Procedura MDR – podmioty zobowiązane i obligatoryjne elementy

Krzysztof Wylegalski

19 września 2019

1 stycznia 2019 r. wszedł w życie obowiązek posiadania wewnętrznej procedury przeciwdziałającej niewywiązywaniu się z obowiązku przekazania informacji o schematach podatkowych. Wiele podmiotów jest nieświadomych ciążącego na nich obowiązku i wiążących się z nim konsekwencji karno-skarbowych.

Do posiadania wewnętrznej procedury zobowiązane są podmioty będące promotorami, zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające im wynagrodzenie, których przychody lub koszty (w rozumieniu przepisów o rachunkowości) przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 mln zł. Przychody lub koszty są ustalane na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Każdy podmiot powinien indywidualnie sprawdzić czy nie jest promotorem, tj. czynności, które podejmuje w ramach prowadzonej działalności, swoim zakresem nie obejmują opracowania schematu, oferowania, udostępnienia lub wdrożenia schematu podatkowego. Wiele spółek nieświadomie spełnia kryteria uznania je za promotora, udostępniając innym podmiotom opracowane przez siebie lub przez innych promotorów standaryzowane uzgodnienia. Do posiadania wewnętrznej procedury zobligowane są również podmioty, które z powodów regulacyjnych nie powinny świadczyć usług doradczych, lecz mimo to faktycznie je wykonują.

Promotor, który spełni warunek 8 mln zł, będzie musiał stosować procedurę przez trzy kolejne lata obrotowe następujące po roku w którym obowiązek wprowadzenia procedury powstał, nawet wówczas gdy przychody lub koszty w roku wprowadzenia procedury nie przekroczą kwoty 8 mln zł.

Doradca in-house

Do posiadania wewnętrznej procedury co do zasady nie są zobowiązani korzystający zatrudniający wewnętrznych doradców na umowach o pracę lub innych umowach cywilnoprawnych. Osoby te zasadniczo dokonują opracowywania schematów podatkowych wyłącznie na potrzeby danego podmiotu. Jeżeli jednak z charakteru wykonywanych czynności i realizowanych zadań wynika, że wewnętrzny doradca udziela porad również podmiotom innym niż ten, w którym jest zatrudniony, podmiot zatrudniający może wystąpić w roli promotora.

Podkreślić również należy, że sam fakt zapłaty przez korzystającego za usługę doradztwa podatkowego nie generuje obowiązku posiadania procedury wewnętrznej, jeżeli efekty tego doradztwa są wykorzystywane wyłącznie w jego działalności.

Cel wprowadzenia wewnętrznej procedury

Wewnętrzna procedura ma służyć jako narzędzie pozwalające na prawidłowe i terminowe wykonanie obowiązku raportowania. Procedura pozwoli określić zakres odpowiedzialności osób zaangażowanych w wykonywanie poszczególnych czynności dotyczących schematów (opracowanie, prezentowanie, wdrażanie, audyt itp.) za realizację obowiązku raportowania, czy zgłaszania schematu. Powinna też gwarantować prawidłowe wykonanie obowiązków informacyjnych promotora względem korzystającego.

Co powinna zawierać procedura

Szczegółowe rozwiązania powinny być dostosowane do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Co istotne, wewnętrzna procedura przed jej wprowadzeniem do stosowania musi uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym członków zarządu lub dyrektorów posiadających wiedzę z zakresu prawa podatkowego oraz podejmujących decyzje mające wpływ na ryzyko jego nieprzestrzegania przez kontrahentów będących korzystającymi.

Obligatoryjne elementy każdej procedury zostały wymienione w art. 86l Ordynacji podatkowej. Procedura powinna określać środki, które będą stosowane w celu prawidłowego wykonania obowiązku raportowania.

Przykładem takich środków będą m.in.:

• inwentaryzacja i selekcja czynności podejmowanych dla wypełnienia obowiązku raportowania,
• analiza zmian legislacyjnych,
• szkolenia pracowników,
• współpraca z profesjonalnymi podmiotami z dziedziny doradztwa prawnego i podatkowego.

Procedura powinna także określać zasady przechowywania dokumentów oraz informacji, w szczególności tych o przesłanych do Szefa KAS zgłoszeń MDR, o nadaniu numerów NSP, informacji i oświadczeń pozyskanych od promotorów i wspomagających, informacji przekazanych jako promotor lub wspomagający. Procedura powinna regulować również zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów MDR i zasady kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów.
Konsekwencje niewprowadzenia procedury wewnętrznej.

Przepisy ordynacji podatkowej przewidują karę administracyjną w wysokości nieprzekraczającej 2 mln zł za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia wewnętrznej procedury dla podmiotów do tego zobowiązanych.

Kara może jednak sięgnąć nawet 10 mln zł, jeżeli podmiot nie posiada obowiązkowej procedury, a jednocześnie zatrudniona przez niego (lub otrzymująca od niego wynagrodzenie) osoba fizyczna będąca promotorem zostanie prawomocnie skazana za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, polegające na niedopełnieniu obowiązku dotyczącego MDR.

Niestosowanie się do wprowadzonej procedury również podlega wskazanej karze administracyjnej.

Organem nakładającym karę pieniężną będzie szef KAS w drodze decyzji administracyjnej, a postępowanie w sprawie jej nałożenia będzie toczyło się na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Warto wskazać, że przepisy k.p.a. przewidują przesłanki odstąpienia od nałożenia administracyjnej kary pieniężnej. Co więcej wymierzając karę każdorazowo bierze się pod uwagę czynniki takie jak: waga okoliczności naruszenia obowiązku, wysokość korzyści, jaką uzyskał podmiot lub straty, której uniknął, uprzednie ukaranie za to samo przestępstwo skarbowe, wykroczenie lub wykroczenie skarbowe, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa. 

Nasi doradcy chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania dotyczące raportowania schematów podatkowych. Zapraszamy do biur Rödl & Partner w Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu.