Home

Internal

International

Kontakt

de|en|pl

49 krajów – 110 biur – 5 800 pracowników – 1 firma |

Na świecie

Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.

Inwentaryzacja majątku firmy – jak ją przeprowadzić?

Agata Wierzbowska

27 października 2023

Pod koniec każdego roku firmy zobligowane są do przeprowadzenia inwentaryzacji. To ustawowy obowiązek, którego niedopełnienie wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Ekspertka Rödl & Partner omawia podstawowe zagadnienia inwentaryzacyjne.

Spis treści

1. Czym jest inwentaryzacja majątku?

2. Ustawa o rachunkowości a kwestia inwentaryzacji

3. Rodzaje i metody inwentaryzacji

Spis z natury
Porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami
Potwierdzenie sald

4. W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację?

Etap I – przygotowanie do inwentaryzacji
Etap II – przeprowadzenie inwentaryzacji (etap spisowy)
Etap III – rozliczenie inwentaryzacji
Etap IV – działania poinwentaryzacyjne

5. Ile trwa inwentaryzacja i do kiedy należy ją wykonać?

6. Inwentaryzacja a remanent – różnice

7. Czy inwentaryzacja może zostać przeprowadzona przez podmiot zewnętrzny?

Czym jest inwentaryzacja majątku?

Okresowe ustalenie stanu faktycznego posiadanych aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji pozwala usprawnić zarządzanie majątkiem i w przypadku niezgodności w porę podjąć działania naprawcze. Na ostatni dzień roku obrotowego podmioty wskazane w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości zobowiązane są przeprowadzić inwentaryzację. Są to czynności, które pozwalają na ustalenie rzeczywistego stanu majątku przedsiębiorstwa oraz jego ocenę pod kątem jakościowym. Inwentaryzację obowiązkowo przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Spis z natury warunkuje także prawidłowość sporządzenia sprawozdania finansowego i ustalenia wyniku finansowego. Efektem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest uzyskanie informacji do potrzeb decyzyjnych, ocena istniejących i wdrożenie nowych, usprawniających funkcjonowanie metod.

Ustawa o rachunkowości a kwestia inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji to obowiązkowe zadanie przedsiębiorstwa. Termin i częstotliwość określa ustawa o rachunkowości (uor). Ustawodawca wskazuje składniki majątku, które należy objąć inwentaryzacją oraz metody jej przeprowadzenia: spis z natury, potwierdzenie sald oraz porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Niedopełnienie obowiązków inwentaryzacyjnych, zgodnie z art. 77 uor, zagrożone jest grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch (lub obiema tymi karami łącznie).

Rodzaje i metody inwentaryzacji

Wyróżnia się trzy sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji w zależności od rodzaju składnika majątku.

Spis z natury

Spis z natury dedykowany jest dla:

aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

papierów wartościowych w postaci materialnej,

środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji,
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
rzeczowych składników aktywów obrotowych,
składników aktywów będących własnością innych jednostek, powierzonych spółce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania (obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania).

Czyli tym elementom, które można policzyć, zmierzyć lub zważyć.

Potwierdzenie sald

Potwierdzenia sald sporządzane są dla aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, stanu należności (w tym udzielonych pożyczek – za wyjątkiem należności spornych i wątpliwych) oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi

Ten rodzaj inwentaryzacji stosowany jest w przypadku:

środków trwałych, do których jednostka ma znacznie utrudniony dostęp,
gruntów i praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,
należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
pozostałych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzacja zazwyczaj kojarzy się z urzędowym i czasochłonnym obowiązkiem, ale dobre zaplanowanie działań przyczyni się do sprawnego jej przeprowadzenia. Niezależnie od wielkości firmy warto podzielić działania inwentaryzacyjne na etapy: okres przygotowawczy, spisowy, rozliczeniowy i działania poinwentaryzacyjne.

Etap I – przygotowanie do inwentaryzacji

Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki, który powołuje członków komisji inwentaryzacyjnej i wskazuje przewodniczącego komisji. Pisemnie w formie zarządzenia ustala także: terminy i czas trwania inwentaryzacji, jej obszary, metody inwentaryzacji, a także dba o przeszkolenie i instruktaż osób przeprowadzających inwentaryzację. Dodatkowo, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, o terminach powiadamia firmę audytorską, umożliwiając tym samym biegłemu rewidentowi obserwację spisu.

Komisja inwentaryzacyjna przygotowuje arkusze spisowe i niezbędne narzędzia pomiarowe. W razie konieczności zapewnia odzież ochronną. Dobrą praktyką jest również zadbanie o uporządkowanie dokumentacji przed inwentaryzacją.

Etap II – przeprowadzenie inwentaryzacji (etap spisowy)

Nad terminową realizacją i prawidłowym przebiegiem inwentaryzacji czuwa przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Wszelkie przyjęcia i wydania oraz proces produkcji powinny zostać na ten czas wstrzymane.

Zespół spisowy odnotowuje rzeczywiste stany składników majątku na arkuszach spisowych. Dla zachowania rzetelności spisu nie należy informować wcześniej zespołów spisowych o ilości inwentaryzowanych składników majątku. W polu uwagi wpisywana jest dodatkowo np. ocena przydatności do zużycia, kontrola wyrywkowa biegłego rewidenta lub kontrolera spisowego. Po zakończeniu spisu arkusz powinien być opatrzony na dole strony klauzulą: „Spis zakończono na pozycji…”. Wypełnione arkusze spisowe podpisują członkowie zespołu spisowego, a także osoba odpowiedzialna materialnie za spisywane zasoby.

Etap III – rozliczenie inwentaryzacji

Ustalone drogą spisu z natury rzeczywiste stany składników majątku porównuje się ze stanami wynikającymi z ewidencji księgowej. Komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia powstałe różnice i proponuje sposób ich rozliczenia w protokole inwentaryzacyjnym. Dokument następnie przekazuje kierownikowi jednostki. Po zatwierdzeniu księgowy ujmuje powstałe nadwyżki i niedobory w księgach rachunkowych. Komisja dba również o archiwizację dokumentacji. Oryginał arkusza spisowego przekazywany jest do działu księgowości, kopię otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna.

Etap IV – działania poinwentaryzacyjne

Końcowym etapem jest analiza wyników inwentaryzacji i podjęcie działań usprawniających w przedsiębiorstwie. Chodzi tutaj nie tylko o usprawnienie samego procesu inwentaryzacji w kolejnym roku, ale również wyciągnięcie wniosków np. w kontekście windykacji należności czy przydatności niektórych części majątku.

Ile trwa inwentaryzacja i do kiedy należy ją wykonać?

Ustawa o rachunkowości reguluje terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji. Ustawodawca dopuszcza trzy warianty [1]:

Inwentaryzacja raz w roku

dotyczy składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt. 4. Powinna zostać przeprowadzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku,
zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

2. Inwentaryzacja co dwa lata

dotyczy zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

3. Inwentaryzacja co cztery lata

dotyczy nieruchomości zaliczonych do środków trwałych i inwestycji oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Wybór terminu zależy od przedsiębiorcy, przy założeniu, że mieści się on w ustawowych widełkach. Dla spółek, których dzień bilansowy przypada na 31 grudnia, rozpoczęcie spisu nie powinno zacząć się wcześniej niż w IV kwartale roku obrotowego i zakończyć do 15 stycznia kolejnego roku. Przedsiębiorca może dopasować czas inwentaryzacji do funkcjonowania spółki, tak by nie zakłócać jej działalności. Należy pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wyników inwentaryzacji i rozliczeniu nadwyżek i niedoborów w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadł jej termin. Dokumentacja inwentaryzacyjna musi być przechowywana przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury.

Inwentaryzacja a remanent – różnice

W codziennym życiu zazwyczaj zamiennie używamy pojęć inwentaryzacja i remanent. Inwentaryzacja może mieć jednak szersze znaczenie. Jest nie tylko spisem z natury, ale działaniami, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku i źródła jego pochodzenia w konkretnym momencie. O inwentaryzacji mówimy także w kontekście obowiązku ustawowego. Remanent natomiast jest dobrowolnym spisem z natury, realizowanym z własnej woli przedsiębiorcy.

Czy inwentaryzacja może zostać przeprowadzona przez podmiot zewnętrzny?

Inwentaryzacja pozwala na weryfikację majątku przedsiębiorstwa, zwraca uwagę na rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych. Jest dobrym narzędziem do rozliczania osób odpowiedzialnych za majątek firmy, a także pozwala na wykrycie ewentualnych kradzieży lub oszustw w zakładach pracy. Coraz częściej stosowaną praktyką jest korzystanie z firm zewnętrznych specjalizujących się w inwentaryzacjach. Dzięki temu proces przebiega sprawnie i niweluje potencjalne nieprawidłowości. Należy tu jednak wspomnieć, że odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji (w tym: powołanie komisji, wyznaczenie przewodniczącego, wydanie zarządzenia, powiadomienie biegłego rewidenta o terminach spisu z natury) dalej ponosi kierownik jednostki.

Komentarz eksperta

Nadrzędnym celem inwentaryzacji jest potwierdzenie istnienia danego składnika majątku. Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i odpowiednie rozliczenie wyników inwentaryzacji w ewidencji księgowej wpływa na rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz prawidłowość sporządzenia sprawozdania finansowego i ustalenia wyniku finansowego. Inwentaryzacja ma także na celu przeciwdziałanie nieprawidłowościom w zarządzaniu majątkiem w spółce.

Jeśli masz pytania dotyczące omawianego tematu, skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Podstawa prawna:

[1] Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

– [1a] art. 26, 27