Gegenüberstellung von Proforma-Rechnung sowie Anzahlungs- und Schlussrechnung

Die Proforma-Rechnung wird häufig zu Angebots- oder Informationszwecken genutzt. Ein solches Dokument zeigt dem Kunden, der sich für das Angebot interessiert, den Wert des Geschäfts und kann auch als Erinnerung an die Zahlungsfrist verwendet werden. Zahlt der Kunde nicht, so muss der Aussteller der Proforma-Rechnung nichts unternehmen - er ist nicht verpflichtet, die Ware zu liefern oder Dienstleistung zu erbringen oder eine Korrektur einer solchen Rechnung auszustellen.

Die Vorschriften präzisieren nicht, zu welchem Zeitpunkt genau eine Proforma-Rechnung ausgestellt werden muss. In der Praxis wird sie jedoch ausgestellt, bevor der Empfänger der Ware oder Dienstleistung die Zahlung vornimmt. Danach kann nur noch eine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt werden.

Im Gegensatz zu einer Proforma-Rechnung wird eine Anzahlungsrechnung in den Handelsbüchern erfasst und führt zur Entstehung der Steuerpflicht - allerdings in der Umsatzsteuer. Der Erhalt einer Zahlung, die Anzahlungscharakter hat (d.h. nicht definitiv und nicht endgültig ist und unter bestimmten Bedingungen erstattet werden kann), auf die Lieferung einer Ware oder auf eine Dienstleistung führt im Allgemeinen nicht zur Entstehung der Körperschaftsteuerpflicht, da gemäß dem Körperschaftsteuergesetz (KStG-PL) vereinnahmte Einzahlungen oder verrechnete Beträge auf Warenlieferungen und Dienstleistungen, die in den nachfolgenden Berichtsperioden erbracht werden, keine Betriebseinnahmen darstellen.

Eine Anzahlungsrechnung muss ausgestellt werden, wenn eine Teilzahlung für die Ware oder Dienstleistung eingegangen ist. Von dieser Regel gibt es jedoch Ausnahmen, die im Umsatzsteuergesetz (UStG-PL) festgelegt sind. 

Eine Anzahlungsrechnung muss nicht ausgestellt werden, wenn sich die Zahlung u. a. auf Folgendes bezieht:

Darüber hinaus besteht (von einigen Ausnahmen abgesehen) keine Pflicht zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung, wenn die Zahlung ganz oder teilweise in demselben Monat eingeht, in dem die Handlungen, für die die Zahlung erhalten wurde, vorgenommen wurden. In diesem Fall sollte die Schlussrechnung jedoch das Datum des Zahlungseingangs enthalten, falls es vom Datum der Rechnungsstellung abweicht.

Auch wenn wir es mit einem von der Umsatzsteuer befreiten Unternehmer zu tun haben, sollten wir keine Anzahlungsrechnung erwarten. Der Erhalt einer Anzahlung hat nur Auswirkungen im Bereich der Umsatzsteuer, somit stellen sog. Nicht-Umsatzsteuerpflichtige einfach keine Anzahlungsrechnungen aus.

Die Anzahlungsrechnung ist spätestens bis zum 15. Tag des Folgemonats nach Erhalt einer Teil- bzw. der vollständigen Zahlung auszustellen. Leistet der Erwerber vor der Warenlieferung oder der Erbringung der Dienstleistung mehrere Anzahlungen, so muss jedes Mal eine Anzahlungsrechnung ausgestellt werden.

Gemäß dem UStG-PL muss die Anzahlungsrechnung folgende Angaben enthalten:

Steuerbetrag = (Wert der erhaltenen Anzahlung x Steuersatz) / (100 + Steuersatz)

Es reicht daher nicht aus, in einer solchen Rechnung kurz anzugeben, dass es sich um eine „Anzahlung auf die Bestellung vom ...“ handelt.

Die Schlussrechnung, die den tatsächlichen Endbetrag des Geschäfts widerspiegelt, wird nach der Warenlieferung oder der Erbringung der Dienstleistung ausgestellt - im Gegensatz zur Proforma-Rechnung, die ausgestellt wird, bevor der Empfänger die Zahlung leistet, und die noch vorläufige, geschätzte Beträge enthalten kann. 

Wie bereits angesprochen - wenn die Anzahlung/Anzahlungen in demselben Monat eingeht/eingehen, in dem der Verkauf getätigt wurde, dann ist es möglich, sofort die Schlussrechnung auszustellen, ohne dass  für die im selben Monat eingegangenen Zahlungen Anzahlungsrechnungen ausgestellt werden müssen.

Die Schlussrechnung dient somit als endgültige Abrechnung des Geschäfts, wenn die gesamte Zahlung nicht durch eine Anzahlungsrechnung gedeckt war. Zu diesem Zweck ist der Wert des gesamten Verkaufsgeschäfts einschließlich des Steuerbetrags um die zuvor gezahlten und durch Anzahlungsrechnungen belegten Beträge zu mindern, wobei auch deren Nummern anzugeben sind.

Jegliche Zweifel hinsichtlich einer Abhängigkeit zwischen Proforma-Rechnung und der Umsatzsteuer wurden durch Erläuterungen des Finanzministers eindeutig ausgeräumt:

Ein als Proforma-Rechnung bezeichnetes Dokument ist kein Buchhaltungsbeleg (...). Die Ausstellung eines solchen Dokuments löst somit keine umsatzsteuerlichen Folgen aus - d.h. sie führt weder zur Pflicht der Entrichtung der in diesem Dokument ausgewiesenen Umsatzsteuer, noch gibt sie dem Geschäftspartner das Recht zum Vorsteuerabzug.

Um diese Wahl treffen zu können, ist es wichtig, sich zu überlegen, auf welcher Etappe sich das Geschäft befindet und was genau belegt werden soll. 

Wenn es darum geht, ein Handelsangebot zu unterbreiten, die Abgabe eines Angebots zu bestätigen oder eine Bestellung zur Bearbeitung anzunehmen, sollte eine Proforma-Rechnung verwendet werden.

Wenn bereits eine Anzahlung oder Vorauszahlung eingegangen ist, obwohl der physische Verkauf noch nicht stattgefunden hat, das Angebot aber generell schon als angenommen gelten kann, sollte nur eine Anzahlungsrechnung ausgestellt werden.

Von der Möglichkeit der Wahl eines dieser Dokumente kann nur vor dem Eingang einer Anzahlung gesprochen werden, da es zulässig ist, eine Anzahlungsrechnung sogar bis zu 60 Tage vor Zahlungseingang auszustellen. In einem solchen Fall hat weder die Ausstellung einer Proforma-Rechnung noch einer Anzahlungsrechnung Einfluss auf die Entstehung der Umsatzsteuerpflicht. Außerdem ist beiden Dokumenten gemeinsam, dass sie aufseiten des Erwerbers nicht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs auslösen. Ein Steuerpflichtiger, der eine Anzahlungsrechnung erhalten hat, aber die fällige Anzahlung noch nicht geleistet hat, hat auch nicht das Recht auf Abzug der in einer solchen Rechnung ausgewiesenen Vorsteuer. 

U.E. hängt viel davon ab, wie weit die Absprachen mit dem Geschäftspartner fortgeschritten sind. Wenn man mit hoher Wahrscheinlichkeit davon ausgehen kann, dass in naher Zukunft eine Anzahlung auf die Warenlieferung oder auf die Erbringung einer Dienstleistung eingehen wird, kann eine Anzahlungsrechnung ausgestellt werden. 

Wenn hingegen in der jeweiligen Etappe der Absprachen mit dem Kunden nicht vorhersehbar ist, ob das Angebot angenommen und damit die Zahlung geleistet werden wird, ist es besser, zunächst eine Proforma-Rechnung auszustellen und erst nach Zahlungseingang eine Anzahlungsrechnung über die Ausführung des Auftrags auszustellen.

Die Proforma-Rechnung, die Anzahlungsrechnung und die Schlussrechnung sind drei verschiedene Dokumente, die im Geschäftsverkehr verwendet werden. 

Die Proforma-Rechnung hat Informations- oder Angebotsfunktion und hat weder buchhalterische noch steuerliche Folgen. Sie wird vor der Vornahme der Zahlung ausgestellt und verpflichtet den Kunden nicht zur Zahlung. 

Im Gegensatz zu einer Proforma-Rechnung soll eine Anzahlungsrechnung den Eingang eines Teils der Zahlung belegen und führt meistens zur Entstehung der Umsatzsteuerpflicht. Sie muss immer dann ausgestellt werden, wenn eine Anzahlung eingegangen ist, es sei denn, das Geschäft fällt unter eine in den Vorschriften genannte Ausnahme.

Die Schlussrechnung wird nach der Warenlieferung oder nach der Erbringung der Dienstleistung ausgestellt und enthält Angaben zu etwaigen früheren Anzahlungsrechnungen. Die Wahl zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Anzahlungsrechnung hängt von der Etappe des Geschäfts ab - wenn ein Angebot erst unterbreitet wird, ist es besser, eine Proforma-Rechnung zu verwenden; eine Anzahlungsrechnung ist auszustellen, wenn eine Anzahlung eingegangen ist. Beachtenswert ist, dass eine Proforma-Rechnung nicht zur Entstehung der Steuerpflicht führt und eine Anzahlungsrechnung auch vor Zahlungseingang ausgestellt werden kann.