Jak prawidłowo monitorować pracowników?

Katarzyna Małaniuk

31 stycznia 2018 

Każdego dnia jesteśmy monitorowani – na ulicach, w sklepach, na parkingach, osiedlach, wejściach do budynków i w miejscu pracy. Korzystamy z GPS-ów – w telefonach, samochodach, zlokalizowanie nas nie stanowi problemu. W tym tekście skupimy się na kwestiach dotyczących monitorowania pracowników w miejscu pracy i wymogach z nimi związanych.

Stan prawny na dziś

W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że aktualnie nie istnieją w Polsce przepisy prawa pracy, regulujące wymogi monitorowania w miejscu pracy. Oczywiście fakt ten nie oznacza, że pracownicy w Polsce nie są monitorowani. Do tej pory kwestia wymogów dotyczących monitoringu w miejscu pracy pozostawała sporna zarówno w orzecznictwie jak i literaturze. W praktyce monitorowanie pracowników często było uzasadniane wskazaniem na art. 23 § 1 pkt. 5) ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr. 2016, poz. 922). Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W związku z powyższym w orzecznictwie prezentowany jest pogląd, że daną osobę powinno się uprzednio poinformować o jej monitorowaniu. Ponadto należy ocenić proporcjonalność zastosowanych środków do celu, a także stopień naruszania sfery prywatnej tej osoby. Informacja o monitorowaniu powinna również zostać zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy).

Warto wskazać, że polski ustawodawca w projekcie ustawy z 12 września 2017 r. (przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych) przewiduje zmianę art. 22 1 kodeksu pracy poprzez możliwość wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie innych danych osobowych niż wskazane w 22 1 § 1 i 2 kodeksu pracy oraz wyraźny zapis o dopuszczalności nadzoru nad miejscem pracy lub terenem zakładu pracy pracownika w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli pracodawca uzna to za konieczne.

Co mówi RODO o obowiązku informacyjnym?

W Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych (RODO) obowiązek informacyjny został uregulowany dokładniej niż w dotychczas obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych. Przepisy RODO znajdą zastosowanie także w przypadku prowadzenia monitoringu pracowników. Zgodnie z art. 13 RODO administrator (czyli pracodawca) zobowiązany będzie przekazać konkretnej osobie (pracownikowi) następujące informacje na temat monitorowania:

• adres i pełną nazwę administratora danych osobowych,
• dane kontaktowe administratora (np. telefon, e-mail),
• podstawę przetwarzania danych osobowych (wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora),
• cel przetwarzania danych osobowych,
• informację o odbiorcach danych osobowych,
• zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego,
• okresie przechowywania danych,
• prawie dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania,
• prawie do usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu i do przenoszenia danych,
• prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych,
• prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, zobowiązana jest do ich podania oraz jakie są ewentualne konsekwencje w przypadku niepodania danych.

Z powyższego należy wnioskować, że pracodawcy wewnętrznych regulacjach powinni szeroko rozbudować informacje dotyczące monitorowania pracowników.

Monitoring pracownika a prawa człowieka

Chcemy zwrócić Państwa uwagę także na orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka odnośnie do monitoringu pracowników oraz na kwestie związane z naruszeniem art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, tj. prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji (art. 8 EKPC). 

5 września 2017 r. zapadł wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr 61496/08). Wielka Izba podała kryteria, które trzeba uwzględniać przy rozstrzyganiu kwestii zasadności monitorowania komunikacji pracownika tak, by można było skutecznie je wykorzystać w procesie. 

Trybunał wskazał sześć istotnych kryteriów:

1. Wstępne informacje na temat monitorowania: osoba zainteresowana musi być poinformowana z wyprzedzeniem o rodzaju monitorowania i jego implementacji,
2. Zakres monitorowania przez pracodawcę i stopień ingerencji w prywatność pracownika: 1.czy monitorowany jest przepływ komunikacyjny lub jego zawartość?,
3. Czy monitorowana jest całość, czy tylko części komunikacji?,
4. jaki jest czas trwania monitorowania i liczba osób mających dostęp do uzyskanych informacji?
5. Uzasadnienie monitorowania: czy istnieją racjonalne powody do prowadzenia indywidualnego monitoringu? Monitorowanie treści komunikacyjnych jest bardziej inwazyjne niż samo wykrywanie komunikacji dlatego wymaga dokładnego uzasadnienia,
6. Konieczność podjętych działań: czy cel można osiągnąć za pomocą mniej inwazyjnych metod i środków (np. bez bezpośredniego dostępu do całej treści komunikatu)?,
7. Konsekwencje dla pracownika i zamierzone wykorzystanie wyników (w szczególności to, czy wyniki zostały wykorzystane do osiągnięcia konkretnego celu działania),
8. Istnienie uzasadnionych gwarancji: czy zapewniono, że treść komunikatu nie będzie dostępna, jeżeli pracownik nie został wcześniej poinformowany o monitoringu?

Wyrok oznacza, że już teraz monitorowanie pracowników może być kontrolowane przez sądy zgodnie z analogicznymi kryteriami, jakie zostały wskazane w art. 13 RODO, mimo iż przepisy RODO  będą stosowane od 25 maja 2018 r.  Rekomendujemy, aby pracodawcy nie czekali z wprowadzeniem odpowiednich zmian  w regulaminach pracy czy umowach o pracę  tylko jak najszybciej je wdrożyli. 

Eksperci Rödl & Partner chętnie odpowiedzą na Państwa pytania i wątpliwości dotyczące zarówno tematu monitorowania pracowników, jak i pozostałych kwestii wprowadzanych przez przepisy RODO. Nasi adwokaci jak i radcowie prawni oferują doradztwo prawne także w innych dziedzinach. Są dostępni dla Państwa w biurach Rödl & Partner: Gdańsk, Gliwice, Kraków, Poznań, Warszawa, Wrocław.