Elektronisierung der Personalakten – neues Gesetz in Polen

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Katarzyna Małaniuk

5. April 2018

Am 10. Januar 2018 wurde das Gesetz über die Änderung einiger Gesetze im Zusammenhang mit der Verkürzung der Dauer für die Aufbewahrung von Personalakten und deren Elektronisierung verabschiedet. Das Gesetz tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und führt wesentliche Änderungen ein, d.h. es:

1.  verkürzt die Dauer der Aufbewahrung der mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie der Personalakten der Arbeitnehmer von 50 auf 10 Jahre;
2. ermöglicht dem Arbeitgeber die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie die Personalakten in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren;
3. führt die Überweisung der Vergütung auf das Bankkonto des Arbeitnehmers als bevorzugte Form ein. 
   

Die obigen Änderungen sind auf die Umsetzung eines der Postulate der Regierung, d.h. des „Plans zur verantwortungsbewussten Entwicklung" („100 Änderungen für Firmen" – Paket der Erleichterungen für Unternehmer) zurückzuführen.

Dauer der Aufbewahrung der Dokumentation

Das angenommene Gesetz führt eine kürzere, 10-jährige Dauer der Aufbewahrung der mit dem Arbeitsverhältnis und den zivilrechtlichen Verträgen im Zusammenhang stehenden Dokumentation ein. Es ist eine wesentliche Änderung gegenüber der jetzigen Rechtslage, da der Arbeitgeber derzeit verpflichtet ist, die Personalunterlagen nach Ende der Beschäftigung 50 Jahre lang aufzubewahren.
Die Frist von 10 Jahren beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis aufgelöst wurde bzw. erloschen ist. Die Sondervorschriften können jedoch eine längere Dauer der Aufbewahrung der Personalunterlagen vorsehen (z.B. wenn der Arbeitgeber Bergbauarbeiten ausführt).

Die eingeführte Änderung stellt die Antwort auf die von den Arbeitgebern gemeldeten Postulate dar, da ein solch langer Aufbewahrungszeitraum nicht nur von denjenigen Unternehmen negativ wahrgenommen wurde, die bereits Arbeitnehmer beschäftigen, sondern auch von Mikro- , Klein- und ihre Tätigkeit erweiternden Unternehmen, da dies für sie eine Barriere darstellte. Die Arbeitgeber verfügten oft nicht über ausreichenden Platz zur Archivierung der Personalunterlagen. Die eventuelle Möglichkeit der Inanspruchnahme von Leistungen der externen Lagerung kann jedoch kostspielig sein und eine weitere Beschränkung für Mikro- und Kleinunternehmen darstellen.

Individuelles Konto bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS)

Die Verkürzung der Dauer der Aufbewahrung der Personalunterlagen ist möglich – wie in der Begründung zum Entwurf des besprochenen Gesetzes erwähnt wurde – da sämtliche notwendigen Angaben zu den Arbeitnehmern und Auftragnehmern aufgrund von zivilrechtlichen Verträgen, aufgrund deren das Recht auf die gewählte Leistung und ihre Höhe ermittelt werden kann, an die ZUS weitergeleitet wurden.

In der Praxis wird ein Arbeitgeber verpflichtet sein, jeden Monat die Daten über fällige Beiträge und ausgezahlte Leistungen im namentlichen Bericht (ZUS RCA) vorzulegen. Diese Daten werden auf einem dem Versicherten zugewiesenen Konto gespeichert. Durch diese Regelung wird einerseits die Sicherheit des Arbeitnehmers verbessert, da sämtliche Angaben zu den Beiträgen und Leistungen auf seinem Konto gespeichert werden. Zurzeit verfügt ZUS über keine diesbezüglichen Informationen – der Versicherte muss sie vorlegen.

Dank der Einführung des individuellen Kontos braucht ein Arbeitnehmer im Zweifelsfall u.a. keine Bescheinigung über die Beschäftigung und Vergütung beim vorherigen Arbeitgeber einholen. Andererseits wird er über die Möglichkeit verfügen, auf die auf dem Konto gespeicherten Daten mittels der Plattform der elektronischen Dienstleistungen der ZUS  zuzugreifen und diese zu überprüfen; im Falle des Verlustes von Dokumenten kann er die Erteilung von Informationen über den Kontostand im Computersystem bzw. in Papierform beantragen. Dies wird es erlauben, die sich aus den arbeitsrechtlichen Vorschriften ergebenden Pflichten bequemer zu erfüllen.

Zu betonen ist, dass die verkürzte Dauer der Aufbewahrung der Dokumentation die nach dem 1. Januar 2019, also nach Inkrafttreten des Gesetzes beschäftigten Arbeitnehmer und Auftragnehmer betreffen wird.

Personen, die vor dem 1. Januar 2019 beschäftigt wurden

Der Gesetzgeber hat die Lage der vor dem 1. Januar 2019 beschäftigten Arbeitnehmer separat geregelt, indem zwei Gruppen von Arbeitnehmern ausgesondert wurden:

1. Beschäftigte in dem Zeitraum zwischen 31. Dezember 1998 und 1. Januar 2019.  In Bezug auf die erste Gruppe der Arbeitnehmer gilt nach wie vor die Pflicht, jegliche Dokumentation nach Auflösung oder Erlöschen des Arbeitsverhältnisses 50 Jahre lang aufzubewahren. Es besteht jedoch die Möglichkeit, diesen Zeitraum auf 10 Jahre zu verkürzen, sofern ein Informationsbericht vorgelegt wird – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Informationsbericht vorgelegt wurde (Art. 7 Abs. 3 des o.g. Gesetzes). 
   In der Praxis muss ein Arbeitgeber, der diese Möglichkeit in Anspruch nehmen will, zuerst eine einmalige Erklärung über die Absicht der Vorlage von Informationsberichten für sämtliche Beschäftigten abgeben (freiwillige Entscheidung) und anschließend diese Berichte tatsächlich vorlegen. Die abgegebene Erklärung kann der Arbeitgeber bis zur Vorlage des ersten Informationsberichtes zurücknehmen. Wird er dies nicht tun, so ist seine Entscheidung über die Vorlage von Berichten für ihn künftig verbindlich.
2. Personen, die vor dem 1. Januar 1999 beschäftigt wurden. In Bezug auf die zweite Gruppe der Arbeitnehmer werden die Arbeitgeber nach wie vor verpflichtet sein, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie die Personalakten 50 Jahre lang aufzubewahren.

Entgegennahme der Dokumentation durch den Arbeitnehmer

Das innovative Konzept besteht in der Möglichkeit der Entgegennahme der Personalunterlagen durch den Arbeitnehmer nach Ende der Aufbewahrungsdauer. Diesbezüglich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer Informationen über diese Berechtigung zu erteilen. Insbesondere wird der Arbeitgeber (gemäß dem novellierten Art. 946 ArbGB-PL) verpflichtet sein, zusammen mit dem Arbeitszeugnis folgende Informationen an den Arbeitnehmer weiterzuleiten: Dauer der Aufbewahrung der Dokumentation; Möglichkeit der Entgegennahme der Personalunterlagen durch den Arbeitnehmer – bis Ende des Kalendermonats, der dem Ablauf der Aufbewahrungsdauer der Personalunterlagen folgt; Notwendigkeit der Vernichtung der Dokumentation, falls der Arbeitnehmer diese nicht entgegennimmt. Die o.g. Vernichtung erfolgt auf eine Art und Weise, die die Wiedergabe des Inhalts unmöglich macht und zwar binnen 12 Monaten nach Ablauf der Frist für die Entgegennahme.

Elektronisierung der Akten – freiwillig oder zwangsweise?

Eine weitere wesentliche Änderung besteht in der freiwilligen Führung der Personalakten in elektronischer Form durch den Arbeitgeber. Dies wurde ermöglicht durch folgende Novellierung des Art. 94 Pkt. 9a ArbGB-PL: „die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie die Personalakten in Papier- oder in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren (Personalunterlagen)”.

Die zitierte Vorschrift weist ausdrücklich auf eine alternative Lösung hin, daher kann der Arbeitgeber künftig die Personalunterlagen in Papier- oder elektronischer Form führen, was die Modifizierung der bisherigen Praxis positiv beeinflussen kann. Zurzeit führt ein Teil der Arbeitgeber eine doppelte Dokumentation – in elektronischer Form aus Bequemlichkeitsgründen und in Papierform, da dies durch die geltenden Vorschriften vorgeschrieben wird. 

Zu betonen ist Folgendes: Personalunterlagen, die in elektronischer Form geführt und aufbewahrt werden, werden mit den in Papierform geführten und aufbewahrten Personalunterlagen gleichgestellt. Die Änderung der Form der Personalunterlagen von Papierform in elektronische Form erfolgt dabei durch digitale Abbildung (Scan) und deren Versehen mit der elektronischen Signatur bzw. elektronischem Siegel des Arbeitgebers oder der elektronischen Signatur einer vom Arbeitgeber berechtigten Person.
Die Vorschriften über den Umfang, die Art und Weise sowie die Voraussetzungen für die Führung, Aufbewahrung und Änderung der Form der Personalunterlagen sowie die Art und Weise der Zustellung von Informationen über die Möglichkeit der Entgegennahme der Personalunterlagen werden noch im Wege einer Verordnung näher bestimmt.

Die Digitalisierung der Personalunterlagen ist ein natürlicher Prozess in der digitalen Gesellschaft. Ihr Ziel besteht in der Verbesserung der Organisation der Aufbewahrung der Dokumentation, Verkürzung der Zeit für die Durchsuchung von Akten und Erstellung von Dokumenten sowie Minderung der Aufbewahrungskosten.
 

Bargeldlose Auszahlung der Vergütung

Eine weitere seit Jahren von Arbeitgebern befürwortete Änderung, die durch das Gesetz eingeführt wird, ist die Anerkennung der bargeldlosen Auszahlung der Vergütung als Grundform.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet binnen 21 Tagen nach dem Inkrafttreten des Gesetzes, d.h. bis zum 22. Januar 2019, diejenigen Arbeitnehmer, die die Vergütung für ihre Arbeit in Bargeld vereinnahmen, über die Pflicht zur Angabe des Bankkontos, auf das die Vergütung überweisen wird, in der bei ihm üblichen Form zu informieren. Wird der Arbeitnehmer jedoch nach wie vor die Auszahlung in Bargeld bevorzugen, so kann er einen entsprechenden Antrag stellen. In einem solchen Fall wird die Vergütung wie bisher ausgezahlt. Zu betonen ist, dass ein Arbeitnehmer einen solchen Antrag sowohl in Papierform als auch elektronischer Form stellen kann (ohne dass er mit der elektronischen Signatur versehen werden muss), und zwar binnen 7 Tagen nach Erhalt einer diesbezüglichen Information vom Arbeitgeber.

Zur Erfüllung der o.g. Pflicht des Arbeitgebers wurde auch Art. 221 ArbGB-PL im Bereich der an den Arbeitgeber zu übermittelnden Angaben novelliert, und zwar durch Einführung der Möglichkeit zur Aufforderung des Arbeitnehmers zur Angabe der Kontonummer.

Die bargeldlose Form der Auszahlung der Vergütung ist für den Arbeitgeber günstiger, da die Führung einer Kasse mit zusätzlichen Pflichten verbunden ist. Für den Gesetzgeber bestand das Ziel der eingeführten Änderung in der Einschränkung der sog. „Schattenwirtschaft”, die im Bargeldverkehr besser funktioniert.  

 
Von Bedeutung ist, dass sich die Arbeitgeber schon jetzt auf die neuen Vorschriften vorbereiten und insbesondere überlegen, ob sie die Personalunterlagen digitalisieren wollen und welche Systemlösungen diesbezüglich einzuführen sind – im Hinblick auf die andauernden Vorbereitungen auf die Erfüllung der Voraussetzungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). 

Die Experten von Rödl & Partner aus den Büros in Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau unterstützen Sie gerne bei der Anpassung der Funktionsweise Ihrer Unternehmen an die sich ändernden Vorschriften.