Potwierdzenie sald – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Spis treści

Potwierdzenie sald, czyli kwot wymagających zapłaty, to rodzaj poświadczenia, na którego podstawie można stwierdzić kompletność dokumentów i przeprowadzonych w danym roku transakcji przez przedsiębiorców. Ma formę szczegółowego raportu, w którym widoczne są różnice pomiędzy stanem faktycznym a zawartością ewidencji księgowej. Jest podstawową formą inwentaryzacji, którą zgodnie z prawem każda firma jest zobowiązana przeprowadzić raz w roku. Dzięki temu ustalamy dokładnie aktualny stan aktywów i wartość majątku przedsiębiorstwa, a także zwiększamy szansę na zapłatę długu i mniejsze obciążenia finansowe wierzyciela. Choć nie daje to gwarancji, że należności zostaną zapłacone, zostają jednak uznane przez dłużnika. Potwierdzanie sald sprzyja bezpieczeństwu i prowadzeniu zgodnej z prawem dokumentacji finansowej.

Kwestie potwierdzania sald reguluje w Polsce ustawa o rachunkowości [1]. Szczegółowo opisuje, co wchodzi w skład inwentaryzacji [1a]. Znajdziemy tam informację, że inwentaryzacja przez potwierdzenie sald obejmuje:

Potwierdzenie sald jest więc czymś więcej niż powszechnie kojarzonym potwierdzeniem sald należności. 

Zgodnie z ustawą metody potwierdzania sald nie stosuje się do:

Ustawa reguluje również terminy w zakresie potwierdzania sald. Inwentaryzacje powinny być przeprowadzane raz w roku. Istotne jest, by inwentaryzację rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia kolejnego roku obrotowego, czyli pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku. 

Potwierdzenie sald to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który prowadzi księgi rachunkowe. Jego inicjatorem jest zawsze wierzyciel (jednostka, która ma należność). Rolą dłużnika jest potwierdzenie zgodności i zgłoszenie nieprawidłowości. Osobą odpowiedzialną za inwentaryzację w firmie, w tym za potwierdzenie sald, jest kierownik jednostki. To on lub osoba upoważniona do składania oświadczeń woli w imieniu danej firmy jest zobowiązany podpisać potwierdzenie salda. W praktyce potwierdzeniem sald należności często zajmują się działy księgowe. Ustawa o rachunkowości nie zabrania też występowania przez dłużnika z prośbą o potwierdzenie sald, ale nie jest to częsta praktyka.

Potwierdzenie sald to obowiązek wynikający wprost z ustawy o rachunkowości. Należy wysłać je obowiązkowo do wszystkich kontrahentów. Ważne jest, by zadbać o dowód nadania i odbioru przesłanych dokumentów niezależnie od tego, czy dokumenty wysyłamy tradycyjną pocztą, czy e-mailem. Wierzyciel może wysłać potwierdzenie sald w dwóch egzemplarzach: np. odcinek A i odcinek B. Odcinek A pozostaje do własności kontrahenta. Potwierdzenie sald odcinek B wypełnia kontrahent: zamieszcza adnotację o zgodności/niezgodności sald (saldo zgodne/saldo niezgodne) oraz swojego zobowiązania względem jednostki. Dokument należy opatrzeć datą, pieczątką i podpisem upoważnionej osoby  zgodnie z reprezentacją spółki.

Niestety często potwierdzenia sald są podpisywane przez księgowych co skutkuje tym, że nie mają mocy prawnej w przypadku ewentualnych sporów sądowych z wierzycielem np. poprzez uznanie roszczenia przerywającego bieg przedawnienia.

O niezgodnościach informujemy na odcinku B lub dołączamy pismo, w którym wyjaśniamy sytuację. Stosowaną praktyką jest również dołączenie wydruku zestawienia z systemu księgowego. 

Tak więc potwierdzenie salda jest jedną z najważniejszych informacji o poprawności księgowań lub o występujących nieścisłościach.

Nie ma ustawowych wytycznych co do tego, jak powinien wyglądać dokument potwierdzenia sald. Istnieje jednak kilka punktów, które można uznać za obowiązkowe i najczęściej powtarzające się:

Potwierdzenie środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub stanu papierów wartościowych przesyła bank lub odpowiednio biuro maklerskie prowadzące dany rachunek. Potwierdzenie salda należności to specjalny druk – tzw. potwierdzenie salda odcinek A i B. Ustawodawca nie określa jednak standardowego dokumentu. Ze stałych punktów, które zazwyczaj widnieją na potwierdzeniu sald, można wymienić: 

Otrzymane potwierdzenie salda trzeba zweryfikować z danymi więdniejącymi w księgach, a w przypadku wystąpienia różnic – opisać je i wyjaśnić.

Potwierdzenie sald należy zawsze potwierdzić. Ustawa nie przewiduje „milczących” potwierdzeń sald. Nie można tutaj stosować zasady, w której wierzyciel na potwierdzeniu salda zamieści informację, że jeśli w ciągu określonego czasu nie otrzyma potwierdzenia, uzna je za zgodne. Jeśli dłużnik nie potwierdzi sald, zawsze uznaje się je za salda niepotwierdzone. Wszelkie rozbieżności należy również zgłosić wierzycielowi. Dobrą praktyką jest wyjaśnienie, z czego one wynikają. W tym celu możemy np. wydrukować zestawienie z systemu księgowego. 

Potwierdzenia sald można dokonywać na dwa sposoby: w tradycyjnej papierowej wersji oraz mailowo. Trzeba przyznać, że potwierdzenie sald mailem to już częsta praktyka. Dodatkowym zabezpieczeniem wiarygodności w tym przypadku jest opatrzenie wiadomości kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także posługiwanie się e-mailem, który nie będzie budził zastrzeżeń co do tożsamości potwierdzającego. W obu przypadkach należy zadbać o to, by wiadomość z prośbą o potwierdzenie sald dotarła do upoważnionych osób.

Zdarza się, że przesłane potwierdzenie sald nie jest tożsame z naszą dokumentacją. Rozbieżności między saldami mogą mieć różne powody . Najczęściej wynikają z błędnego księgowania, brakujących faktur lub różnych okresów ujęcia faktur w księgach rachunkowych. W przypadku rozbieżności dłużnik tworzy dokument, w którym wyjaśnia zauważone dysproporcje. Jest to podstawa do weryfikacji faktur i płatności. 

Z reguły nie potwierdza się sald zerowych. Jednak, gdy prowadziliśmy wiele transakcji z jednym kontrahentem, a co za tym idzie – wygenerowaliśmy z nim wysokie obroty – warto potwierdzić saldo zerowe. Dzięki temu mamy dowód, że w trakcie inwentaryzacji nie zostały pominięte żadne aktywa.

Potwierdzenie sald to ważny coroczny element związany ze sporządzaniem sprawozdania finansowego. Dobrze zaplanowana i wypełniona procedura kontrolna w zakresie potwierdzenia sald w bezpośrednim stopniu wpływa na poprawność i rzetelność prowadzonych ksiąg. Ustawowy obowiązek potwierdzenia sald to również dodatkowe narzędzie, które wspiera wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć finansowych. To właśnie przez niezgodne potwierdzenia sald najczęściej kontrahenci dowiadują się o nieprawidłowości w ich rozliczaniu. 

Przy wysyłaniu informacji związanej z potwierdzeniem sald należy również zadbać o to, by otrzymać od adresata potwierdzenie otrzymania naszej wiadomości.

Jeśli masz pytania dotyczące potwierdzeń sald, skontaktuj się z naszymi ekspertami.