Obowiązkowe e-fakturowanie od 2024 roku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) w Krajowym Systemie e-Faktur jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej. 

Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej (KE) obligatoryjne korzystanie z KSeF dotyczyć będzie wyłącznie podmiotów posiadających siedzibę na terytorium Polski. Wątpliwości dotyczą tego, czy obligatoryjnym KSeF zostaną objęci podatnicy zagraniczni zarejestrowani do celów VAT, którzy w Polsce posiadają jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności. W grudniu 2022 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowe e-faktury do porządku krajowego, zgodnie z którym takie podmioty również będą objęte obowiązkiem stosowania faktur ustrukturyzowanych. Jeśli takie przepisy zostaną wprowadzone, będą one niezgodne z decyzją wydaną przez KE. 

Obecnie projekt znajduje się na etapie opiniowania, po procesie konsultacji publicznych. Z informacji przekazanych przez MF wynika, że mimo wielu uwag projekt nadal przewiduje objęcie KSeF podmiotów, mających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Nowy projekt ustawy najprawdopodobniej pojawi się jeszcze w lutym. 

Dodatkowo Ministerstwo Finansów planuje likwidację możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zmiana ma wejść w życie z początkiem 2025 r., czyli pewien czas po wprowadzeniu obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych. 

Wysyłanie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanej formie będzie wymagało przygotowania technicznego oraz integracji istniejących systemów, tak by fakturowanie odbywało się w sposób uporządkowany i zautomatyzowany. Dodatkowo przedsiębiorcy będą musieli opracować procesy wewnętrzne, dotyczące m.in. weryfikacji faktur, monitorowania obiegu dokumentów oraz sposobów dostarczania faktur do kontrahentów, którzy nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Dostosowanie się do nowych obowiązków będzie wymagało zaangażowania wielu zespołów – informatyków, księgowych oraz doradców podatkowych. Odpowiednio wdrożone zmiany mogą korzystnie wpłynąć na organizację procesów, automatyzację oraz standaryzację w organizacjach. 

Warto z wyprzedzeniem przygotować się do wprowadzenia obowiązkowego systemu KSeF, ponieważ pozwoli to uniknąć ewentualnych błędów w przyszłości. Zalecamy przejrzenie umów, procesów księgowych, instrukcji postepowania i obiegu dokumentów.

Specjaliści Rödl & Partner świadczą kompleksowe usługi wsparcia we wdrożeniu systemu e-faktur. Od analizy obecnego systemu księgowego w przedsiębiorstwie, poprzez wybór technicznego modelu wdrożenia e-faktury, aż do faktycznego wprowadzenia e-faktury w przedsiębiorstwie. 

Jeżeli chcesz uzyskać dodatkowe informacje lub wsparcie w zakresie przygotowania do wdrożenia Krajowego Sytemu e-Faktur już teraz, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.