System zachęt do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w praktyce

Co ciekawe, pierwszy projekt ustawy nie zakładał wprowadzenia do procedury zgłoszeń wewnętrznych (wówczas nazywanej „regulaminem zgłoszeń wewnętrznych”) systemu zachęt. Postanowienia w tym przedmiocie pojawiły się dopiero w drugim projekcie ustawy, wskazując, że: „Procedura wewnętrzna może dodatkowo objąć w szczególności: określenie systemu zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej” [1].

Oznaczało to, że podmioty zobowiązane do wprowadzenia procedury mogły wprowadzić zapisy dotyczące systemu zachęt, ale na zasadzie dobrowolności. Ustawa nie penalizowała braku wprowadzenia tego rozwiązania do procedury wewnętrznej. Dopiero w trzecim projekcie ustawy system zachęt został ustanowiony obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale pod pewnymi warunkami.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa system zachęt do skorzystania z niej, w przypadku gdy:

Ważne jest zatem, by podmiot prawny posiadał takie mechanizmy, które pozwolą mu rozwiązać zgłoszone naruszenie prawa bez udziału podmiotów zewnętrznych, wewnątrz swojej organizacji. Osoba dokonująca zgłoszenia (sygnalista) powinna mieć ponadto pewność, że w stosunku do niej nie będą miały miejsca działania odwetowe i nie zachodzi takie ryzyko. 

Postanowienia te pozostały niezmienione w czwartym, aktualnym projekcie ustawy. 

W żadnym projekcie ustawy ani w uzasadnieniu tych projektów ustawodawca nie zdefiniował, co należy rozumieć pod pojęciem systemu zachęt oraz w jaki sposób podmioty prawne powinny go określić i wprowadzić w swoich organizacjach.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii [3] również nie daje odpowiedzi na to pytanie.

Stanowi, że: „Państwa członkowskie zachęcają do zgłaszania za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń przed dokonaniem zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń w przypadku, gdy naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych” [3a] – ale nie precyzuje jednocześnie sposobu zachęcania.  

Można zatem stwierdzić, że na ten moment to, w jaki sposób będzie wyglądał system zachęt, zależy od danego podmiotu prawnego. W tym zakresie pomocne mogą być już obecne na rynku od wielu lat rozwiązania. W wielu organizacjach funkcjonują już systemy benefitów przyznawanych pracownikom bądź za określone działania (np. pomoc przy wdrożeniu nowego członka zespołu), bądź jako narzędzie zwiększenia atrakcyjności podmiotu prawnego na rynku pracy. Podmioty prawne będą mogły skorzystać już z dostępnych często w swoich organizacjach rozwiązań, co może być dużym ułatwieniem. 

Ponadto, by zachęcić do dokonywania zgłoszeń, podmiot prawny może rozważyć także wprowadzenie uregulowań, które przyczynią się do zapewnienia sygnaliście większego komfortu pracy. Co prawda, osoba dokonująca zgłoszenia może nie obawiać się działań odwetowych, ale taka sytuacja może u niej powodować pewien dyskomfort. Z tego względu może być dla niej ważne, aby nie mieć bezpośredniego kontaktu z osobą lub osobami, których zgłoszenie dotyczy. 

By zachęcić takie osoby, można rozważyć zachętę w postaci np. możliwości przesunięcia sygnalisty do innej pracy na czas z nią uzgodniony, jeśli to zwiększy komfort jej pracy. Ponadto w organizacjach, w których jest to możliwe, jako element systemu zachęt można rozważyć możliwość powierzenia sygnaliście wykonywania pracy zdalnej na czas rozpatrywania zgłoszenia. W przypadku organizacji, w których nie jest to możliwe, można rozważyć udzielenie dodatkowych dni wolnych od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas indywidualnie uzgodniony z sygnalistą (w zależności od rodzaju zgłoszenia i czynności, jakie będą musiały zostać podjęte). 

Takie rozwiązania nie stanowią co prawda gratyfikacji finansowej dla sygnalisty, ale mogą wpływać na jej decyzję co do zgłoszenia naruszenia. Dzięki temu stanowią zachętę, o której mowa w ustawie. 

System zachęt został określony jako obowiązkowy element procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa przewiduje kary grzywny za niewdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych albo za wdrożenie, ale z naruszeniem jej obowiązkowych elementów [4].

Można stwierdzić, że sposób funkcjonowania systemu zachęt zostanie określony przez praktykę bądź zostanie doprecyzowany przez ustawodawcę w kolejnych projektach. Na ten moment wydaje się, że jednym z narzędzi mogą być rozwiązania systemu kafeteryjnego lub możliwość pracy zdalnej albo udzielenie dnia/dni wolnych od pracy.