Sądowe upoważnienie do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

Kodeks spółek handlowych zawiera szereg zapisów chroniących prawa tzw. mniejszości (wspólnika lub wspólników). Jednym z nich jest możliwość żądania przez wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej 1/10 kapitału zakładowego upoważnienia przez sąd do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością  (art. 237 Kodeksu Spółek Handlowych, dalej: KSH). Mechanizm ten miał stanowić remedium w sytuacji bierności organów spółki na zgłoszone im żądanie zwołania zgromadzenia i jest kontynuacją prawa wspólnika lub wspólników do żądania zwołania  zgromadzenia wspólników, o którym mowa w art. 236 KSH. W praktyce zastosowanie tej instytucji jest trudne, a przede wszystkim czasochłonne. 

Procedura zwołania zgromadzenia nadzwyczajnego spółki z o.o. na podstawie Sądowego upoważnienia – wymogi formalne i przebieg procesu:

1. Żądanie zwołania zgromadzenia wspólników przez zarząd spółki
   W pierwszej kolejności wspólnik lub wspólnicy mniejszościowi są zobowiązani skorzystać z prawa do żądania, by zarząd dokonał zwołania zgromadzenia wspólników spółki. Tego rodzaju wniosek powinien mieć formę pisemną, zawierać proponowany termin odbycia zgromadzenia i porządek obrad. Wniosek należy złożyć zarządowi najpóźniej na miesiąc przed wskazanym we wniosku  terminem. Żądanie zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno zawierać uzasadnienie, tak aby zarząd miał szansę ustosunkować się do potrzeby zwołania zgromadzenia. Należy zaznaczyć, że w KSH określono takie uprawnienie mniejszości tylko w przypadku nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, kodeks nie  zawiera analogicznego zapisu dotyczącego zwyczajnych zgromadzeń. 
2. Żądanie sądowego upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólników
   Po bezskutecznym upływie 2-tygodniowego terminu od dnia przedstawienia wskazanego wyżej żądania zarządowi spółki, wspólnik lub wspólnicy, którzy wystąpili z tym żądaniem,  mogą wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie ich do zwołania zgromadzenia wspólników. Wniosek powinien spełniać wymogi formalne pozwu oraz zawierać żądanie upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólników wraz z określonym porządkiem obrad i wskazywać na nieuwzględnione uprzednio żądanie zwołania zgromadzenia przez zarząd. Wnioskodawca musi we wniosku wykazać legitymację do jego wniesienia, tj. musi wykazać, że posiada wymagany  udział w kapitale zakładowym spółki.  We wniosku można też wskazać osobę, którą sąd mógłby wyznaczyć na przewodniczącego zgromadzenia. Do wniosku powinna zostać załączona kopia wniosku wspólnika lub wspólników skierowana do zarządu, dotycząca zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników wraz z dowodem otrzymania pisma przez zarząd. Wniosek taki podlega opłacie sądowej w wysokości 300 zł .

Działania sądu przed udzieleniem upoważnienia

Sąd rejestrowy zobowiązany jest w pierwszej kolejności wezwać zarząd spółki do złożenia oświadczenia w przedmiocie niezwołania zgromadzenia. Należycie uzasadnione oświadczenie zarządu może mieć wpływ na postanowienie sądu rejestrowego, w szczególności jeżeli będzie z niego wynikało, że wniosek został złożony bezzasadnie, a zwoływanie zgromadzenia narazi spółkę na nadmierne trudności organizacyjne, czy nakłady finansowe. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego zarządowi do złożenia oświadczenia, w sytuacjach klarownych, sąd rejestrowy może wydać stosowne postanowienie. W razie wątpliwości sąd może kontynuować postępowanie na zasadach ogólnych. Postępowanie takie trwa co najmniej kilka miesięcy w każdej instancji. Od postanowienia sądu pierwszej instancji przysługuje apelacja do Sądu Okręgowego, co powoduje wydłużenie postępowania o kolejne miesiące. Podstawą zwołania zgromadzenia jest bowiem tylko prawomocne postanowienie właściwego sądu, a zatem w sytuacjach konfliktowych trzeba się liczyć także i z możliwością odwołania. 

W postanowieniu sąd wskazuje osoby upoważnione do zwołania zgromadzenia, zazwyczaj również termin, w jakim zgromadzenie ma być zwołane (najczęściej 3 miesiące). 

Koszty zwołania i odbycia zgromadzenia wspólników

W przypadku zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. rozstrzygnięta uchwałą powinna być również poddana kwestia ponoszenia kosztów związanych ze zwołaniem i odbyciem wskazanego zgromadzenia. To zgromadzenie podejmuje uchwałę rozstrzygającą, czy koszty zwołania i odbycia zgromadzenia ma ponieść spółka (art. 237 §  2 KSH). Jednocześnie na skutek nowelizacji ww. przepisu, wspólnikowi lub wspólnikom, na żądanie których zostało zwołane zgromadzenie zostało przyznane nowe uprawnienie. Od 1 stycznia 2017 r. mogą oni zwrócić się do sądu rejestrowego o zwolnienie z obowiązku pokrycia kosztów nałożonych uchwałą zgromadzenia.

Przepis ten wprowadza zatem dla wspólnika lub wspólników jedynie możliwość, z której mogą, ale nie muszą skorzystać. Podobnie w przypadku sądu – sąd bowiem może się do takiego wniosku przychylić, ale jeżeli uzna, że zgłoszone przez wspólnika lub wspólników żądanie nie było zasadne, może również takiego wniosku nie uwzględnić.

 
Na marginesie można wskazać, że rozstrzygnięcie w przedmiocie omawianego wniosku odbywa się w postępowaniu przed sądem rejestrowym odrębnie zainicjowanym od postępowania w sprawie sądowego upoważnienia do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. i ma miejsce po odbyciu ww. zgromadzenia.

Praktyczne problemy związane z przyznaniem przez sąd upoważnienia

Przedstawiona procedura jest niezwykle czasochłonna i w praktyce zupełnie nieefektywna. Czas oczekiwania na spełnienie wszystkich wymogów prawnych związanych z wystąpieniem przez wspólników mniejszościowych do sądu celem uzyskania upoważnienia do zwołania zgromadzenia niejednokrotnie skutkuje paraliżem decyzyjnym spółki. Dodatkowo sąd nie ma określonych terminów załatwiania tego typu wniosków, musi za każdym razem poczekać na odpowiedź spółki/wspólnika albo na bezskuteczny upływ czasu na jej udzielenie. W sytuacjach, gdy planowane do podjęcia decyzje nie są zbieżne z interesami członków zarządu, mogą oni skutecznie przedłużać postępowanie. Problem pojawia się także w sytuacji, gdy faktycznie w spółce brak osób pełniących funkcję członków zarządu, a celem składanego wniosku jest wyjście z tego impasu przy równoczesnym braku zaangażowania lub jednomyślności po stronie wspólników. Sądowe upoważnienie do zwołania zgromadzenia powinno rozwiązywać takie sytuacje. W praktyce jednak, zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych i przy znacznym rozproszeniu kapitału, może okazać się, że złożenie wniosku o zwołanie zgromadzenia spowoduje jedynie pogłębienie paraliżu decyzyjnego spółki. 

Rozwiązanie zawarte w umowie spółki

Skutecznym rozwiązaniem omawianego problemu jest wprowadzenie do umowy spółki postanowienia, gwarantującego mniejszościowym wspólnikom (reprezentującym, w zależności od struktury właścicielskiej, np. minimum 10% kapitału zakładowego) prawo do zwoływania zwyczajnego lub nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników na wypadek gdy zarząd (lub inny organ), z różnych względów i mimo wezwania tego nie uczyni. Taki zapis – często pomijany przy zawieraniu umowy spółki – pozwoli uniknąć długotrwałego i w praktyce mało skutecznego mechanizmu sądowego upoważniania wspólników do zwołania zgromadzenia.

Adwokaci i radcowie prawni Rödl & Partner oferują doradztwo prawne dotyczące prawa spółek chętnie odpowiedzą na wszelkie Państwa pytania w biurach Rödl & Partner: Gdańsk, Gliwice, Kraków, Poznań, Warszawa, Wrocław.

Do góry »