Obligatorische elektronische Rechnungsstellung ab 2024

Das Landesweite E-Rechnungssystem ermöglicht es, strukturierte Rechnungen auszustellen und zur Verfügung zu stellen.  Gegenwärtig ist die Ausstellung strukturierter Rechnungen (E-Rechnungen) im Landesweiten E-Rechnungssystem freiwillig und mit den bisherigen Formen der Rechnungsstellung – in elektronischer Form und in Papierform – gleichwertig. 

Gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission werden ausschließlich diejenigen Unternehmen, die ihren Sitz in Polen haben, das Landesweite E-Rechnungssystem anwenden müssen.  Zweifel betreffen die obligatorische Anwendung des Landesweiten E-Rechnungssystems durch ausländische, für Umsatzsteuerzwecke registrierte Steuerpflichtige, die in Polen lediglich ihre feste Niederlassung haben. Im Dezember 2022 stellte das Finanzministerium einen Gesetzesentwurf vor, das obligatorische elektronische Rechnungen in das Rechtssystem implementiert. Gemäß diesem Entwurf werden solche Unternehmen auch verpflichtet sein, strukturierte Rechnungen anzuwenden. Falls solche Vorschriften eingeführt werden, werden sie nicht mit der Entscheidung der Europäischen Kommission übereinstimmen. 

Öffentliche Konsultationen zum Gesetzesentwurf wurden bereits durchgeführt, zurzeit wird er begutachtet. Aus den vom Finanzministerium übermittelten Informationen ergibt sich, dass laut dem Entwurf Unternehmen, die in Polen ihre feste Niederlassung haben, nach wie vor unter das Landesweite E-Rechnungssystem fallen – trotz vieler negativer Kommentare. Der neue Gesetzesentwurf wird höchstwahrscheinlich noch im Februar fertig sein. 

Das Finanzministerium beabsichtigt zusätzlich, die Möglichkeit abzuschaffen, Rechnungen unter Verwendung von Registrierkassen auszustellen. Die betreffende Änderung soll Anfang 2025 in Kraft treten, d.h. eine Zeit nach der Einführung der Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen. 

Die Übersendung und Entgegennahme von strukturierten Rechnungen wird technisch vorbereitet und die bestehenden Systeme integriert werden müssen, so dass die Rechnungsstellung geordnet und automatisch erfolgen kann. Zusätzlich werden die Unternehmer interne Verfahren entwickeln müssen, u.a. zur Überprüfung von Rechnungen und zur Überwachung des Umlaufs von Belegen sowie der Zustellungsweise von Rechnungen an Geschäftspartner, die nicht verpflichtet sind, das Landesweite E-Rechnungssystem anzuwenden. Die Anpassung an die neuen Pflichten wird das Engagement vieler Teams erfordern – Informatiker, Buchhalter und Steuerberater. Werden die Änderungen ordnungsgemäß implementiert, so kann sich dies auf Arbeitsabläufe, Automatisierung und Standarisierung in Unternehmen vorteilhaft auswirken.  

Es ist ratsam, sich rechtzeitig auf die obligatorische Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems vorzubereiten, denn so werden sich eventuelle Fehler in der Zukunft vermeiden lassen. Wir empfehlen Ihnen, die Verträge, die Buchhaltungsprozesse, die Verfahrensanweisungen und den Umlauf von Belegen zu überprüfen.

Die Spezialisten von Rödl & Partner erbringen umfassende Beratungsleistungen bei der Einführung des E-Rechnungssystems:   von der Analyse des aktuellen Buchhaltungssystems im Unternehmen, über die Auswahl des technischen Modells zur Implementierung von elektronischen Rechnungen, bis hin zur tatsächlichen Umsetzung von elektronischen Rechnungen in Unternehmen. 

Sollten Sie schon jetzt zusätzliche Informationen oder Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems benötigen, so stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.