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Einzige Anlaufstelle für die Mehrwertsteuer – was ist das, wen betrifft sie und wann findet sie Anwendung?

Dorota Walerjan

24. Juni 2025

Unternehmer, die möglichst viele Abnehmer erreichen wollen, entscheiden sich oft, ihre Waren und Dienstleistungen auch in anderen EU-Mitgliedstaaten zu verkaufen. Auch wenn diese Vorgehensweise messbare wirtschaftliche Vorteile bringen kann, zieht sie gleichzeitig zusätzliche steuerliche Fragen nach sich, die zu berücksichtigen sind.

Am 1. Juli 2021 trat das E-Commerce-Paket in Kraft, und mit ihm die Regelung für die einzige Anlaufstelle für die Mehrwertsteuer (engl. One Stop Shop, Abk. OSS), die eine Vereinfachung für international agierende Unternehmen darstellen soll.

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist die OSS-Regelung?
Wen betrifft die OSS-Regelung?
Das Wesen der OSS-Regelung
Vorteile der OSS-Regelung Lohnt es sich, sie in Anspruch zu nehmen?
Wie sieht die Registrierung für die OSS-Regelung aus?
Unterliegen B2B-Geschäfte der OSS-Regelung?
Wie wird die Steuer im Rahmen der OSS-Regelung abgerechnet?

Was ist die OSS-Regelung?

Bei der OSS-Regelung handelt es sich um ein Verfahren zur Abrechnung der Umsatzsteuer, das die MOSS-Regelung (engl. mini One Stop Shop, kleine einzige Anlaufstelle) ersetzt. Mit seiner Hilfe kann der Verkauf von Waren und Dienstleistungen im Internet zugunsten von Verbrauchern (d.h. natürlichen Personen, die den Erwerb nicht im Rahmen einer Gewerbetätigkeit durchführen) aus anderen Mitgliedstaaten einfacher abgerechnet werden. Diese Abrechnung erfolgt im Rahmen einer Sammelerklärung.

Die Einführung der OSS-Regelung (anstelle der MOSS-Regelung) hat die Schwellen des Online-Verkaufs in EU-Mitgliedsstaaten geändert. Anstatt von individuellen Schwellen für einzelne Staaten wurde eine EU-weit gültige Lieferschwelle von 10.000 Euro (netto) für den Umsatz im Kalenderjahr festgesetzt. Grundsätzlich müssen sich Unternehmen, die Online-Verkäufe in andere EU-Staaten tätigen und diese Schwelle überschreiten, in den Zielstaaten umsatzsteuerlich registrieren lassen. Sie müssen außerdem im Land des Erwerbers MwSt-Erklärungen einreichen. Ein Verkauf unterhalb dieser Schwelle kann wiederum genauso abgerechnet werden wie Inlandsverkäufe.

Dank der OSS-Regelung können Verkäufer die Mehrwertsteuer im Rahmen einer einzigen Erklärung abrechnen, die sie in ihrem Staat einreichen – unabhängig davon, in wie vielen Mitgliedstaaten sie ihre Ware verkaufen. In Polen wird diese Erklärung beim Zweiten Finanzamt Warszawa-Śródmieście eingereicht.

Wen betrifft die OSS-Regelung?

Die OSS-Regelung betrifft Verkäufer – Mehrwertsteuerpflichtige, darunter auch Unternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind. Es handelt sich dabei um eine Erweiterung der MOSS-Regelung, die jedoch die Möglichkeit der Vereinfachung der Abrechnung der Mehrwertsteuer auf Unternehmer beschränkte, die Telekommunikations-, Versendungs- oder elektronische Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union erbrachten.

Die OSS-Regelung können Online -Verkäufer in Anspruch nehmen, die ihre Waren oder Dienstleistungen Verbrauchern in anderen EU-Mitgliedstaaten anbieten (B2C).

Das Wesen der OSS-Regelung

Die OSS-Regelung ermöglicht es, eine quartalsweise Steuererklärung elektronisch abzugeben und die Mehrwertsteuer auf Geschäfte mit Verbrauchern aus der ganzen EU einmalig abzuführen. Die Verbraucher, die diese Regelung anwenden, müssen den Verkauf jedoch gemäß dem im Mitgliedstaat des Erwerbers geltenden Steuersatz besteuern.

Die Registrierung für die OSS-Regelung ist freiwillig. Der Verkäufer kann sich entweder dafür oder für die Mehrwertsteuer in jedem EU-Mitgliedstaat, in dem er Verkäufe tätigt, registrieren lassen.

Nach der Registrierung für die OSS-Regelung müssen alle Geschäfte mit Verbrauchern aus EU-Mitgliedstaaten gemäß dieser Regelung abgerechnet werden.

Auch Dienstleister außerhalb der EU, die in der EU keine feste Niederlassung haben, können die OSS-Regelung i.Z.m. dem Verkauf von Dienstleistungen an Verbraucher aus der EU in Anspruch nehmen. In solchen Fällen findet die Nicht-EU-Regelung Anwendung.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die MOSS-Regelung, im Gegensatz zur OSS-Regelung, nur auf Verkäufer aus EU-Mitgliedstaaten Anwendung fand.

Vorteile der OSS-Regelung Lohnt es sich, sie in Anspruch zu nehmen?

In der Begründung des Gesetzes, dass das umsatzsteuerliche E-Commerce-Paket einführt, wird angeführt, dass es Ziel und Zweck der OSS-Regelung (ähnlich wie der MOSS-Regelung) ist, Steuerpflichtigen, die an Verbraucher in der EU Waren liefern oder für sie Dienstleistungen erbringen, die Erfüllung ihrer umsatzsteuerlichen Pflichten zu vereinfachen. Es scheint, dass die OSS-Regelung dieses Ziel erreicht, da die Registrierung dafür folgende Vorteile mit sich bringt:

einfachere Abrechnungen – Dank der OSS-Regelung können Unternehmer die Mehrwertsteuer aus grenzüberschreitenden Geschäften in einem Mitgliedstaat erklären und abrechnen;
mehrere Registrierungen sind nicht notwendig – Unternehmer müssen sich nicht in jedem EU-Mitgliedstaat, in dem sie Verkäufe tätigen, registrieren lassen und können eine Registrierung im Rahmen der OSS-Regelung in Anspruch nehmen;
niedrigeres Risiko, einen Fehler in der Umsatzsteuerabrechnung zu begehen.

Wie sieht die Registrierung für die OSS-Regelung aus?

Um Abrechnungen im Rahmen der OSS-Regelung vornehmen zu können, ist es notwendig, sich dafür registrieren zu lassen. Die Registrierung ist freiwillig und hängt von der Entscheidung des Verkäufers ab.

Die Registrierung erfolgt im Mitgliedstaat der Identifizierung, d.h. dort, wo der Unternehmer ansässig ist. Um sich in Polen für die EU-Regelung registrieren zu lassen, muss man den Antrag VIU-R „Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT” [Meldung bez. des EU-Sonderverfahrens zur Abrechnung der USt] ausfüllen und elektronisch, mithilfe des Systems e-Deklaracje, beim Leiter des Zweiten Finanzamtes Warszawa-Śródmieście einreichen. Die Registrierung für die Zwecke der Nicht-EU-Regelung erfolgt hingegen durch Vorlage des Antrags VIN-R. Damit diese Formulare wirksam eingereicht werden können, ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig.

Grundsätzlich wird die Registrierung zum ersten Tag des Kalenderquartals nach dem Quartal wirksam, in dem der Steuerpflichtige die Registrierungsmeldung eingereicht hat – es sei denn der Steuerpflichtige hat die Dienstleistungserbringung oder Warenlieferung vor diesem Datum aufgenommen. In einem solchen Fall gilt die Abrechnung des Verkaufs im Rahmen der EU-Regelung ab dem ersten Tag der Tätigung von Verkäufen – vorausgesetzt, dass der Steuerpflichtige bis zum 10. des Monats nach dem Monat, in dem der erste Verkauf erfolgte, dem Leiter des Zweiten Finanzamtes Warszawa-Śródmieście die Aufnahme der Tätigkeit im Rahmen der EU-Regelung gemeldet hat.

Unterliegen B2B-Geschäfte der OSS-Regelung?

Die Abrechnung im Rahmen der OSS-Regelung steht nur denjenigen Unternehmern zu, die ihre Waren und Dienstleistungen an Verbraucher verkaufen, d.h. an natürliche Personen, die ihre Einkäufe außerhalb ihrer Gewerbetätigkeit tätigen (B2C). Mit anderen Worten: B2B-Geschäfte unterliegen nicht der OSS-Regelung.

Wie wird die Steuer im Rahmen der OSS-Regelung abgerechnet?

Steuerpflichtige, die durch den Leiter des Zweiten Finanzamtes Warszawa-Śródmieście für die Zwecke der EU-Regelung identifiziert sind, müssen bei dieser Behörde mithilfe des Systems e-Deklaracje die Umsatzsteuererklärungen einreichen, in denen die geleisteten Dienstleistungen, Innergemeinschaftliche Fernverkäufe bzw. qualifizierte inländische Lieferungen abgerechnet werden (diese Leistungen werden durch die Betreiber der elektronischen Schnittstellen, die als fiktive Lieferer gelten, einfacher gemacht).

Mehrwertsteuererklärungen werden für Quartalzeiträume bis Ende des Monats nach jedem weiteren Quartal eingereicht, unabhängig davon, ob in dem betreffenden Quartal grenzüberschreitende B2C-Geschäfte getätigt wurden.

Im Rahmen der OSS-Regelung kann nur eine Erklärung für jeden Abrechnungszeitraum eingereicht werden. Sofern nach Vorlage der Mehrwertsteuererklärung noch Änderungen in dieser Erklärung notwendig sind, können sie in den darauffolgenden Erklärungen, innerhalb der nächsten 3 Jahre nach Ablauf der Frist für die Einreichung der ursprünglichen Erklärung, vorgenommen werden.

Der Steuerpflichtige zahlt bis Ende des Monats nach jedem weiteren Quartal den vollständigen Betrag der Umsatzsteuer, die sich aus der Mehrwertsteuererklärung ergibt, auf das Bankkonto des Zweiten Finanzamtes Warszawa-Śródmieście ein. Die Zahlung muss in EUR erfolgen. Anschließend teilt die Behörde die Zahlung zwischen den Mitgliedstaaten des Verbrauchs auf.

Bei Tätigung der Zahlung ist die Referenznummer der Mehrwertsteuererklärung (UNR), auf die sich die Zahlung bezieht, anzugeben. Wird sie nicht angegeben, kann die Aufteilung nicht durchgeführt werden und die Einzahlung kann nicht an die Mitgliedstaaten des Verbrauchs überwiesen werden. Als Folge erhält der Steuerpflichtige die Zahlung erstattet, was zu Rückständen führen kann, die der Steuerpflichtige direkt mit den Mitgliedstaaten des Verbrauchs abrechnen muss. Die gleichen Folgen kann eine Zahlung nach Ablauf der diesbezüglichen Frist nach sich ziehen.

Eventuelle Überzahlungen der Steuer werden durch den Leiter des Zweiten Finanzamtes Warszawa-Śródmieście bzw. durch die Finanzverwaltung des Mitgliedstaates des Verbrauchs abgerechnet – je nachdem, aus welchem Grund und wann es zu dem Überschuss gekommen ist.

Im Rahmen der OSS-Regelung muss der Steuerpflichtige eine Aufzeichnung über die unter das Verfahren fallenden Geschäfte führen. Diese Aufzeichnung ist nach Ende des Jahres, in dem das Geschäft durchgeführt wurde, 10 Jahre lang aufzubewahren.

Haben Sie Fragen zur OSS-Regelung? Bitte setzen Sie sich mit unseren Experten in Verbindung – gerne werden wir alle Zweifel klären und bei einer zügigen Abwicklung des Verfahrens helfen.