Robotic Desktop Automation w ramach Business Process Outsourcing

Krzysztof Stajkowski

4 marca 2021 r.

Robotic Process Automation, tzw. RPA (w tłumaczeniu na język polski: robotyzacja procesów biznesowych) to rodzaj technologii służącej do automatyzacji działań w biznesie. Bazuje na robotach programowych, tzw. botach lub sztucznej inteligencji. Może być nadzorowana przez użytkownika (attended RPA), nienadzorowana (unattended RPA) lub częściowo nadzorowana.
 
Robotic Desktop Automation, tzw. RDA (w tłumaczeniu na język polski: zrobotyzowana automatyzacja stanowiska pracy/stacji roboczej) jest klasą oprogramowania, które służy do automatyzacji działań wykonywanych na pojedynczym stanowisku pracy (stacji roboczej). Robot wykonujący działania może w razie potrzeby przekazać kontrolę osobie nadzorującej dane stanowisko robocze, aby mogła ona podjąć decyzję wymagającą doświadczenia i inteligencji.

W przypadku  Rödl & Partner liczba stanowisk roboczych odpowiada liczbie pracowników, liczba procesów – liczbie pracowników pomnożonej przez liczbę klientów, z których każdy jest inny. Technologię RPA można porównać do ciężkiego i bardzo drogiego kombajnu, który nie przyda się do koszenia trawnika w mieście. Tutaj z pomocą przychodzi RDA.

Jakich narzędzi używamy

W związku z tym, że nasza firma używa oprogramowania i narzędzi Microsoft najlepszym i najbardziej wydajnym narzędziem w ramach usług BPO, tj. księgowości finansowej i płacowej, jest środowisko Microsoft Excel. Do prostych przekształceń danych wystarcza nam Power Query. Jednak w przypadku bardziej złożonych procesów, które wymagają stałej kontroli, mapowania i porównywania kont oraz podstawiania wartości na podstawie dynamicznie zmieniających się danych, używamy tzw. makr lub Visual Basic for Applications (VBA). Makra to „pełnoprawny” język programowania Excela i innych programów pakietu Office, który może przejąć kontrolę nad dowolnymi urządzeniami działającymi w środowisku Windows (nawet nad myszką i klawiaturą) i pracować za Ciebie.

Automatyzacja w praktyce – klienci międzynarodowi

W 2020 r. stworzyliśmy dwie rozbudowane, częściowo nadzorowane przez użytkownika aplikacje dla międzynarodowego klienta, który wynajmuje elektryczne hulajnogi w wielu europejskich miastach. Czynności użytkownika ograniczają się do wskazywania plików źródłowych w folderach. Aplikacje te wykonują bardzo złożone operacje księgowe na ponad 50 tys. faktur i tworzą bezbłędny raport rozliczeniowy, który można przetworzyć, wgrać do lokalnego systemu transakcyjnego (np. Axapta) lub wysłać mailem w mniej niż 10 minut. Wskutek tego, dział księgowości w Portugalii, którego dotyczył projekt, zyskał o wiele więcej niż tylko czas. Ten sam proces dla tego samego klienta w Paryżu obejmował aplikację, która nie była już tak rozbudowana, ale równie oszczędzająca czas i bezbłędna. Kolejną, dodatkową korzyścią jest zwiększona współpraca międzynarodowa z tym klientem.

COVID-19

Czy VBA przydaje się w walce z koronawirusem? W naszym oddziale w Rödl & Partner w Kijowie pracownicy zobowiązani są do codziennych raportów dotyczących osób, z którymi mieli kontakt w biurze, w celu zapobiegania ewentualnemu rozprzestrzenianiu się koronawirusa – dzięki VBA  obowiązek  ten realizowany jest znacznie szybciej. Zdaniem naszego współpracownika: „Jest to bardzo ważne dla osób, które wykonują pracę w biurze częściej niż raz w tygodniu. Spodziewamy się, że niedługo z tej aplikacji będzie korzystać od 35 do 45 osób. Szacujemy, że proces przyspieszy o ok. 90% i realnie zaoszczędzimy 11 godzin tygodniowo, co przekłada się na  44 godziny w miesiącu na wykonywanie innych zadań. Księgowi i prawnicy na Ukrainie często mają wiele pilnych zadań do wykonania, a te zaoszczędzone godziny są dla nas bardzo ważne”.

Klient w procesie automatyzacji

Poprzez zaangażowanie klienta w tworzenie procesów automatyzacji możemy odnieść wiele korzyści. Dzięki takiej współpracy (telekonferencje, sprinty w ramach metodyki Agile) jesteśmy razem w stanie stworzyć kompleksowy produkt, zaoszczędzić czas oraz umocnić relacje z klientem.

Korzyści z automatyzacji procesów

RDA świetnie nadaje się do szybkiego osiągania precyzyjnych rezultatów. Jest znacznie bardziej opłacalna niż roboty RPA, które wymagają stałego, kosztownego utrzymania przez firmy zewnętrzne.
Korzyści z RDA są oczywiste, to:

• oszczędność czasu,
• redukcja stresu,
• sprzyjanie skutecznej komunikacji,
• usprawnianie procesów.

Jeżeli są Państwo zainteresowani opisanymi innowacjami, zachęcamy do kontaktu z ekspertami Rödl & Partner.