Zentrales Register der Wirtschaftlich Berechtigten – die Meldefrist läuft bald ab

Damian Dobosz, Karol Jakubas

6. Juli 2020

Am 13. Juli 2020 läuft die Frist zur Vornahme der Meldungen an das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten (poln. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, Abk. CRBR) ab. Die Unternehmer haben nach wie vor Zweifel hinsichtlich der Pflichten, die mit der Eintragung in das Register verbunden sind. Viele Unternehmen haben ihren Wirtschaftlich Berechtigten weiterhin nicht ermittelt bzw. seine Daten nicht in das Register eintragen lassen.

Die Pflichten, die mit der Eintragung in das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten verbunden sind, sind im Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung geregelt.

Voraussetzungen im Zusammenhang mit dem Zentralen Register der Wirtschaftlich Berechtigten

Das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten soll die finanzielle Transparenz der Unternehmen im Hinblick auf ihre Verbindungen mit natürlichen Personen gewährleisten. Ziel der Einführung der neuen Regelungen ist es, Fälle von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung aufzudecken. Grundgedanke der vom Gesetzgeber angenommenen Regelungen ist die Pflicht der Unternehmen, die im Gesetz genannten natürlichen Personen, d.h. die sog. Wirtschaftlich Berechtigten, zu ermitteln und im Register offenzulegen. Nach dem allgemeinen Grundsatz handelt es sich um natürliche Personen, die mittels der ihnen zustehenden Berechtigungen unmittelbar oder mittelbar die Kontrolle über ein Unternehmen ausüben.

Definition des Wirtschaftlich Berechtigten

Im Gesetz werden die Personen genannt, die im Register offenzulegen sind. Dabei handelt es sich u.a. um folgende natürliche Personen:

• Gesellschafter bzw. Aktionäre eines Unternehmens, denen das Eigentumsrecht an mehr als 25 Prozent aller Anteile bzw. Aktien zusteht,
• Personen, die über mehr als 25 Prozent aller Stimmen im beschlussfassenden Organ des Unternehmens verfügen,
• Personen, die die Kontrolle über den Kunden in der Weise ausüben, dass sie gegenüber dieser juristischen Person über die Berechtigungen eines herrschenden Unternehmens im Sinne von Art. 3 Abs. 1 Pkt. 37 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes verfügen,
• Personen, die die Kontrolle über eine juristische Person ausüben, denen gemeinsam das Eigentumsrecht an mehr als 25 Prozent der gesamten Anteile bzw. Aktien des betreffenden Unternehmens zusteht oder die gemeinsam über mehr als 25 Prozent der gesamten Stimmen im beschlussfassenden Organ dieses Unternehmens verfügen.

Ist es nicht möglich, den Wirtschaftlich Berechtigten anhand der gesetzlichen Kriterien zu ermitteln, sind als Wirtschaftlich Berechtigte Personen in höheren Leitungspositionen in der Gesellschaft zu benennen. Die fehlende Möglichkeit der Ermittlung des Wirtschaftlich Berechtigten auf andere Weise muss sich aus der Nichterfüllung der anderen Voraussetzungen und nicht daraus ergeben, dass es technisch nicht möglich war, ihn zu ermitteln (z.B. weil die Gesellschaft nicht über die erforderliche Dokumentation verfügt). 

 
Für die Ermittlung des Wirtschaftlich Berechtigten wird es nicht selten erforderlich sein, die vollständige Eigentumsstruktur der Gesellschaft nachzuvollziehen, was bei internationalen Holdings oder anderen Gesellschaften, deren Gesellschafter oder Aktionäre u.a. ausländische Gesellschaften sind, höchst problematisch sein kann. In solchen Fällen werden die obigen Ermittlungen nur anhand von Auszügen aus ausländischen Handelsregistern oder der internen Dokumentation der betreffenden Gesellschaft durchgeführt werden können.

Katalog der verpflichteten Unternehmen

Der Katalog der zur Offenlegung des Wirtschaftlich Berechtigten verpflichteten Unternehmen ist umfangreich. Er umfasst insbesondere Personen- und Kapitalgesellschaften:

• Offene Handelsgesellschaften,
• Kommanditgesellschaften,
• Kommanditgesellschaften auf Aktien,
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung,
• Einfache Aktiengesellschaften (poln. Prosta Spółka Akcyjna),
• Aktiengesellschaften (mit Ausnahme der auf dem geregelten Markt notierten Gesellschaften).

Die Meldung des Wirtschaftlich Berechtigten zum Register obliegt der zur Vertretung der Gesellschaft berechtigten Person. Die Wirtschaftlich Berechtigten selbst sind nicht verpflichtet, die einzureichende Meldung zu unterzeichnen oder auf andere Weise zu bestätigen, es sei denn, sie vertreten gleichzeitig die Gesellschaft. In der Praxis ist eine solche Meldung gemäß der geltenden Vertretungsregelung des Unternehmens zu unterzeichnen. Zu beachten ist, dass die Meldung nicht von einem Bevollmächtigten vorgenommen werden kann.

Die Folgen der Nichterfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten können für die betreffenden Unternehmen sehr schwerwiegend sein. Gemäß dem Gesetz kann der Gesellschaft wegen der nicht fristgerechten Meldung eines Unternehmens an das Register eine Geldstrafe von bis zu 1 Mio. Euro auferlegt werden.

Form der Meldung

Die Meldung an das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten kann nur in elektronischer Form über das vertrauenswürdige Profil [poln. Profil Zaufany] oder mittels elektronischer Signatur erfolgen. Bei Personen, die über kein vertrauenswürdiges Profil verfügen, kann die Notwendigkeit bestehen, zuvor die Konfiguration der elektronischen Signatur zu ändern, um die Unterschrift auf eine mit dem IT-System des Registers kompatible Weise leisten zu können. Daher ist es auch möglich, dass technische Aspekte der fristgerechten Erfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten entgegenstehen.
Zwecks ordnungsgemäßer Erfüllung der gesetzlichen Pflichten eines Unternehmens sind viele Tätigkeiten vorzunehmen, unter denen vor allem folgende zu nennen sind: Es muss festgestellt werden, ob das Unternehmen den sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten unterliegt; es sind die Wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft zu ermitteln; es ist eine Meldung an das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten zu erstellen, die letztlich zu unterzeichnen und über das IT-System einzureichen ist.

 
Benötigen Sie bei der Meldung der erforderlichen Daten an das Zentrale Register der Wirtschaftlich Berechtigten unsere Unterstützung, so stehen Ihnen die Experten von Rödl & Partner jederzeit gerne zur Verfügung.