Verfahren zur Mitteilung meldepflichtiger Steuergestaltungen

Krzysztof Wylegalski

19. September 2019

Um der Nichterfüllung der Pflicht zur Mitteilung von Informationen über Steuergestaltungen entgegenzuwirken, ist am 1. Januar 2019 die Pflicht in Kraft getreten, über ein internes Verfahren zu verfügen. Viele Unternehmen sind sich der ihnen obliegenden Pflicht und der damit verbundenen finanzstrafrechtlichen Konsequenzen nicht bewusst.

Über ein solches Verfahren müssen diejenigen Unternehmen verfügen, die als Intermediär fungieren, Intermediäre anstellen oder ihnen eine Vergütung zahlen und deren Erträge oder Aufwendungen (im Sinne der Rechnungslegungsvorschriften), in dem dem Geschäftsjahr vorausgehenden Jahr 8 Mio. PLN überschritten haben. Die Erträge oder Aufwendungen werden aufgrund der Handelsbücher ermittelt.

Jedes Unternehmen muss individuell überprüfen, ob es nicht ein Intermediär ist, d.h. ob die Handlungen, die es im Rahmen der ausgeübten Tätigkeit vornimmt, mit ihrem Umfang nicht die Ausarbeitung, das Anbieten, die Bereitstellung oder die Umsetzung der Steuergestaltung umfassen. Viele Gesellschaften erfüllen unbewusst das Kriterium, nach dem sie als Intermediär gelten, indem sie anderen Unternehmen marktfähige Gestaltungen bereitstellen, die von ihnen selber oder von anderen Intermediären konzipiert wurden. Die Pflicht, über ein internes Verfahren zu verfügen, obliegt auch Unternehmen, die, obwohl sie es aus regelungsbedingten Gründen nicht sollten, trotzdem Beratungsdienstleistungen erbringen.

Ein Intermediär, der die Voraussetzung der 8 Mio. PLN erfüllt, hat das Verfahren in den nächsten drei Geschäftsjahren anzuwenden, nachdem die Pflicht zur Anwendung des Verfahrens entstand, auch wenn die Erträge oder Aufwendungen in dem Jahr, in dem das Verfahren eingeführt wird, den Schwellenwert von 8 Mio. PLN nicht überschreiten.

Inhouse-Berater

Die Pflicht, ein internes Verfahren zu haben, obliegt grundsätzlich nicht denjenigen Nutzern, die interne Berater aufgrund von Arbeitsverträgen oder sonstigen zivilrechtlichen Verträgen beschäftigen. Diese Personen erarbeiten die meldepflichtigen Steuergestaltungen grundsätzlich ausschließlich für das jeweilige Unternehmen. Sollte sich jedoch aufgrund des Charakters der vorgenommenen Handlungen und durchgeführten Aufgaben erweisen, dass der interne Berater auch andere Rechtsträger berät als den, bei dem er beschäftigt ist, so kann das beschäftigende Unternehmen als Intermediär agieren.

Es ist auch hervorzuheben, dass alleine die Tatsache, dass der Nutzer für die Beratungsdienstleistung gezahlt hat, noch nicht zur Entstehung der Pflicht führt, ein internes Verfahren zu haben, sofern die Ergebnisse dieser Beratung ausschließlich für die Tätigkeit dieses Nutzers verwendet werden.

Pflicht zur Einführung eines internen Verfahrens

Das interne Verfahren soll als ein Werkzeug dienen, das die ordnungsgemäße und fristgerechte Erfüllung der Meldepflicht erlaubt. Das Verfahren wird es ermöglichen, den Umfang der Haftung für die Erfüllung der Meldepflicht von Steuergestaltungen von denjenigen Personen festzulegen, die an der Ausführung einzelner Tätigkeiten i.Z.m. Gestaltungen (Konzipierung, Bereitstellung, Umsetzung, Prüfung usw.) beteiligt sind. Ferner muss es eine ordnungsgemäße Erfüllung der Informationspflichten des Intermediärs gegenüber dem Nutzer gewährleisten.

Das Verfahren muss Folgendes enthalten

Die detaillierten Lösungen müssen an den Charakter, die Art und die Größe der ausgeübten Tätigkeit angepasst sein. Wichtig ist, dass das interne Verfahren noch vor seiner Einführung die Zustimmung der oberen Führungsebene erhalten muss, einschließlich der Geschäftsführer oder der Direktoren, die über Steuerrechtskenntnisse verfügen und Entscheidungen treffen, die auf das Risiko der Nichtbeachtung des Steuerrechts durch Geschäftspartner, die als Nutzer agieren, Einfluss haben.

Die obligatorischen Bestandteile jedes Verfahrens wurden in Art. 86l der polnischen Abgabenordnung genannt. Das Verfahren muss Maßnahmen bezeichnen, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Meldepflicht angewandt werden. Als Beispiel derartiger Maßnahmen gelten u.a.:

• Inventur und Selektion der für die Erfüllung der Meldepflicht vorgenommenen Handlungen;
• Analyse der Gesetzesänderungen;
• Schulungen für Mitarbeiter;
• Zusammenarbeit mit professionellen Rechtsträgern aus dem Bereich der Steuer- und Rechtsberatung.

Das Verfahren muss auch die Grundsätze der Aufbewahrung von Unterlagen und Informationen bestimmen, insbesondere diejenigen, die die Übermittlung der Meldeformulare an den Leiter der Landesfinanzverwaltung, die Erteilung der Registriernummern (poln. numer schematu podatkowego, kurz: NSP) und Informationen betreffen, die der Unternehmer als Intermediär oder die unterstützende Person übermittelt hat. Das Verfahren muss auch die Grundsätze der Meldung potentieller und tatsächlicher Verletzungen der Meldepflichten durch die Mitarbeiter und die Grundsätze des internen Kontrollsystems oder der Prüfung der Beachtung von Rechtsvorschriften regeln.

Konsequenzen der Nichteinführung des internen Verfahrens

Für Rechtsträger, die der ihnen obliegenden Pflicht zur Einführung des internen Verfahrens nicht nachkommen, sehen die Vorschriften der polnischen Abgabenordnung eine Geldbuße i.H.v. maximal 2 Mio. PLN vor.

Die Geldbuße kann aber sogar 10 Mio. PLN betragen, wenn der Rechtsträger über kein internes Verfahren verfügt und gleichzeitig eine von ihm beschäftigte (oder vergütete) natürliche Person, die als Intermediär agiert, rechtskräftig für eine finanzrechtliche Ordnungswidrigkeit oder Straftat, die in der Nichterfüllung einer Meldepflicht besteht, verurteilt wird.

Auch die Nichtbefolgung des eingeführten Verfahrens unterliegt der Verwaltungsstrafe.

Der Leiter der Landesfinanzverwaltung wird die Geldbuße durch Verwaltungsbescheid verhängen. Das Verfahren bezüglich deren Verhängung wird gemäß dem Verwaltungsverfahrensgesetz verlaufen. Es ist anzumerken, dass das Verwaltungsverfahrensgesetz auch Voraussetzungen für das Absehen von der Verhängung einer Geldbuße vorsieht. Mehr noch – bei der Auferlegung der Strafe werden jedes Mal folgende Faktoren berücksichtigt: Gewichtung der Umstände der Pflichtverletzung, Höhe des vom Rechtsträger erlangten Vorteils oder des von ihm vermiedenen Verlusts, frühere Bestrafung für dieselbe finanzrechtliche Straftat oder Ordnungswidrigkeit und Maßnahmen, die von der Partei freiwillig zwecks Vermeidung der Folgen der Rechtsverletzung vorgenommen wurden.

Unsere Berater beantworten gerne Ihre Fragen bezüglich der Meldepflichten für Steuergestaltungen. Besuchen Sie uns in den Büros von Rödl & Partner in Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau.