Neues Register der Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts

Łukasz Napiórkowski

22. Oktober 2021

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English version below

Am 31. Oktober 2021 wird das neue Register der Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts eingeführt. Diese Pflicht ist insbesondere für sog. Shared Services Center von Bedeutung, die auch zur Eintragung in das neu eingerichtete Register verpflichtet sein können.

Meldepflichtige Unternehmen

Meldepflichtig sind Unternehmen, die folgende Dienstleistungen erbringen:

1. Errichtung einer juristischen Person oder einer nicht rechtsfähigen Organisationseinheit;
2. Ausübung der Funktion des Geschäftsführers/Vorstandsmitglieds oder die Ermöglichung der Ausübung dieser oder einer ähnlichen Funktion bei einer juristischen Person oder einer nicht rechtsfähigen Organisationseinheit durch eine andere Person;
3. Bereitstellung von Sitz, Geschäftsanschrift oder Korrespondenzanschrift und von sonstigen ähnlichen Dienstleistungen für eine juristische Person oder eine nicht rechtsfähige Organisationseinheit;
4. Handeln als Treuhänder eines Trusts, der durch ein Rechtsgeschäft entstand, oder Schaffung der Möglichkeit für eine andere Person, in dieser Eigenschaft zu handeln;
5. Handeln als Person, die Rechte aus Aktien oder Anteilen zu Gunsten eines anderen Unternehmens ausübt, bei dem es sich nicht um eine Gesellschaft handelt, die auf einem regulierten Markt notiert ist, der den Offenlegungspflichten gemäß EU-Recht oder gleichwertigen internationalen Standards unterliegt, oder Schaffung der Möglichkeit für eine andere Person, in dieser Eigenschaft zu handeln.

Oft werden diese Tätigkeiten von Shared Service Centern für Gesellschaften einer Kapitalgruppe ausgeübt.

Fristen und Pflichten

Die Frist für die Anpassung der Tätigkeit beträgt 6 Monate ab dem Inkrafttreten der Novelle d.h. ab dem 31. Oktober 2021.

Unternehmen, die bisher eine Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts ausgeübt haben, sind verpflichtet:

• ihre Tätigkeit an die neuen Anforderungen anzupassen (keine Vorstrafen wegen der im Gesetz genannten Straftaten und Dokumentation der entsprechenden Erfahrung im Hinblick auf diese Tätigkeit),
• sich in das Register der Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts eintragen zu lassen.

Neu gegründete Unternehmen, die eine reglementierte Gewerbetätigkeit ausüben, werden erst nach der Eintragung in das betreffende Register berechtigt sein, ihre Gewerbetätigkeit aufzunehmen.

Eintragungsform und Sanktion für fehlende Eintragung

Der Antrag auf Eintragung in das Register der Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts ist elektronisch zu stellen. Bei Ausübung einer Tätigkeit für Gesellschaften oder Trusts ohne Eintragung in das betreffende Register wird eine Geldstrafe von bis zu 100.000 PLN verhängt.

Die Experten von Rödl & Partner stehen Ihnen bei der Registrierung sowie bei der Erfüllung sonstiger, individuell festgelegter formaler Anforderungen, die sich aus dem Gesetz ergeben, gerne unterstützend zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

New register for trust and company service providers (TCSPs)

A new register for trust and company service providers will be launched on 31 October 2021. It is particularly relevant for entities acting as shared service centres, which may also need to be entered in the newly established register.

Which entities are subject to registration?

The registration obligation applies to entities that:

1. form legal persons or organisational units that do not have legal personality;
2. perform a management board member function or enable another person to perform such or similar function in legal persons or organisational units that do not have legal personality;
3. provide a registered office, a business address or an address for service and other similar services to legal persons or organisational units that do not have legal personality;
4. perform a function of a trustee appointed as a result of a legal transaction or enable another person to perform such a function;
5. act or enable another person to act as a person who exercises the rights attached to shares for an entity other than a company listed on a regulated market subject to the disclosure requirements under EU laws or equivalent international standards.

Such services are often performed by an SSC (shared services centre) for group companies.

Deadlines and obligations

The deadline for adjusting activities is 6 months after the amendment becomes effective, i.e. from 31 October 2021.

Entities that currently carry out TCSP activities must:

• adjust their activities to the new requirements (i.e. no criminal record for offences listed in the statute and documented relevant experience in such activities),
• make an entry in the trust and company service provider register.

Newly established entities involved in regulated activities will be able to start their operations only after being entered in the said register.

Form of registration and penalty for non-registration

An application for entry in the trust and company service provider register must be submitted in electronic form. Undertaking TCSP activities without an entry in the relevant register is subject to a fine of up to 100,000 zloty.

Rödl & Partner experts will be glad to assist you with registration as well as with other statutory formal requirements to be determined on a case-by-case basis. You are welcome to contact us.