Czym jest biała lista podatników VAT? Jak zgłosić rachunek na białą listę?

Biała lista podatników to publiczny rejestr online przedsiębiorców, który wspiera transparentność przeprowadzanych transakcji.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Czym jest biała lista podatników VAT?
   
2. Dlaczego warto być na białej liście?
   
3. Kryteria i wymogi do wpisania na białą listę
   
4. Jak zgłosić własny rachunek na białą listę?
   
5. Ile należy czekać na dodanie do białej listy?
   
6. Jak zweryfikować konto na białej liście podatników VAT?
   
7. Czy można przelewać środki na konta spoza białej listy?
   
8. Podsumowanie
   

We wrześniu 2019 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło białą listę podatników VAT. Jest to publiczny spis przedsiębiorców – czynnych podatników VAT, niezarejestrowanych, wykreślonych, a także przywróconych do rejestru VAT – który ma pomóc firmom w weryfikacji kontrahentów. Biała lista podatników VAT prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i ma służyć przejrzystości transakcji i zapobieganiu finansowym przestępstwom, np. karuzeli VAT. Rejestr jest dostępny online na stronach rządowych.

Dzięki białej liście możemy łatwo i szybko sprawdzić, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Biała lista zawiera także wyjaśnienia, dlaczego firmie odmówiono rejestracji, wykreślono lub przywrócono do rejestru jako podatnika VAT. Jest to także wiarygodny sposób na sprawdzenie, czy podany przez kontrahenta numer bankowy jest właściwy. Poza tym biała lista podatników VAT to wiarygodne źródło informacji o podatnikach, osobach fizycznych i spółkach. Znajdziemy tu [1]:

Lista firm, które figurują na białej liście podatników VAT, jest tworzona przez szefa KAS, a dane pobierane są z rejestrów publicznych. Nie trzeba zatem wykonywać żadnych dodatkowych kroków, by się na niej znaleźć. Jeśli zauważymy, że dane naszej firmy na białej liście podatników VAT są błędne, możemy wnioskować do szefa KAS o usunięcie lub sprostowanie informacji. Warto pamiętać, że prywatne osoby fizyczne prowadzące działalność mogą, np. z uwagi na małe obroty, działać poza rozliczeniami VAT i tym samym nie będą widoczne w spisie. 

Po założeniu konta firmowego w banku w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub podczas aktualizacji podajemy jego numer w urzędzie skarbowym. Rachunek naszej działalności gospodarczej powinien też zostać zgłoszony przez bank do Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR). W ten sposób numery firmowych kont bankowych trafiają do baz KAS. Stąd pobierane są automatycznie na białą listę podatników. 

Jeśli zmienimy numery firmowych rachunków bankowych w trakcie trwania działalności, należy zgłosić to w urzędzie skarbowym. W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS i spółek cywilnych obowiązuje NIP-8 (Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego) i NIP-2 (Aktualizacja danych spółki cywilnej na NIP-2). Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zgłaszają zmianę przez CEIDG. Zmiana urzędu skarbowego również obliguje nas do zgłoszenia aktualizacyjnego, w którym wskazujemy posiadane rachunki firmowe.

Firmy zarejestrowane w CEIDG mogą dodać rachunek bankowy przez Internet (biznes.gov.pl). Elektroniczny wniosek wymaga podania numeru i typu rachunku, imienia i nazwiska jego posiadacza, siedziby banku i jego pełnej nazwy. 

Umieszczenie danych na białej liście podatników dzieje się automatycznie, a dane aktualizowane są raz dziennie. 

Jedną z ważniejszych danych, jakie zawiera biała lista podatników VAT, jest numer rachunku bankowego przypisanego do danej działalności. Wykaz podatników VAT można przeszukiwać według minimum jednej z danych:

W dniu, w którym zamierzamy zapłacić fakturę, należy zweryfikować, czy zamieszczony na niej numer bankowy jest tożsamy z tym na białej liście podatników VAT. Ewentualne rozbieżności należy wyjaśnić z kontrahentem przed dokonaniem płatności. Warto też sprawdzić, czy nasz numer rachunku bankowego jest poprawny. Jeśli przyjmujemy przelewy powyżej 15 tys. zł, a nasze dane nie będą poprawne, narażamy swoich kontrahentów na sankcje. 

Przelewanie środków na konto spoza białej listy nie jest bezpieczne, a w przypadku rozbieżności danych na fakturze o wartości ponad 15 tys. zł względem informacji na białej liście podatników grożą sankcje:

Mamy jednak 7 dni na uwolnienie się od sankcji w przypadku przelewu na konto spoza białej listy. O zaistniałej sytuacji należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności. Sankcje nie dotyczą płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Biała lista VAT to podstawowe narzędzie wykorzystywane do realizacji tzw. należytej staranności, przy zastosowaniu której podatnik nieświadomy, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa, nie będzie pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Jako podstawowe i wiarygodne narzędzie biała lista VAT wspiera przedsiębiorców w weryfikacji przede wszystkim, czy dany kontrahent jest w dalszym ciągu czynnym podatnikiem VAT. Dodatkowo pomaga weryfikować prawdziwość numerów bankowych, na które dokonują płatności za faktury. Dla zwiększenia bezpieczeństwa transakcji warto każdorazowo sprawdzać numery bankowe naszych kontrahentów w dniu planowanego przelewu.

Źródła:

[1] Biała lista podatników VAT – narzędzie do sprawdzania kontrahentów, biznes.gov.pl