Ochrona sygnalistów – nowa dyrektywa, nowe obowiązki

 Barbara Kaczała

7 maja 2019 r. 

16 kwietnia 2019 r. Parlament Europejski przyjął dyrektywę dotyczącą ochrony sygnalistów. Nowa regulacja ma zapewnić ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa Unii Europejskiej w swoim miejscu pracy. Dyrektywa nałoży na przedsiębiorców szereg dodatkowych obowiązków.

Brak wystarczającej ochrony

Jak wskazuje Komisja Europejska tylko 10 państw członkowskich zapewnia obecnie sygnalistom kompleksowy system ochrony (wśród tych państw nie ma Polski). W pozostałych krajach ochrona jest fragmentaryczna. Jedyną polską regulacją, która wprost nakłada obowiązek zapewnienia sygnalistom możliwość zgłaszania nieprawidłowości, jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa AML). Obowiązek ten odnosi się jednak tylko do przedsiębiorców wykonujących określony rodzaj działalności wskazany wprost w ustawie (np. usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zapewnianie siedziby lub adresu czy świadczenie usług bankowych). 

Temat ochrony sygnalistów zyskuje na znaczeniu w obliczu skandali takich jak te związane z LuxLeaks czy Panama Papers. Dodatkowo, zgodnie z danymi Komisji Europejskiej, straty spowodowane brakiem należytej ochrony sygnalistów przy zamówieniach publicznych wynoszą od 5,8 do nawet 9,6 miliardów euro w skali całej Unii Europejskiej.

Celem dyrektywy jest stworzenie kompleksowego systemu ochrony sygnalistów, który będzie obejmował wszystkie kraje członkowskie UE.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Obowiązki związane z zapewnieniem ochrony sygnalistom dotkną znacznie szersze niż do tej pory grono przedsiębiorców, w tym prywatne firmy, które zatrudniają przynajmniej 50 pracowników. Będą one zobowiązane do stworzenia odpowiednio chronionych kanałów służących do dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Ponadto będzie na nich ciążył obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych regulujących odbieranie takich zgłoszeń oraz podejmowanie działań w następstwie ich otrzymania.

Dyrektywa pozostawia ustawodawcom krajowym możliwość rozszerzenia wspomnianych obowiązków na przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Zakłada także, że wspomniana procedura powinna zawierać wskazanie osoby lub wydziału właściwego do podejmowania działań następczych związanych ze zgłoszeniem o nieprawidłowościach. W związku z tym na znaczeniu zyska możliwość powołania osoby pełniącej funkcję compliance officera lub dedykowanej temu komórki. Jest to rozwiązanie godne polecenia również w kontekście innych regulacji, które niedawno weszły w życie lub są obecnie procedowane (np. projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary).

Należy mieć ma uwadze, że sygnalistą, któremu należy zapewnić ochronę, może być nie tylko pracownik, ale również osoba samozatrudniona jak i stażysta czy praktykant. Sygnaliści mogą, oprócz zgłoszeń wewnętrznych, dokonywać zgłoszeń zewnętrznych, polegających na powiadomieniu odpowiedniego organu o naruszeniu prawa. Obydwa rodzaje zgłoszeń powiązane są z zakazem działań odwetowych adresowanym do przedsiębiorców. Dyrektywa wylicza przykładowe działania, które należy uznać za odwet na pracowniku: zwolnienie, zawieszenie, degradacja czy wstrzymanie awansu.

Nowa regulacja nakłada również na państwa członkowskie zobowiązanie zapewnienia sytemu kar dla przedsiębiorców, którzy dopuściliby się działań odwetowych wobec sygnalistów. Sama dyrektywa nie określa jednak konkretnych sankcji. Stawia jedynie wymóg wobec ustawodawców krajowych, aby ustanowione przez nich kary były skuteczne, proporcjonalne i odstraszające.

Dalsze losy dyrektywy

Po tym jak dyrektywa została przyjęta przez Parlament Europejski, trafi do Rady Unii Europejskiej.  Po ostatecznym uchwaleniu będzie implementowana do krajowych systemów prawnych.

Z tego powodu przedsiębiorcy mają jeszcze relatywnie dużo czasu, aby przygotować się na nadchodzące zmiany. Jednak z uwagi na daleko idący charakter zmian warto już teraz bacznie przyglądać się dyrektywie, choć póki co trudno jest określić czy w dyrektywie zajdą jeszcze znaczące modyfikacje. Można jednak zaryzykować stwierdzenie, że raczej nie ulegną zmianie podstawowe obowiązki przewidziane dla przedsiębiorców (stworzenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości i wdrożenie procedur wewnętrznych).

Należy również wskazać, że dyrektywa wyznacza jedynie minimalny standard ochrony sygnalistów, pozostawiając krajowym ustawodawcom swobodę w kształtowaniu konkretnych rozwiązań (szczególnie w zakresie określenia kar za brak wypełniania obowiązków i objęcia obowiązkami przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 50 osób).

Dla wielu przedsiębiorców dostosowanie się do standardów stawianych przez dyrektywę będzie niemałym wyzwaniem. Dotyczy to szczególnie tych, którzy z uwagi na charakter prowadzonej działalności, nie mieli jeszcze styczności z tematyką compliance. Wspomniana dyrektywa jest kolejnym przykładem (po ustawie AML) na rosnące znaczenie compliance dla uczestników obrotu gospodarczego. Stopniowo konieczność minimalizowania ryzyka wystąpienia nieprawidłowości staje się powszechnym obowiązkiem, niezależnie od rodzaju działalności wykonywanej przez przedsiębiorców.

O dalszych pracach nad dyrektywą, a następnie nad ustawą implementującą dyrektywę będziemy Państwa na bieżąco informować. W razie pytań nasi eksperci są do Państwa dyspozycji.

Jeżeli są Państwo zainteresowani szczegółami nowych regulacji dotyczących ochrony sygnalistów, zespół Rödl & Partner ds. compliance pozostaje do dyspozycji w biurach w Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu.