Worin die Saldenbestätigung besteht und wie sie durchzuführen ist

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 Die Bestätigung der Salden, d.h. der zu zahlenden Beträge, ist eine Art Bescheinigung, auf deren Grundlage die Vollständigkeit der Belege und der im betreffenden Jahr abgeschlossenen Geschäfte festgestellt werden kann. Es handelt sich um einen detaillierten Bericht, in dem die Unterschiede zwischen dem Sachverhalt und dem Inhalt der Bücher ersichtlich werden. Die Saldenbestätigung bildet die grundlegende Form der Inventur, die jedes Unternehmen einmal im Jahr durchführen muss. Sie ermöglicht es, den Stand der Aktiva und den Wert des Unternehmensvermögens genau festzustellen, sowie die Chancen für die Tilgung einer Schuld und die finanzielle Entlastung des Gläubigers zu erhöhen. Zwar garantiert sie nicht, dass die Forderungen beglichen werden, aber der Schuldner erkennt diese im Wege der Bestätigung an. Die Saldenbestätigung fördert die Sicherheit und die ordnungsmäßige Führung der Finanzdokumentation.

Die Saldenbestätigung wird in Polen durch das Rechnungslegungsgesetz geregelt [1]. Dieses beschreibt im Detail, was bei der Inventur aufzunehmen ist [1a]. Nach dem Gesetz umfasst die Inventur durch Saldenbestätigung Folgendes:

Entgegen der herrschenden Überzeugung ist die Saldenbestätigung mehr als nur eine Bestätigung des Forderungssaldos. 

Gemäß dem Gesetz findet die Methode der Saldenbestätigung auf Folgendes keine Anwendung:

Das Gesetz regelt auch die diesbezüglichen Fristen. Inventuren sind einmal im Jahr durchzuführen. Dabei darf die Inventur nicht früher als drei Monate vor Ende des Geschäftsjahres begonnen und muss bis zum 15. des folgenden Geschäftsjahres abgeschlossen werden, d.h. sie ist zwischen dem 1. Oktober und dem 15. Januar durchzuführen. 

Jeder Unternehmer, der Handelsbücher führt, ist zur Saldenbestätigung verpflichtet. Die Initiative liegt jeweils aufseiten des Gläubigers (des Unternehmens, dem die Forderung zusteht). Die Rolle des Schuldners ist es, die Salden zu bestätigen und Unregelmäßigkeiten zu melden. Für die Inventur, darunter die Saldenbestätigung im Unternehmen, ist der Geschäftsleiter verantwortlich. Er oder die zur Abgabe von Willenserklärungen im Namen des Unternehmens befugte Person sind verpflichtet, die Saldenbestätigung zu unterzeichnen. In der Praxis obliegt die Saldenbestätigung oft der Buchhaltungsabteilung . Das Rechnungslegungsgesetz verbietet es auch nicht dem Schuldner, eine Saldenbestätigung anzufordern, aber dies ist keine gängige Praxis.

Die Pflicht zur Saldenbestätigung ergibt sich direkt aus dem Rechnungslegungsgesetz. Sie muss obligatorisch an alle Geschäftspartner versendet werden. Dabei ist die Bestätigung der Versendung und des Empfangs der Dokumente wichtig, unabhängig davon, ob dies per traditioneller Post oder E-Mail erfolgt. Der Gläubiger kann die Saldenbestätigung in zwei Ausfertigungen versenden, z.B. Abschnitt A und Abschnitt B. Abschnitt A bleibt beim Geschäftspartner. Abschnitt B wird durch den Geschäftspartner ausgefüllt – er verzeichnet, ob der Saldo übereinstimmt oder nicht (Saldo stimmt/Saldo stimmt nicht) und wie hoch seine Verbindlichkeit gegenüber dem Unternehmen ist. Das Dokument ist mit Datum und Stempel zu versehen und durch die zur Vertretung der Gesellschaft berechtigte Person zu unterzeichnen.

Leider werden Saldenbestätigungen oft von Buchhaltern unterzeichnet, wodurch sie bei eventuellen Gerichtsverfahren mit dem Gläubiger keine Rechtskraft entfalten, z.B. wenn ein Anspruch, der die Verjährung unterbricht, anerkannt wird.

Die Nichtübereinstimmung teilen wir in Abschnitt B mit oder wir erläutern sie in einem Begleitschreiben. Gängige Praxis ist es auch, einen Ausdruck aus dem Buchhaltungssystem beizulegen. 

Somit ist die Saldenbestätigung eine der wichtigsten Informationen über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. über eine bestehende Nichtübereinstimmung.

Der Gesetzesgeber hat keine Richtlinien vorgesehen, die sich auf den Inhalt der Saldenbestätigung bezögen. Es gibt jedoch mehrere Punkte, die als obligatorisch und am häufigsten wiederkehrend angesehen werden können:

Die Bestätigung der Bankguthaben oder des Standes der Wertpapiere übersendet die Bank oder entsprechend der Skontoführer, der das betreffende Konto führt. Die Bestätigung des Forderungssaldos ist ein spezieller Vordruck und wird als Saldenbestätigung Abschnitt A und B bezeichnet. Der Gesetzgeber hat jedoch kein standardisiertes Dokument vorgesehen. Auf Saldenbestätigungen befinden sich normalerweise: 

Die erhaltene Saldenbestätigung muss mit den Daten in den Handelsbüchern verglichen werden. Eventuelle Diskrepanzen sind zu beschreiben und zu erläutern.

Die Saldenbestätigung ist jeweils zu bestätigen. Das Gesetz sieht keine „stillen“ Saldenbestätigungen vor. Der Grundsatz, nach dem der Gläubiger auf der Saldenbestätigung vermerkt, dass er sie als ordnungsgemäß ansieht, wenn die Bestätigung bei ihm nicht innerhalb einer bestimmten Frist eingeht, kann hier nicht angewandt werden. Bestätigt der Schuldner die Salden nicht, so werden sie für nicht bestätigt erkannt. Dem Gläubiger sind auch sämtliche Diskrepanzen mitzuteilen. Eine gute Praxis ist es, zu erläutern, woher diese kommen. Dazu können wir z.B. die Aufstellung aus dem Buchhaltungssystem ausdrucken. 

Die Salden können auf zweierlei Art und Weise bestätigt werden: traditionell in Papierform oder per E-Mail. Die Saldenbestätigung per E-Mail kommt immer häufiger vor. Die Glaubwürdigkeit kann dabei zusätzlich mithilfe der qualifizierten elektronischen Signatur sowie durch die Verwendung einer E-Mail-Adresse, die die Identität des Bestätigenden nicht in Frage stellt, abgesichert werden. In beiden Fällen ist dafür Sorge zu tragen, dass die Nachricht mit der Bitte um Bestätigung bei den berechtigten Personen eingeht.

Es kann sein, dass die übersandte Saldenbestätigung mit unserer Dokumentation nicht übereinstimmt. Die Abweichungen zwischen den Salden können aus verschiedenen Gründen herrühren. Meistens sind sie auf fehlerhafte Buchungen, fehlende Rechnungen oder verschiedene Erfassungszeiträume der Rechnungen in den Handelsbüchern zurückzuführen. Bei Abweichungen erstellt der Schuldner ein Dokument, in dem er diese erläutert. Auf dieser Grundlage können die Rechnungen und Zahlungen überprüft werden. 

Gewöhnlich werden Nullsalden nicht bestätigt. Aber bei vielen Geschäften und somit hohen Umsätzen mit einem Geschäftspartner lohnt es sich, den Nullsaldo zu bestätigen. Er weist nach, dass während der Inventur keine Aktiva unberücksichtigt blieben.

Die Saldenbestätigung spielt bei der Erstellung des Jahresabschlusses eine bedeutende Rolle. Ein gut geplantes und durchgeführtes Kontrollverfahren bei der Saldenbestätigung hat unmittelbaren Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und ihre zuverlässige Führung. Zudem fördert die gesetzliche Pflicht zur Saldenbestätigung die Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und finanziellen Missbräuchen. Geschäftspartner erfahren meist aus nicht übereinstimmenden Saldenbestätigungen, dass die Abrechnungen nicht ordnungsgemäß geführt werden. 

Bei der Versendung von Informationen i.Z.m. der Saldenbestätigung ist auch auf die Empfangsbestätigung unserer Nachricht durch den Empfänger zu achten.

Für Rückfragen zum Thema Saldenbestätigung stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.