Elektronizacja akt pracowniczych – nowa ustawa

Wróć>>

Katarzyna Małaniuk

5 kwietnia 2018 r. 

10 stycznia 2018 r. została uchwalona ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r. i wprowadza istotne zmiany:

• skraca okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat,
• umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej,
  wprowadza jako preferowaną wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika. 

Wskazane zmiany to wyraz realizacji jednego z postulatów rządowego „Planu na rzecz odpowiedzialnego rozwoju" („100 zmian dla firm" – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Okres przechowywania dokumentacji

Przyjęta ustawa wprowadza krótszy, 10–letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych. Jest to duża zmiana w odniesieniu do obowiązującego stanu prawnego, ponieważ obecnie pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat po ustaniu zatrudnienia.

Termin 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jednak odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (np. w przypadku pracownika wykonującego prace górnicze).

Wprowadzona zmiana to odpowiedź na zgłaszane przez pracodawców postulaty zmiany przepisów, ponieważ tak długi okres przechowywania akt był negatywnie odbierany nie tylko przez tych już zatrudniających pracowników, ale także stanowił swego rodzaju barierę dla mikro i małych przedsiębiorców oraz przedsiębiorców rozszerzających swoją działalność. Pracodawcy często nie dysponowali odpowiednim miejscem do archiwizowania akt osobowych, a ewentualna możliwość skorzystania z usług magazynów zewnętrznych może być kosztowna i stanowić kolejne ograniczenie dla mikro i małych przedsiębiorców.

Indywidualne konto w ZUS

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest możliwe, jak wskazano w uzasadnieniu do projektu omawianej ustawy, dzięki przekazaniu do ZUS za pracowników oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość.

W praktyce  pracodawca będzie obowiązany do comiesięcznego przekazywania w imiennym raporcie danych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA). Dane te będą zapisywane na koncie dedykowanym ubezpieczonemu. Poprzez takie unormowanie zostanie poprawione w pierwszej kolejności bezpieczeństwo pracownika, ponieważ wszelkie dane dotyczące składek i świadczeń będą zapisane na jego koncie. Obecnie ZUS nie posiada w tym temacie wiedzy i konieczne jest przekazanie takiej informacji przez ubezpieczonego.

Dzięki wprowadzeniu indywidualnego konta pracownik w razie wątpliwości nie będzie musiał uzyskiwać od poprzedniego pracodawcy m.in. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Ponadto, będzie miał możliwość bieżącego dostępu do danych zapisanych na koncie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS oraz ich weryfikacji, a także w przypadku zagubienia dokumentów – wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie informacji o stanie konta w systemie teleinformatycznym lub w postaci pisemnej papierowej. Pozwoli to na realizowanie w sposób bardziej dogodny obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Podkreślamy, że skrócony okres przechowywania dokumentacji dotyczyć będzie pracowników oraz zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., tj. po dniu wejścia w życie ustawy.

Zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.

Ustawodawca odrębnie uregulował sytuację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., wyodrębniając dwie grupy pracowników:

obejmującą pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. 
W odniesieniu do pierwszej grupy pracowników zasadą nadal będzie obowiązek przechowywania przez pracodawcę wszelkiej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Istnieje jednak możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat w przypadku złożenia raportu informacyjnego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 ww. ustawy).

W praktyce pracodawca, chcąc skorzystać z takiej możliwości, musi najpierw złożyć jednorazowe oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych raportów informacyjnych (co jest jego dobrowolną decyzją), a następnie rzeczywiście je złożyć. Ze złożonego oświadczenia pracodawca może się wycofać do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego, a w przypadku, gdy tego nie zrobi, decyzja o przekazywaniu raportów będzie dla niego wiążąca na przyszłość, obejmującą pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

W stosunku do drugiej grupy pracowników pracodawcy nadal będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych przez 50 lat.

Odbiór dokumentacji przez pracownika

Nowatorską koncepcją jest wprowadzenie możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. W tym zakresie na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o takim uprawnieniu. W szczególności pracodawca (zgodnie z znowelizowanym art. 946 k.p.) zobowiązany będzie do udzielenia pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania akt, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o konieczności jej zniszczenia w przypadku, gdy pracownik tych dokumentów nie odbierze. Zniszczenie, o którym mowa, następuje wówczas w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści i ma to miejsce w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.

Elektronizacja akt – przymusowa czy dobrowolna?

Kolejną istotną zmianą  jest wprowadzenie dobrowolnego prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych w wersji elektronicznej. Umożliwia to nowelizacja art. 94 pkt 9a k.p., który brzmi: „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza)”.

Cytowany przepis wprost wskazuje alternatywę, a zatem pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej, co może pozytywnie wpłynąć na modyfikację dotychczasowej praktyki. Obecnie część pracodawców prowadzi podwójną dokumentację – w formie elektronicznej dla własnej wygody oraz w formie papierowej, ponieważ taki obowiązek nakładają na nich obowiązujące przepisy. 

Podkreślamy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Przepisy dotyczące zakresu, sposobu, warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej oraz sposób i tryb doręczenia informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej zostaną  jeszcze dookreślone w drodze rozporządzenia.

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej jest naturalnym procesem w społeczeństwie cyfrowym. Jej celem jest poprawienie organizacji przechowywania dokumentacji, skrócenie czasu przeszukiwania akt oraz opracowania dokumentów, a także zmniejszenie kosztów ich przechowywania.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia

Kolejną, od lat postulowaną przez pracodawców zmianą jaką wprowadzi ustawa jest uznanie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako podstawowej. Pracodawca ma obowiązek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, tj. do 22 stycznia 2019 r. poinformować (w sposób u niego przyjęty) pracowników otrzymujących wynagrodzenie za pracę do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Jeśli jednak pracownik będzie nadal preferował otrzymywanie wynagrodzenia w formie gotówkowej, może on złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wówczas wypłata będzie odbywała się nadal w takiej formie. Należy podkreślić, pracownik może zgłosić taki wniosek zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (nie ma konieczności opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji w tym zakresie.

W celu realizacji ww. obowiązku pracodawcy, znowelizowano również art. 221 k.p. w zakresie zmiany danych udostępnianych pracodawcy, poprzez wprowadzenie możliwości żądania przez niego numeru rachunku bankowego od pracownika.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia jest dogodniejsza dla pracodawcy, ponieważ prowadzenie kasy wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Natomiast dla ustawodawcy ważnym aspektem wprowadzenia niniejszej zmiany jest zamiar ograniczenia tzw. „szarej strefy”, która w obrocie gotówkowym może dużo łatwiej funkcjonować.  

Istotne jest, aby pracodawcy już teraz podjęli działania przygotowujące ich do nowych przepisów, w szczególności zastanowili się, czy chcą digitalizować akta osobowe oraz jakie rozwiązania systemowe muszą w związku z tym wdrożyć pod kątem trwających u nich przygotowań do stosowania wymogów unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (w skrócie RODO). 

Eksperci Rödl & Partner z biur w Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu. chętnie wesprą Państwa działania związane z dostosowaniem funkcjonowania Państwa przedsiębiorstw do zmieniających się przepisów prawa pracy.

Do góry>>