Uzgodnione procedury – usługa biegłego rewidenta dostosowana do potrzeb klienta

Zakres usług wykonywanych przez biegłych rewidentów najczęściej kojarzy się zainteresowanym podmiotom z badaniem lub przeglądem sprawozdania finansowego. Warto jednak nakreślić, że zakres możliwych do świadczenia usług nie ogranicza się tylko do dwóch powyższych czynności. W obecnej, dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, nastawieniu na optymalizację i uszczelnianie procesów stosowanych w przedsiębiorstwach oraz na zwiększenie efektywności działania podmiotów gospodarczych, coraz większe zainteresowanie budzą inne usługi świadczone przez biegłych rewidentów, mianowicie uzgodnione procedury postępowania.

Usługa ta została szerzej opisana i ustandaryzowana w Międzynarodowym Standardzie Usług Pokrewnych nr 4400 jako „Uzgodnione procedury dotyczące informacji finansowych”. Jest więc sformalizowana pod względem wymogów wobec biegłego rewidenta, pod względem sposobu jej uzgodnienia oraz przekazania efektów jego pracy.

Cel usługi

Celem usługi polegającej na przeprowadzeniu uzgodnionych procedur jest wykonanie przez biegłego rewidenta czynności mających charakter badania, których zakres został uzgodniony między biegłym rewidentem, jednostką oraz odpowiednimi stronami trzecimi oraz poinformowanie o faktycznych ustaleniach. Dlatego niezmiernie ważnym elementem całego procesu jest dokładne uzgodnienie celu wykonania usługi oraz jej zakresu tak, aby obie strony jednakowo rozumiały, co wchodzi w zakres usługi.

Przed przeprowadzeniem zlecenia

Zaangażowanie zarówno zlecającego, jak i biegłego rewidenta na pierwszym etapie jest tutaj dużo większe, niż przy standardowym badaniu sprawozdania finansowego. Uzgodnione procedury są bowiem zawsze zindywidualizowane, wykonywane ze względu na konkretne potrzeby zleceniodawcy i tym samym nie są w pełni powtarzalne. Ze względu na charakter usługi niezwykle ważnym etapem jest zatem uzgodnienie zakresu wykonywanego zlecenia. W szczególności uzgodnienia wymagają:

• rodzaj usługi przy uwzględnieniu, że przeprowadzone procedury nie mają charakteru badania ani przeglądu, a zatem biegły rewident nie udzieli żadnego zapewnienia,
• określony cel usługi,
• wskazanie informacji finansowych, do których zostaną zastosowane uzgodnione procedury,
• rodzaj, czas przeprowadzenia i zakres szczegółowych procedur, które zostaną zastosowane,
• przewidywana forma sprawozdania zawierającego faktyczne ustalenia,
• ograniczenia dostępu do sprawozdania zawierającego faktyczne ustalenia.

W przypadku uzgodnionych procedur nie jest wymagana umowa ani żadne formalne uchwały. Standard wymaga jedynie wysłania przez biegłego rewidenta listu intencyjnego (którego wzór stanowi załącznik do standardu). Jest to o tyle istotne zarówno dla zleceniodawcy, jak i dla biegłego rewidenta, gdyż określa zasadnicze warunki wykonania usługi. List intencyjny potwierdza fakt podjęcia się przez biegłego rewidenta wykonania usługi i pozwala uniknąć nieporozumień związanych z takimi kwestiami, jak cel i zakres zlecenia, zakres odpowiedzialności biegłego rewidenta oraz forma sprawozdania, które ma zostać sporządzone.

Uzgodnione, czyli jakie?

Przykładem zlecenia obejmującego uzgodnione procedury może być weryfikacja wybranych procedur w ramach procesu w firmie, tak aby sprawdzić jak działają w nich mechanizmy kontrolne, czy rzeczywiście są one w pełni skuteczne oraz czy pokrywają wszystkie potencjalne ryzyka zauważone przez biegłego. Dzięki tak selektywnemu spojrzeniu możliwe jest pełne skupienie się na określonych czynnościach, a nie na całości procesu.

Kolejnym przykładem wykorzystania uzgodnionych procedur może być zlecenie biegłemu rewidentowi zweryfikowania, w oparciu o kontrakt pomiędzy spółkami, obrotów z podmiotami trzecimi, jakie osiągnęły podmioty zaangażowane w kontrakt. Jest to instrument często wykorzystywany, szczególnie w momencie ustalania rozliczeń między podmiotami, gdy strony nie dochodzą do wspólnych wniosków i gdy istnieją rozbieżności. Biegły rewident, jako niezależna trzecia strona, przekazuje stronom swoje ustalenia, oparte na weryfikacji dokumentów.

Również w efekcie wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego w firmach powstaje wiele pytań, z których najważniejszymi są m.in. czy jest on zgodny z ustawą o rachunkowości, czy jest dostosowany do potrzeb użytkownika, czy raporty oraz automatyczne operacje działają prawidłowo, czy został należycie zabezpieczony itp. Biegli rewidenci pomogą również w uzyskaniu odpowiedzi na powyższe pytania.
Obecnie popularnym zleceniem są również procedury prowadzone przed zakupem udziałów w podmiotach gospodarczych tj. tzw. due-dilligence. Tego rodzaju zlecenia polegają na poddaniu przedsiębiorstwa będącego tzw. Targetem wnikliwej i szczegółowej analizie pod kątem jego kondycji handlowej i finansowej mającej na celu ujawnienie potencjalnemu nabywcy wszystkich możliwych do ustalenia ryzyk (również w zakresie prawnym i podatkowym w obszarze nieobjętym przez działalności biegłych rewidentów).

Sprawozdanie z uzgodnionych procedur jest skierowane do wąskiego grona użytkowników, najczęściej do zlecającego wykonanie usługi. Może się zdarzyć, że będzie kilka stron procesu (jak w drugim podanym przeze mnie przykładzie uzgodnionych procedur), jednakże muszą one zostać określone już na etapie uzgadniania zakresu zlecenia.

Zakres wykorzystywanych procedur

W ramach prowadzonych czynności biegły rewident korzysta z procedur zaprojektowanych i nakierowanych na oczekiwania zleceniobiorcy co do celu prowadzonych prac. Wśród najważniejszych czynności można wyróżnić:

• zapytania do wskazanych osób posiadających wiedzę w badanym zakresie,
• analiza otrzymanych raportów, zestawień i dokumentów,
• weryfikacja otrzymanych informacji poprzez ponowne przeliczenia kontrolne, porównania oraz przez zastosowanie alternatywnych metod sprawdzenia poprawności,
• obserwację procesów i/lub czynności,
• inspekcję,
• procedury uzyskiwania potwierdzeń, oświadczeń.

Sprawozdanie z wykonania usługi

Wynik przeprowadzonego badania prezentowany jest w sprawozdaniu, które zawiera faktyczne ustalenia wynikające z przeprowadzenia ustalonych procedur. Nie zawiera ono jednak żadnego zapewnienia a ustalenia w nim opisane mają prowadzić do wyciągania samodzielnych wniosków przez jego użytkowników. Ze względu na to, że sprawozdanie odnosi się do konkretnych pozycji sprawozdania lub konkretnych czynności, przedstawia informacje dotyczące wyłącznie tych kwestii.  

Sprawozdanie powinno opisywać przede wszystkim cel oraz uzgodnione procedury na tyle szczegółowo, aby strona zainteresowana mogła zrozumieć efekt wykonanych prac. Najistotniejszymi elementami sprawozdania z punktu widzenia jego odbiorcy są:

• wykaz konkretnych informacji finansowych i niefinansowych, do których zastosowano uzgodnione procedury,
• określenie celu przeprowadzenia tych procedur oraz szczegółową listę zastosowanych działań i zbadanych dokumentów,
• odniesienie do każdej z zastosowanych procedur, w celu przedstawienia swoich spostrzeżeń,
• opis stwierdzonych błędów i odchyleń oraz najważniejszych ryzyk stwierdzonych w wyniku wykonania procedur.

Przykładowy wzór sprawozdania z takiego zlecenia stanowi załącznik do Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych nr 4400. 

Dlaczego warto skorzystać

Uzgodnione procedury są usługą pozwalającą na skoncentrowanie się na obiekcie zainteresowania zlecającego. Dotyczą one jedynie tych obszarów, które chce on sprawdzić z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia biegłego rewidenta. Są zatem od początku do końca zaprojektowane pod specyficzne potrzeby każdego klienta i odpowiadają na jego oczekiwania.

Jeżeli są Państwo zainteresowani tym tematem, chętnie udzielimy dalszych informacji. Nasi biegli rewidenci i konsultanci są do Państwa dyspozycji i odpowiedzą na pytania z zakresu audytu finansowego w naszych biurach w: Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie oraz we Wrocławiu. ​

Do góry »