Ab 2024 obligatorische E-Rechnungen

Maria Wośkowiak

25. Juli 2022 

Der Rat der Europäischen Union hat eine endgültige Entscheidung erlassen, damit E-Rechnungen in Polen ab 2024 obligatorisch werden können. 

Seit dem 1. Januar 2022 können polnische Unternehmer vom Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) freiwillig Gebrauch machen. Obligatorisch wird der Gebrauch des KSeF nur für Rechtsträger mit Sitz in Polen sein.  

Gebrauch des KSeF heute

Gegenwärtig ist die Ausstellung strukturierter Rechnungen (E-Rechnungen) im Landesweiten E-Rechnungssystem freiwillig und gleichwertig mit den bisherigen Formen der Rechnungsstellung – in elektronischer Form und in Papierform.

Das KSeF bedeutet eine Änderung des Verfahrens zur Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen.  Die strukturierten Rechnungen werden in den lokalen Finanzbuchhaltungsprogrammen der Unternehmer erstellt – gemäß dem vom Finanzministerium erarbeiteten Rechnungsmuster. Nach ihrer Ausstellung wird die Rechnung vom Finanzbuchhaltungsprogramm mit Hilfe einer Schnittstelle (API) an die zentrale Datenbank des Finanzministeriums (KSeF) geschickt; anschließend ist sie in diesem System zugänglich und kann vom Geschäftspartner abgerufen werden. 

Herausforderungen und Pflichten 

Die obligatorische Einführung von E-Rechnungen in Polen wird für die Unternehmer viele Herausforderungen mit sich bringen, vor allem bei der Anpassung der Finanzbuchhaltungssysteme an die neuen Vorschriften. Außerdem werden die Unternehmer neue interne Verfahren entwickeln müssen, die u.a. Folgendes betreffen: Überprüfung von Rechnungen, Überwachung des Dokumentenumlaufs sowie die Arten der Zustellung von Rechnungen an Geschäftspartner, die nicht verpflichtet sind, das KSeF zu nutzen (z.B. ausländische Unternehmen). Die Anpassung an die neuen Pflichten wird das Engagement vieler Teams erfordern – Informatiker, Buchhalter und Steuerberater. 

Es ist ratsam, sich rechtzeitig auf die obligatorische Einführung des KSeF vorzubereiten, denn dadurch werden sich eventuelle Fehler in der Zukunft vermeiden lassen.

Sollten Sie schon jetzt zusätzliche Informationen oder Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Einführung des Landesweiten E-Rechnungssystems benötigen, so stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.