Nasz strona wykorzystuje pliki cookies w celu personalizacji oferty wysyłanej do klientów oraz analizy zachowania użytkowników, tak aby dostarczać usługi na najwyższym poziomie. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych. Dalsze informacje można znaleźć w polityce prywatności.



Elektroniczna archiwizacja dokumentów jako rozwiązanie na czas epidemii

PrintMailRate-it

 

Anna Piskor

27 kwietnia 2020 r.

 

Postępująca digitalizacja i idąca za nią potrzeba bycia online nabrały na sile podczas panującej na świecie epidemii COVID-19. Możliwość zdalnego prowadzenia działalności, poprzez zapewnienie elektronicznego kontaktu wewnątrz firmy oraz udostępniania pracownikom i kontrahentom elektronicznego dostępu do pozwalają na niezakłócone działanie przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy, którzy nie wprowadzili w swoich spółkach elektronicznego obiegu dokumentów i przechowują dokumentację w formie papierowej natknęli się na problemy związane  dostępem do  nich. Pojawiła się konieczność docierania do archiwum i fizycznego odszukiwania dokumentów przez pracownika. W świetle ostatnich wydarzeń warto przemyśleć rezygnację z papierowych archiwów na rzecz tych elektronicznych, dostępnych w każdym momencie, z każdego miejsca na świecie.


Planując przejście na system archiwizacji elektronicznej, należy zweryfikować jakie możliwości i ograniczenia w tym zakresie wynikają z polskich regulacji podatkowych. Zarówno przepisy prawne, jak i podatkowe zawierają katalog dokumentów, które muszą być przechowywane w formie oryginalnej (np. akty notarialne), co do pozostałych – nie precyzują formy ich przechowywania.


Regulacje podatkowe – faktury

Brak jest jednoznacznych wytycznych wynikających z ustaw podatkowych co do formy przechowywania faktur VAT jako podstawowych dokumentów podatkowych.  Przepisy precyzują np. okres ich przechowywania, sposób uporządkowania, nakazują zapewnienie dostępu w razie kontroli, jednak nie określają, czy forma elektroniczna jest wystarczająca. Z tego powodu wydano szereg interpretacji podatkowych odnoszących się do tego wątpliwego zagadnienia. Podstawową wątpliwością podatników była kwestia, czy faktury VAT wystawiane i otrzymywane  w formie papierowej mogą być skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, a wersje papierowe niszczone.  Ugruntowało się stanowisko, że po spełnieniu określonych wymagań, jest to dopuszczalne.


Moment niszczenia faktur

Jako że przepisy nie odnoszą się do skanowania i następnie niszczenia faktur papierowych, brak jest wytycznych, w którym momencie należy tego dokonać. Niestety również dostępne interpretacje indywidualne nie przedstawiają jednolitego stanowiska. Wskazuje się w nich na różne momenty: zeskanowania, rozliczenia podatku wynikającego z faktury, czy zatwierdzenia sprawozdania. Odpowiedź organów skarbowych bazowała na rozwiązaniach proponowanych przez wnioskodawców – wydaje się, że każde działanie znajdujące odzwierciedlenie w stosowanej procedurze szczegółowo opisanej we wniosku o interpretację indywidualną, zostanie zaakceptowane.


Dokumenty WDT

Drugą grupą dokumentów podatkowych, które bywają przechowywane w formie papierowej jest dokumentacja potwierdzająca dokonane transakcje wewnątrzwspólnotowe. Działanie takie, podobnie jak w wypadku faktur, nie zostało wprost uregulowane w przepisach. Ostatnimi czasy pojawił się szereg pozytywnych interpretacji dotyczących możliwości przechowywania dokumentów tego typu jedynie w formie elektronicznej. Organy skarbowe potwierdzają, że zarówno otrzymane od kontrahentów skany papierowych dokumentów (np. CMR), jak i skany wykonane samodzielnie przez przedsiębiorców wystarczają, aby dokumentować transakcje wewnątrzwspólnotowe.


Cechy faktur zgodnie z ustawą o VAT

Ustawa o VAT w odniesieniu do faktur wskazuje, że powinny one wykazywać trzy cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Spełnienie tych przesłanek powinno być przez przedsiębiorców weryfikowane za pomocą stosownych kontroli biznesowych, które pozwolą na stwierdzenie, czy dokumenty są prawidłowe pod kątem merytorycznym (a więc czy dokumentują w sposób prawidłowy daną transakcję), czy nie ma możliwości ich modyfikacji oraz czy są czytelne dla człowieka. Cechy te musza spełniać dokumenty stanowiące podstawę rozliczeń podatkowych – niezależnie od tego, w jakiej formie zostały otrzymane i są przechowywane. W wydawanych interpretacjach indywidualnych jednoznacznie wskazuje się, że system kontroli uwzględniający spełnienie tych trzech przesłanek będzie wystarczający, aby wprowadzić w przedsiębiorstwie system archiwizacji elektronicznej. Należy przy tym podkreślić, że każdorazowo przed podjęciem decyzji o przejściu na system archiwizacji elektronicznej warto przeanalizować planowane procedury, aby w sposób zgodny z przepisami i linią interpretacyjną dokonywać niezbędnych czynności. Wydaje się, że te same działania powinny dotyczyć wszelkich dokumentów podatkowych, których przechowywanie w wersji papierowej nie jest obligatoryjne.


Pogłębiająca się digitalizacja pozwala na coraz efektywniejsze wykorzystywanie narzędzi elektronicznych w biznesie. Organy podatkowe również widzą potrzebę usprawniania procedur stosowanych przez przedsiębiorców i dopuszczają działania pozwalające na wprowadzenie jedynie elektronicznej archiwizacji. W dobie ograniczeń w przemieszczaniu się szczególnego znaczenia nabrała możliwość wykonywania pracy zdalnej, bez konieczności wychodzenia z domu i sięgania do archiwów papierowych. Ponadto wprowadzenie sprawnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na oszczędność – nie ma konieczności wynajmowania powierzchni magazynowej do przechowywania dokumentacji.


Przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu odpowiednich procedur  należy zweryfikować, czy planowane działania będą zgodne z rozwiązaniami wymaganymi ustawą, doprecyzować moment, do kiedy oryginały bezwzględnie muszą być przechowywane papierowo i zabezpieczyć się indywidualną interpretacją przed ostateczną likwidacją oryginałów.


W przypadku pytań pozostajemy do dyspozycji.

Kontakt

Contact Person Picture

Anna Piskor

doradca podatkowy

Manager

+48 71 606 04 12
+48 728 961 326

Wyślij zapytanie

Deutschland Weltweit Search Menu