Polubowne rozwiązywanie sporów online

W czasie stanu epidemicznego fundamentalne znaczenie odgrywa kwestia dostępności do internetu. W sieci odbywają się teraz szkolne lekcje, zajęcia uniwersyteckie czy konferencje, a większość pracowników pracuje zdalnie. Ta mała rewolucja technologiczna, odbywająca się na naszych oczach, zagości na dłużej w naszym życiu. Wielu pracodawców czy dyrektorów szkół, dotychczas z rezerwą podchodzących do  pracy i nauki z domu, może się przekonać do plusów takiego rozwiązania.

Internet daje również szansę na rozwój alternatywnych sposobów rozwiązania konfliktów. Wobec zawieszenia pracy sądów do końca kwietnia, a także zwyczajnego długiego czasu trwania i oczekiwania na proces sądowy, arbitraż lub mediacje drogą online, znane powszechnie jako Online Dispute Resolution (ODR) zdają się być alternatywą na bolączki wymiaru sprawiedliwości.

E-mediacja w obowiązujących przepisach

Instytucja mediacji została uregulowana w art. 1831–18315 kodeksu postępowania cywilnego. Przepisy nie wspominają jednak o prowadzeniu mediacji online, przyjmując zatem starą i powszechną zasadę „co nie jest zabronione, jest dozwolone”, brak jest przeszkód do prowadzenia mediacji w formie elektronicznej. Dotyczy zarówno do mediacji umownej, jak i sądowej.

Stosowanie e-mediacji dopuszcza powszechnie obowiązujące prawo europejskie. Na przykład, spór pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą, którzy mają swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie kraju UE związanych z dokonaną transakcją internetową (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 524/2013 z 21 maja 2013 r. w sprawie internetowego systemu rozstrzygania sporów konsumenckich w całej UE), może być rozwiązany drogą e-mediacji. 

Wskazania do e-mediacji

Dzięki mediacji online strony znajdujące się na dwóch różnych częściach kontynentu mają możliwość podjęcia próby szybkiego i polubownego rozwiązania sporu, nie tracąc czasu i kosztów związanych z dojazdem na miejsce mediacji. Jest to szczególnie istotne w dobie koronawirusa, gdyż nie narażają siebie oraz innych na potencjalne ryzyko zachorowania. Przy mediacji online nie jest problemem brak możliwości przyjazdu, chociażby ze względu na powszechne restrykcje na granicach państw, czy znalezienie odpowiedniego połączenia kolejowego, których liczba ostatnio znacząco zmalała.

Mediacja online pozwala również rozwiązać kwestie nagłe. Emediacje można przeprowadzić dowolnym terminie. Ustalenie takiego spotkania nie stanowi większego problemu, w szczególności, że może ono odbyć się poza standardowymi godzinami pracy np. sądów. Mediacje online pozwalają też przezwyciężyć niechęć osobistym spotkaniem z drugą osobą. Obecna technologia daje możliwość prowadzenia mediacji bez obrazu wideo, o ile strony i mediator się na to zgodzą. 

Sposoby prowadzenia e-mediacji

E-mediacja może być prowadzona za pośrednictwem różnych metod.

Korespondencja e-mail

Korzystając z tej metody strony nie wysyłają do siebie określonych informacji, lecz za pośrednictwem e-maila wysyłają jedo mediatora, którego zadaniem jest przekazanie tych informacji drugiej stronie. Mediator co do zasady powinien monitorować proces choć warto, by do każdej z wiadomości dołączył kilka zdań swojej opinii. Może to pomóc w szybszym osiągnięciu porozumienia. Mediacje drogą e-mailową mogą również odbywać się poprzez trójstronną komunikację, gdzie strony będą wysyłać wiadomości do siebie, załączając adres e-mail mediatora. Na początku mediacji strony wraz z mediatorem muszą ustalić zasady mediacji, aby uniknąć nieporozumień oraz potencjalnego narastania konfliktu.   

Telefonicznie

Jeśli strony wyrażą taką chęć, istnieje również możliwość przeprowadzania mediacji telefonicznie, gdzie stronami połączenia są mediator oraz obie strony. 

Aplikacja internetowa

Najczęściej używanym narzędziem umożliwiającym prowadzenie e-mediacji jest aplikacja internetowa, czyli specjalny program przystosowany do komunikacji online. Mediacja poprzez taką aplikację jest najbardziej podobna do tradycyjnej mediacji, gdyż strony mają możliwość widzenia się bezpośrednio. Przed posiedzeniem mediacyjnym w takiej formie, mediator powinien poinformować strony o wyborze odpowiedniego komunikatora (który musi gwarantować odpowiednie zasady bezpieczeństwa i poufności), wyjaśnić kwestie organizacyjne i techniczne oraz ustalić (w porozumieniu ze stronami) termin spotkania. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie próbnego posiedzenia, aby uniknąć problemów podczas właściwego spotkania. 

Postępowania arbitrażowe

Powyższe uwagi odnieść należy również do postępowania arbitrażowego. Metoda zdalnego prowadzenia arbitrażu nie jest czymś nowym w świecie arbitrażu. Sądy arbitrażowe dopuszczają prowadzenie rozpraw drogą online, w tym składania tą drogą wniosków dowodowych. Nie trzeba zatem martwić się o czas procesu i wychodzenie z domu. Co ciekawe, w internecie znaleźć można specjalnie utworzone sądy arbitrażowe online, które tylko drogą elektroniczną rozstrzygają poddane pod ich jurysdykcje sprawy. 

ODR w dobie COVID-19

Warto już teraz pomyśleć nad przyszłością i skutkami pojawienia się epidemii koronawirusa. W życiu i w pracy, w przypadku powstania sporu, rozważyć należy podjęcie rozmów w celu polubownego ich zakończenia. Dzisiejsza technika pozwala na zdalne, bezinwazyjne i bezpieczne porozumiewanie się i zakończenie powstałego sporu. Okazuje się, że nie zawsze jest prawdą stwierdzenie że im jesteśmy bliżej techniki, tym jesteśmy dalej od ludzi.

Kwestia wyboru e-mediacji albo arbitrażu online zależna jest od skali problemu, preferencji stron i okoliczności, które będą kluczowe w rozwiązaniu sporu. Najistotniejszą kwestią jest jednak podjęcie decyzji, aby którychś z nich wybrać.

W przypadku pytań dotyczących tematyki mediacji eksperci Rödl & Partner pozostają do Państwa dyspozycji.

​Adrian Cop

30 marca 2020 r.