Lean management – optymalizacja procesów

Aneta Bolka, Teresa Tyczewska

6 sierpnia 2020 r.

Wdrożenie procesu digitalizacji jest sporym wyzwaniem dla organizacji. Kiedy podejmujemy decyzję o digitalizacji jakiegoś procesu możemy spodziewać się oporu ze strony osób dotychczas w ten proces zaangażowanych. Opór jest najbardziej naturalną reakcją na zmianę, ludzie  z zasady niechętnie rezygnują ze znanych sposobów radzenia sobie z codziennymi problemami i niechętnie schodzą z utartych ścieżek.

Dlatego warto zastanowić się przy takiej okazji nie tylko nad technologicznym aspektem wprowadzanych zmian, lecz również nad tym jak wdrożyć je w sposób efektywny, tak żeby skorzystali na tym wszyscy – klienci, pracownicy, firma.

Współtworzenie zmiany

Coraz bardziej popularne stają się metodologie umożliwiające optymalizację procesów, jak na przykład Lean management. Ważne jest, aby osoby pracujące na co dzień z danym procesem współtworzyły zmianę oraz aby zapewnić im przestrzeń na informację zwrotną i emocje związane z wprowadzaną zmianą. Ponieważ rozwiązania wdrażane są w długofalowej perspektywie, zmiany wprowadzane są stopniowo, w sposób zrównoważony i przyjazny użytkownikowi. Stałe poprawianie procesów wewnątrz firmy przekłada się często na poprawę procesów wewnątrz organizacji klienta.

Mapowanie procesów

Wdrażając digitalizację procesów warto się im wcześniej przyjrzeć, szczegółowo przeanalizować i opisać, tzn. zmapować.  Narzędzia lean management pozwalają w prosty sposób przyjrzeć się procesom i zaplanować kierunek ich doskonalenia  wykorzystując wiedzę i doświadczenia osób realizujących dany proces. Podczas warsztatów z mapowania procesów uczestnicy poznają metodologię mapowania.

W kolejnym kroku używając swojej wiedzy i doświadczenia, uczestnicy identyfikują kroki procesu, określają ich kolejność, czas trwania, a także wydajność. Efektem pracy jest stworzenie mapy stanu obecnego, natomiast w dalszej części ma miejsce „burza mózgów” nad usprawnieniami w procesie. Uczestnicy warsztatów eliminują, skracają, łączą działania i planują inne zmiany, które udoskonalą proces oraz nanoszą zmiany na mapę stanu przyszłego. Stworzony zostaje również plan akcji z wyznaczonymi zadaniami i datami, które umożliwią wprowadzanie zmian. Sporządzona podczas warsztatów dokumentacja usprawnień ma na celu ustalić nowe standardy wykonywania czynności.

Optymalizacja procesów służy poprawie efektywności i wspiera skuteczne zarządzanie. Dlatego w długofalowej perspektywie warto w nią inwestować.