Gesetzliche Inventur des Vermögens eines Unternehmens – Durchführung

Inhaltsverzeichnis

1. Gesetzliche Inventur des Vermögens

2. Rechnungslegungsgesetz und gesetzliche Inventur

3. Arten und Methoden der gesetzlichen Inventur

4. Art und Weise der Durchführung der gesetzlichen Inventur

5. Dauer der gesetzlichen Inventur und Zeitpunkt, bis zu dem sie durchgeführt werden muss

6. Gesetzliche Inventur und freiwillige Inventur – Unterschiede

7. Durchführung der gesetzlichen Inventur durch ein externes Unternehmen

Die regelmäßige Ermittlung des tatsächlichen Bestandes an Aktiva und Passiva durch die gesetzliche Inventur ermöglicht es, die Vermögensverwaltung zu verbessern und bei Abweichungen rechtzeitig Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. Die in Art. 2 Abs. 1 des Rechnungslegungsgesetzes genannten Unternehmen sind zur Durchführung der gesetzlichen Inventur verpflichtet. Es sind Tätigkeiten, die es erlauben, das tatsächliche Vermögen des Unternehmens zu ermitteln und qualitativ zu bewerten. Die gesetzliche Inventur ist außerdem zum Tag der Beendigung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens oder zu dem Tag, der der Eröffnung des Liquidations- oder Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Unternehmens vorausgeht, durchzuführen. Die körperliche Bestandsaufnahme ist auch für die ordnungsgemäße Erstellung des Jahresabschlusses und die Ermittlung des Ergebnisses ausschlaggebend. Das Resultat einer ordnungsgemäß durchgeführten gesetzlichen Inventur ist die Einholung von Informationen für die Entscheidungsfindung sowie für die Bewertung bestehender und die Einführung neuer Methoden zur Verbesserung von Abläufen.

Die Durchführung der gesetzlichen Inventur ist eine obligatorische Aufgabe für Unternehmen. Die Frist und die Häufigkeit der gesetzlichen Inventur sind im Rechnungslegungsgesetz (nachfolgend: RLG-PL) genannt. Der Gesetzgeber erwähnt Vermögensgegenstände, die unter die gesetzliche Inventur fallen, sowie die Methoden zu deren Durchführung: körperliche Bestandsaufnahme und Abgleich der Angaben in den Handelsbüchern mit entsprechenden Buchungsbelegen. Für die Nichterfüllung der gesetzlichen Inventurpflichten können gemäß Art. 77 RLG-PL eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder beide Strafen gleichzeitig verhängt werden.

Je nach Art der Vermögensgegenstände gibt es drei Möglichkeiten, eine gesetzliche Inventur durchzuführen.

Die körperliche Bestandsaufnahme ist für folgende Vermögensgegenstände bestimmt:

d. h. für diese Gegenstände, die gezählt, gemessen oder gewogen werden können.

Die Saldenbestätigungen werden für finanzielle Vermögenswerte, die auf Bankkonten deponiert oder von anderen Unternehmen aufbewahrt werden, darunter Wertrechte, Forderungen (darunter Ausleihungen, vorbehaltlich von strittigen und zweifelhaften Forderungen) sowie eigene Vermögenswerte, die Geschäftspartnern überlassen wurden.

Diese Art der gesetzlichen Inventur findet Anwendung auf:

Eine Inventur wird in der Regel als vom Gesetzgeber auferlegte, zeitaufwändige Aufgabe betrachtet, aber eine gute Planung der Tätigkeiten trägt zu einer reibungslosen Durchführung der gesetzlichen Inventur bei. Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist es sinnvoll, die gesetzliche Inventur in einzelne Etappen zu unterteilen: Vorbereitung, körperliche Bestandsaufnahme, Abrechnung und Maßnahmen nach der gesetzlichen Inventur.

Für die Durchführung einer gesetzlichen Inventur haftet der Geschäftsleiter, der die Mitglieder der Inventurkommission bestellt und den Vorsitzenden der Kommission ernennt. Durch schriftliche Anordnung legt er auch die Termine, die Dauer, die Bereiche und die Methoden der gesetzlichen Inventur fest und sorgt für die Schulung und Unterweisung der mit der gesetzlichen Inventur betrauten Personen. Ist der Jahresabschluss eines Unternehmens prüfungspflichtig, so teilt der Geschäftsleiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Termine der gesetzlichen Inventur mit, damit der Abschlussprüfer sie beobachten kann.

Die Inventurkommission bereitet die Aufnahmeblätter und die erforderlichen Messwerkzeuge vor. Falls notwendig, stellt sie Schutzkleidung bereit. Eine gute Praxis ist es auch, die Belege vor der gesetzlichen Inventur zu ordnen. 

Der Vorsitzende der Inventurkommission beaufsichtigt die termingerechte Durchführung der gesetzlichen Inventur und deren ordnungsgemäßen Verlauf. Sämtliche Zugänge und Abgänge sowie der Produktionsprozess müssen für diese Zeit eingestellt werden.

Das Aufnahmeteam verzeichnet die tatsächlichen Bestände an Vermögensgegenständen auf den Aufnahmeblättern. Um die Zuverlässigkeit der Bestandsaufnahme zu wahren, sollten die Mitglieder der Inventurteams nicht im Voraus über die Anzahl der aufzunehmenden Vermögensgegenstände informiert werden. Im Feld „Anmerkungen“ wird z.B. zusätzlich die Bewertung der Nutzbarkeit, eine vom Abschlussprüfer bzw. gesetzlichen Inventurprüfer stichprobenweise durchgeführte Kontrolle eingetragen. Nach Beendigung der Aufnahmetätigkeiten muss das Aufnahmeblatt am unteren Rand mit der folgenden Klausel versehen werden: „Die Bestandsaufnahme wurde mit der Position … beendet“. Die ausgefüllten Aufnahmeblätter sind von den Mitgliedern des Aufnahmeteams sowie von der Person, die für die aufgenommenen Bestände finanziell haftet, zu unterzeichnen.

Die durch die körperliche Bestandsaufnahme ermittelten Bestände an Vermögensgegenständen werden mit den Beständen verglichen, die sich aus den Büchern ergeben. Die Inventurkommission erläutert entstandene Unterschiede und schlägt die Art und Weise von deren Abrechnung in dem Inventurprotokoll vor. Anschließend übergibt sie das Dokument dem Geschäftsleiter. Nach Genehmigung erfasst der Buchhalter entstandene Mehr- und Fehlbestände in den Büchern. Die Kommission sorgt auch für die Archivierung der Unterlagen. Das Original des Aufnahmeblattes wird an die Buchhaltungsabteilung übergeben. Eine Kopie davon erhält die finanziell haftende Person.

In der letzten Etappe werden die Ergebnisse der gesetzlichen Inventur analysiert und Verbesserungsmaßnahmen in dem Unternehmen ergriffen. Es handelt sich dabei nicht nur um die Verbesserung des Inventurprozesses selbst im Folgejahr, sondern auch um Schlussfolgerungen, z.B. hinsichtlich der Eintreibung von Forderungen oder der Nutzbarkeit mancher Vermögensgegenstände.

Das Rechnungslegungsgesetz regelt die Termine und die Häufigkeit von Inventuren. Der Gesetzgeber lässt drei Varianten zu [1]: 

1. Die einmal im Jahr durchgeführte gesetzliche Inventur betrifft:

2. Die alle zwei Jahre durchgeführte gesetzliche Inventur betrifft:

3. Die alle vier Jahre durchgeführte gesetzliche Inventur betrifft:

Die Wahl des Termins bleibt dem Unternehmer überlassen, sofern sie sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bewegt. Für Gesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag auf den 31. Dezember fällt, muss die gesetzliche Inventur frühestens im 4. Quartal des Geschäftsjahres begonnen und bis zum 15. Januar des Folgejahres beendet werden. Der Unternehmer kann den Zeitpunkt der gesetzlichen Inventur an den Betrieb der Gesellschaft anpassen, um ihre Tätigkeit nicht zu stören. Zu beachten ist, dass die Ergebnisse der gesetzlichen Inventur entsprechend nachgewiesen werden sowie Mehr- und Fehlbestände in den Handelsbüchern für das Jahr, in dem die gesetzlichen Inventur durchzuführen war, abgerechnet werden müssen. Die gesetzlichen Inventurunterlagen müssen über einen Zeitraum von fünf Jahren ab Anfang des Jahres, das dem Geschäftsjahr folgt, das die körperliche Bestandsaufnahme betraf, aufbewahrt werden.

Im Alltag verwenden wir die Begriffe „gesetzliche Inventur“ und „freiwillige Inventur“ alternierend. Die gesetzliche Inventur kann jedoch in einem weiteren Sinn verstanden werden. Sie ist nicht nur eine körperliche Bestandsaufnahme, sondern eine zu einem bestimmten Zeitpunkt ergriffene Maßnahme zur Feststellung des tatsächlichen Vermögens und dessen Herkunft. Die gesetzliche Inventur ist darüber hinaus eine vom Gesetzgeber auferlegte Pflicht. Die freiwillige Inventur ist eine körperliche Bestandsaufnahme, die vom Unternehmer aus freiem Willen durchgeführt wird.

Die gesetzliche Inventur ermöglicht es, das Vermögen des Unternehmens zu überprüfen und bestätigt die Zuverlässigkeit der Buchführung und der Erstellung von Jahresabschlüssen.

Sie ist ein gutes Werkzeug, um die für das Vermögen des Unternehmens Verantwortlichen zur Rechenschaft zu ziehen, und ermöglicht auch die Aufdeckung möglicher Diebstähle oder Betrügereien in den Arbeitsbetrieben. Immer häufiger werden externe Unternehmen, die sich auf gesetzliche Inventuren spezialisieren, in Anspruch genommen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Ablauf des Verfahrens und eliminiert potenzielle Unregelmäßigkeiten. Es ist jedoch anzumerken, dass die Haftung für die Durchführung der gesetzlichen Inventur (darunter Bestellung der Kommission, Ernennung des Vorsitzenden, Erlass der gesetzlichen Inventuranordnung, Mitteilung der Termine der körperlichen Bestandsaufnahme an den Abschlussprüfer) weiterhin beim Geschäftsleiter liegt.

Übergeordnetes Ziel der gesetzlichen Inventur ist es, das Vorhandensein eines Vermögensgegenstandes zu bestätigen. Die Feststellung des tatsächlichen Bestandes an Vermögenswerten und die entsprechende Abrechnung der gesetzlichen Inventurergebnisse in den Büchern trägt zur Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Bücher sowie zur Korrektheit der Erstellung des Jahresabschlusses und der Ermittlung des Ergebnisses bei. Die gesetzliche Inventur hat außerdem zum Ziel, Unregelmäßigkeiten bei der Verwaltung des Vermögens des Unternehmens entgegenzuwirken.

Für Rückfragen zum obigen Thema 

stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.

Rechtsgrundlage:

[1] Rechnungslegungsgesetz vom 29. September 1994 

– [1a] Art. 26, 27