Das Landesweite E-Rechnungssystem: Eine Revolution in der Rechnungsstellung

Przemysław Trzaska, Kamila Kmiecik

5. November 2021

Am 1. Januar 2022 treten Vorschriften in Kraft, die die Ausstellung von strukturierten Rechnungen, den sog. E-Rechnungen, ermöglichen werden. Diese Rechnungen werden unter Anwendung eines einheitlichen Musters über das Landesweite E-Rechnungssystem ausgestellt werden.

Eine strukturierte Rechnung ist eine elektronische Rechnung. Sie wird in dem einheitlichen (standardisierten) Format XML generiert werden, dass zumindest von den SAF-T-Dateien her schon bekannt ist. In der Praxis werden die strukturierten Rechnungen eine dritte Art der Rechnung darstellen – neben den Papierrechnungen und den bisherigen elektronischen Rechnungen.

Strukturierte Rechnungen werden unter Nutzung einer landesweiten Telematik-Plattform ausgestellt, die zur umfassenden Betreuung des Rechnungsumlaufs in Polen dient und „KSeF“ genannt wird. KSeF wird insbesondere zu Folgendem dienen:

• Ausstellung, Versendung und Empfang strukturierter Rechnungen;
• Aufbewahrung strukturierter Rechnungen (10 Jahre lang);
• Kennzeichnung mit einer vom System zugeteilten Identifikationsnummer;
• Überprüfung auf Übereinstimmung mit dem festgelegten und zugänglich gemachten Muster einer solchen Rechnung;
• Analyse und Prüfung der Angaben aus den strukturierten Rechnungen;
• Versendung von Benachrichtigungen über die Ausstellung, Ablehnung oder Unmöglichkeit der Ausstellung strukturierter Rechnungen.

Relevanz der Änderungen für Sie

Schon ab 2023 wird die Verwendung strukturierter Rechnungen für alle Steuerpflichtigen obligatorisch sein! Bis dahin wird die Verwendung strukturierter Rechnungen fakultativ sein und zusätzliche Vorteile mit sich bringen.

Was Sie gewinnen können

Unternehmen, die strukturierte Rechnungen ausstellen, werden 3 Steuervergünstigungen in Anspruch nehmen können:

• Erstattung der Umsatzsteuer binnen 40 Tagen;
• keine Pflicht zur Erstellung einer Dokumentation über die Vereinbarung und Erfüllung von Bedingungen zur Vornahme von Korrekturen;
• Befreiung der Steuerpflichtigen von der Pflicht, auf Verlangen der Steuerbehörden SAF-Dateien JPK-FA zu verschicken.

Eine weitere Vereinfachung, die sich nicht unmittelbar aus den Vorschriften ergibt, ist die Frage der Automatisierung der Buchungsprozesse. Die Rechnungen, die die Steuerpflichtigen über KSeF erhalten, können automatisch in die Buchhaltungssysteme importiert werden; dies muss nicht mehr manuell erfolgen.

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