Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce a RODO

Ochrona danych osobowych i prawo do prywatności są podstawowymi prawami człowieka, które przysługują każdemu bez względu na kraj pochodzenia. Z tego powodu nałożone na administratorów danych osobowych obowiązki związane z przetwarzaniem danych na podstawie RODO mają zastosowanie również do cudzoziemców – w przypadku przetwarzania ich danych na terenie UE. Cudzoziemcy – tak samo jak obywatele UE – są uprawnieni do korzystania z praw gwarantowanych przez RODO, pozwalających na kontrolę nad przetwarzaniem ich danych osobowych.

Zatrudnianie cudzoziemców przez polskiego pracodawcę wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, w szczególności z obowiązkiem legalizacji ich pracy oraz koniecznością weryfikacji legalności ich pobytu w Polsce. A to wiąże się z przetwarzaniem dodatkowych danych osobowych. 

Już na etapie zatrudnienia pracownika-cudzoziemca pracodawca ma obowiązek żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika dodatkowych danych, oprócz tych wskazanych w Kodeksie pracy [1a]. Zgodnie z ustawą o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Polski [2a] pracodawca musi (jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca) zażądać od niego – obok podstawowych danych osobowych (imienia i nazwiska, daty urodzenia czy danych kontaktowych) – ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski. Takim dokumentem mogą być np. paszport, wiza, karta pobytu, jak również inne dokumenty wydane przez władze polskie uprawniające cudzoziemców do pobytu w Polsce. 

Pracodawca, który zdecydował się na zatrudnienie cudzoziemca, ma obowiązek zweryfikować dokument legalizujący jego pobyt w Polsce przed dopuszczeniem do pracy. Po dopuszczeniu pracownika do pracy pracodawca musi przechowywać w aktach osobowych kopię dokumentu legalizującego pobyt cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy [2b]. Do takich dokumentów nie należy np. wiza turystyczna.

Uprawnienie do przetwarzania danych legalizujących pobyt cudzoziemca w Polsce wynika z Kodeksu pracy [1b], który pozwala pracodawcy żądać innych danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z prawa, a zatem obowiązku weryfikowania danych o legalnym pobycie w Polsce. Tym samym przetwarzanie danych osobowych dotyczących legalnego pobytu odbywać się będzie na podstawie RODO [3]. Żądanie oraz przechowywanie danych o legalnym pobycie będzie zgodne z prawem z uwagi na to, że jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, którym jest pracodawca jako podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Pracodawcy muszą zadbać o to, aby proces przetwarzania danych został odpowiednio ujęty w wewnętrznej dokumentacji (np. w rejestrze czynności przetwarzania, analizie ryzyka), a przetwarzane dane zabezpieczone poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. 

Do żądania oraz przechowywania kopii dokumentu zobowiązani są nie tylko pracodawcy, ale również inne podmioty powierzające wykonywanie pracy cudzoziemcowi (np. zleceniodawcy) [2]. 

Podmiotom powierzającym pracę bez weryfikacji legalności pobytu oraz dokumentów legalizujących pracę w Polsce mogą grozić dotkliwe sankcje, m.in. odmowa wydania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców w przyszłości.