Einstellung von Ausländern in Polen und die DSGVO

Der Schutz personenbezogener Daten sowie der Privatsphäre sind grundlegende Menschenrechte, die jedem unabhängig von seinem Herkunftsland zustehen. Deshalb finden die den Verantwortlichen für personenbezogene Daten auferlegten Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Daten auf der Grundlage der DSGVO auch bei Ausländern Anwendung – sofern ihre Daten innerhalb der EU verarbeitet werden. Ausländer sind – ebenso wie EU-Bürger – berechtigt, die von der DSGVO garantierten Rechte in Anspruch zu nehmen, die ihnen die Kontrolle über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erlauben.

Die Einstellung von Ausländern durch einen polnischen Arbeitgeber ist mit zusätzlichen Pflichten verbunden, insbesondere mit der Pflicht zur Legalisierung der Arbeit der Ausländer und der Notwendigkeit, zu überprüfen, ob sie sich legal in Polen aufhalten. Und das macht die Verarbeitung zusätzlicher personenbezogener Daten notwendig. 

Überprüfung und Aufbewahrung von Dokumenten, die den Aufenthalt in Polen legalisieren 

Bereits in der Phase der Einstellung eines ausländischen Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, von dem Stellenbewerber und von dem Arbeitnehmer zusätzliche Daten zu verlangen, die über die im polnischen Arbeitsgesetzbuch [1a] genannten hinausgehen. Lt. dem Gesetz über die Folgen der Übertragung von Arbeit an Ausländer, die sich widerrechtlich auf dem Territorium der Republik Polen aufhalten [2a] muss der Arbeitgeber (noch vor der Arbeitsaufnahme durch den Ausländer) von diesem – neben den grundlegenden personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Kontaktdaten) ein gültiges Dokument verlangen, das zum Aufenthalt auf dem Territorium der Republik Polen berechtigt. Als solche Dokumente kommen z.B. in Betracht: ein Reisepass, ein Visum sowie andere Dokumente, die von den polnischen Behörden ausgestellt wurden und Ausländer zum Aufenthalt in Polen berechtigen. 

Ein Arbeitgeber, der sich entschieden hat, einen Ausländer einzustellen, ist verpflichtet, das Dokument, das diesen Ausländer zum Aufenthalt in Polen berechtigt, zu überprüfen, bevor er ihn zur Arbeit zulässt. Nach Zulassung des ausländischen Arbeitnehmers zur Arbeit muss der Arbeitgeber über den gesamten Zeitraum der Arbeitsausübung in seinen Akten eine Kopie des Dokuments aufbewahren, dass den Aufenthalt dieses Ausländers legalisiert [2b]. Nicht zu diesen Dokumente gehört z.B. ein Touristenvisum.

Die Berechtigung zur Verarbeitung der Daten, die den Aufenthalt eines Ausländers in Polen legalisieren, ergibt sich aus dem polnischen Arbeitsgesetzbuch [1b], das es dem Arbeitgeber erlaubt, andere personenbezogene Daten zu verlangen, die zur Wahrnehmung der sich aus dem Recht ergebenden Rechte und Pflichten und somit der Pflicht zur Überprüfung der Daten bzgl. des legalen Aufenthalts in Polen unabdingbar sind. Somit wird die Verarbeitung personenbezogener Daten bezüglich des legalen Aufenthalts auf der Grundlage der DSGVO erfolgen [3]. Die Forderung nach den Daten bzgl. des legalen Aufenthalts sowie die Aufbewahrung dieser Daten werden rechtmäßig sein, da dies zur Erfüllung der dem Verantwortlichen obliegenden Pflicht notwendig ist; dieser Verantwortliche ist der Arbeitgeber als derjenige Rechtsträger, der dem Ausländer die Ausübung einer Arbeit überträgt.

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass der Prozess der Datenverarbeitung intern ordnungsgemäß dokumentiert wird (z.B. durch Erfassung im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in der Risikoanalyse) und die verarbeiteten Daten durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert werden. 

Zur Forderung nach dem Dokument und zur Aufbewahrung seiner Kopie sind nicht nur Arbeitgeber berechtigt, sondern auch andere Rechtsträger, die Ausländern Arbeiten übertragen (z.B. Auftraggeber) [2]. 

Rechtsträgern, die Ausländern eine Arbeit übertragen, ohne die Legalität ihres Aufenthalts sowie die Dokumente, die die Arbeit in Polen legalisieren, zu überprüfen, drohen empfindliche Sanktionen – z.B. kann ihnen in Zukunft die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen für Ausländer verweigert werden.