Die Angaben aus der Rechnung können somit automatisch in das System importiert und anschließend darin verarbeitet werden.


Zusammenfassung

Das KSeF und strukturierte Rechnungen sind die nächste Etappe der fortschreitenden Digitalisierung im Steuer- und Buchhaltungsbereich. Mit Sicherheit ist die Implementierungszeit eine große Herausforderung, aber auch eine Chance, eine weitreichende Prozessautomatisierung einzuführen.


Derzeit können die Steuerpflichtigen das System freiwillig nutzen, wozu sie durch Anreize animiert werden. Zu beachten ist jedoch, dass dieses System letztendlich obligatorisch sein wird. Es lohnt sich also, die ersten Schritte zur Implementierung einer solchen Lösung zu unternehmen.

 

Sind Sie an zusätzlichen Informationen oder an Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems interessiert, so stehen Ihnen die Experten von Rödl & Partner gerne zur Verfügung.

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Aleksandra Majnusz

Tax adviser (Polen)

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