Polityka compliance

Łukasz Napiórkowski

21 lutego 2022 r. ​

Wyciek danych osobowych, korupcja, oszustwa finansowe czy zawieranie umów sprzecznych z aktualnie obowiązującymi przepisami – to przykłady nieprawidłowości, którym ma zapobiec system compliance wdrożony w firmie. Rödl & Partner wspiera organizacje o różnej wielkości i profilu w zapobieganiu występowaniu nieprawidłowości w bieżącym działaniu.

Polityka compliance – co to jest?

Jako że jeszcze do niedawna compliance było pojęciem funkcjonującym głównie w branży finansowej, pojawia się naturalne pytanie, co to jest polityka compliance. Przez politykę compliance należy rozumieć mechanizmy (systemy, procedury) mające wyeliminować nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Zarządzanie ryzykiem braku zgodności (compliance) odnosi się do dwóch płaszczyzn. Są to:

• płaszczyzna zewnętrzna – prowadzona przez firmę działalność musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, a zatem konieczne jest bieżące monitorowanie zmian w prawodawstwie,
• płaszczyzna wewnętrzna – działania podejmowane przez pracowników nie mogą pozostawać w sprzeczności z regulacjami wewnętrznymi, rekomendacjami i dobrymi praktykami rynkowymi.

W dużych organizacjach często powstają działy compliance. Z kolei mniejsze firmy tworzą stanowiska compliance officer lub nawiązują współpracę z podmiotami oferującymi wsparcie w tym zakresie.

Polityka compliance w organizacji

System compliance ma na celu zapobieganie zarówno stratom finansowym (mogą one być wynikiem kontroli oraz wykrytych w jej następstwie błędów, naruszeń i nadużyć), jak i utracie zaufania ze strony pracowników, klientów czy kontrahentów. Z uwagi na różnice między organizacjami nie istnieje jednak uniwersalny system compliance (polityka compliance), który można by było wdrożyć w każdej firmie. We wszystkich przypadkach konieczne jest przeprowadzenie rzetelnej analizy, mapowanie ryzyka, a dopiero w następnej kolejności podjęcie działań.

Aby polityka compliance w organizacji przyniosła oczekiwane rezultaty, konieczne jest opracowanie procedur właściwych dla danej organizacji. Czynność ta najczęściej jest poprzedzona dokładnym zapoznaniem się ze strukturą i działalnością organizacji na rynku. Często nieocenione jest wsparcie specjalistów, na przykład biegłego rewidenta. W raporcie pokontrolnym przygotowanym przez tego eksperta mogą znaleźć się cenne wskazówki – zalecenia pokontrolne.

Zalety wdrożenia polityki compliance

Wdrażając system compliance, zarząd może ograniczyć ryzyko nałożenia na przedsiębiorstwo sankcji finansowych oraz utraty budowanego często latami wizerunku. To jednak nie wszystkie zalety zarządzania zgodnością – do innych korzyści należy zaliczyć:

• spadek liczby nieprawidłowości – często możliwe jest całkowite wyeliminowanie zagrożeń, co pozwala firmie bez przeszkód realizować biznesowe założenia,
• szybkie reagowanie na nieprawidłowości – polityka compliance pozwala na bieżąco identyfikować zagrożenia, a następnie skutecznie im zapobiegać,
• efektywne działanie organizacji – system compliance ma wpływ na bieżące funkcjonowanie podmiotu, ponieważ opiera się na wdrożeniu procedur, według których pracownicy realizują swoje zadania.

Firmy, które przykładają wagę do compliance, lepiej odnajdują się w rynkowych realiach – łatwiej im pozyskać pracowników i kontrahentów.

Interesuje Państwa polityka compliance? Zapraszamy do kontaktu z ekspertami Rödl & Partner. Opracujemy system zarządzania zgodnością, który będzie dostosowany do potrzeb Państwa przedsiębiorstwa.