Landesweites E-Rechnungssystem – obligatorisch ab Juli 2024

Am 9. Mai 2023 hat der Ministerrat einen Gesetzentwurf über die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems (poln. KSeF) angenommen. 

KSeF ist ein Tool, mit dem strukturierte Rechnungen erstellt und bereitgestellt werden können. Gegenwärtig ist die Ausstellung strukturierter Rechnungen (E-Rechnungen) im Landesweiten E-Rechnungssystem freiwillig und den bisherigen Formen der Rechnungsstellung – in elektronischer Form und in Papierform – gleichgestellt. Ab dem 1. Juli 2024 wird die Verwendung der E-Rechnungen für aktive Umsatzsteuerpflichtige obligatorisch. Die Steuerpflichtigen, die subjekt- oder objektbezogen von der Steuer befreit sind, haben sechs Monate mehr Zeit, um sich auf die Änderungen vorzubereiten. Für sie gilt die Pflicht zur Nutzung von KSeF ab Anfang Januar 2025. Gemäß dem Gesetzentwurf gilt die Pflicht zur Anwendung von KSeF für alle Unternehmen mit Sitz in Polen und für ausländische Unternehmen mit fester Niederlassung in Polen. 

In den ersten sechs Monaten des KSeF werden keine Strafen für die Nichtverwendung des KSeF auferlegt. Erst ab dem 1. Januar 2025 kann die Steuerbehörde die Steuerpflichtigen bestrafen. Die Höhe der Geldstrafen wird von der Schwere des Verstoßes abhängen. Grundsätzlich kann die Steuerbehörde eine Strafe in Höhe von bis zu 100% des auf einer außerhalb des KSeF ausgestellten Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags verhängen, und im Falle einer Rechnung ohne ausgewiesene Steuer - in Höhe von 18,7% des geschuldeten Gesamtbetrags. Die Steuerbehörde kann eine Strafe gegen einen Steuerpflichtigen verhängen, der: 

Der Gesetzentwurf sieht auch Lösungen für den Fall eines Systemausfalls vor. Im Falle eines dem Steuerpflichtigen zuzurechnenden Ausfalls ist er verpflichtet, eine strukturierte Rechnung gemäß der Vorlage im Offline-Modus auszustellen, sie dem Erwerber auf eine mit diesem vereinbarte Weise zu übersenden und sie anschließend spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Ausstellungsdatum in das System hochzuladen. Bei einem Systemausfall kann der Unternehmer, wie in der Mitteilung angegeben, die strukturierte Rechnung im Offline-Modus ausstellen und sie dann innerhalb von 7 Tagen nach Beendigung des Ausfalls in das System hochladen. 

Von dem KSeF ausgeschlossen werden hauptsächlich Rechnungen im Verbraucherhandel (B2C) und Tickets, die die Funktion einer Rechnung erfüllen (einschließlich Quittungen auf mautpflichtigen Autobahnen). Aus dem KSeF werden ausgeschlossen: 

Optional ist die Anwendung von KSeF bei Rechnungen an Pauschallandwirte (VAT RR) und Korrekturrechnungen an Pauschallandwirte (VAT RR). Ab dem 1. Januar 2025 wird die Möglichkeit abgeschafft, die Rechnungen unter Verwendung von Registrierkassen auszustellen. Steuerpflichtige, die die Verkaufsaufzeichnungen mit Hilfe solcher Registrierkassen führen, werden verpflichtet sein, dem Erwerber einen Kassenbon auszustellen, und die Rechnungen werden über das KSeF-System ausgestellt.

Die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems stellt eine Revolution im polnischen Rechnungssystem dar. Die ordnungsgemäße Umsetzung des Systems ist eine technische, organisatorische und finanzielle Herausforderung. KSeF wird die Unternehmer dazu zwingen, ihre Buchhaltungssysteme an die neue Realität anzupassen. Der Abwicklungsprozess erfordert technologisch und organisatorisch das Engagement vieler Personen und Teams sowie einen erheblichen finanziellen Aufwand. Die Unternehmer werden sich vergewissern müssen, dass die Software-Lieferanten in der Lage sind, alle Änderungen, die sich aus den neuen Pflichten ergeben, rechtzeitig umzusetzen. Zusätzlich werden die Unternehmer interne Verfahren entwickeln müssen, u.a. zur Überprüfung von Rechnungen und zur Überwachung des Umlaufs von Belegen sowie der Zustellungsweise von Rechnungen an Geschäftspartner, die nicht verpflichtet sind, das Landesweite E-Rechnungssystem anzuwenden. Daher lohnt es sich, die verbleibende Zeit für die Einführung geeigneter Lösungen zu nutzen. 

Sollten Sie schon jetzt zusätzliche Informationen oder Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems benötigen, so stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.