Arbeitnehmer-Kapitalpläne: Informationspflichten des Arbeitgebers

 Martyna Ryt

25. November 2019

Mit der Einführung von Arbeitnehmer-Kapitalplänen (PPK) gehen für Arbeitgeber viele Pflichten einher, u.a. sieht das PPK-Gesetz Informationspflichten für Arbeitgeber sowohl gegenüber den Arbeitnehmern als auch gegenüber den Finanzinstituten vor.

In diesem Artikel erzählen wir Ihnen, welche Informationen der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Funktionsweise von PPK an den Arbeitnehmer und das Finanzinstitut weitergeben muss und geben Rat, wie die im Gesetz vorgesehenen Informationspflichten zu erfüllen sind.

PPK – welche Informationen der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer weiterzugeben hat

1. Information über die Pflicht, im Namen des Arbeitnehmers einen Antrag auf Überweisung der Mittel zu stellen

Die Wahl des Finanzinstituts, das der Arbeitgeber mit der Verwaltung von PPK beauftragt, muss nicht für immer getroffen werden. Gemäß dem PPK-Gesetz kann der Arbeitgeber den bestehenden Vertrag über die Verwaltung von PPK kündigen und ein anderes Finanzinstitut mit der Verwaltung von PPK beauftragen.

Der Arbeitgeber, der den Vertrag über die Verwaltung von PKK mit einem Finanzinstitut gekündigt und einen anderen Rechtsträger damit beauftragt hat, muss die Arbeitnehmer unverzüglich darüber informieren, dass er in ihrem Namen einen Antrag auf Überweisung der auf ihren PPK-Konten angesammelten Mittel auf das PPK-Konto des jeweiligen Arbeitnehmers bei dem neu gewählten Finanzinstitut zu stellen hat.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die o.g. Information unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss des Vertrages über die Verwaltung von PPK mit dem neuen Finanzinstitut weiterzuleiten.

Eine ähnliche Informationspflicht besteht im Falle der Beschäftigung eines neuen Arbeitnehmers, der eine Erklärung zu den Verträgen abgegeben hat, die in seinem Namen von früheren Arbeitgebern geschlossen wurden. Der Arbeitgeber hat einen solchen Arbeitnehmer über die Pflicht des Arbeitgebers zu informieren, im Namen dieses Arbeitnehmers die Überweisung der Mittel auf seinen PPK-Konten bei Finanzinstituten, mit denen seine bisherigen Arbeitgeber Verträge über die Führung von PPK zugunsten und im Namen des Arbeitnehmers geschlossen haben, auf das PPK-Konto bei dem Finanzinstitut, mit dem der neue Arbeitgeber einen Vertrag über die Führung von PPK abgeschlossen hat, zu beantragen.

Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer über die obige Pflicht unverzüglich nach Abschluss des Vertrages über die Führung von PPK im Namen und zugunsten des neuen Arbeitnehmers.

2. Information zum möglichen Beitritt zu PPK von Personen im Alter zwischen 55 und 70 Jahren

Arbeitnehmer im Alter von 55 bis 70 Jahren nehmen nicht automatisch an den PPK teil, sie können jedoch freiwillig dem Sparprogramm beitreten, indem sie einen entsprechenden Antrag beim Arbeitgeber einreichen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitnehmer über die Möglichkeit des Beitritts zum System der Arbeitnehmer-Kapitalpläne zu informieren.

Das Gesetz sieht keine Frist für die Erfüllung dieser Informationspflicht vor. Die richtige Lösung wäre, den Arbeitnehmern die o.g. Informationen noch vor Abschluss des Vertrages über die Führung von PPK zu übermitteln, damit sie dem Sparprogramm zusammen mit anderen, automatisch daran teilnehmenden Arbeitnehmern beitreten können.

3. Information über mögliche Herabsetzung des Grundbeitrags und zusätzliche Einzahlungen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitnehmer über die Möglichkeit einer Herabsetzung des Grundbeitrags und der Erklärung einer zusätzlichen Einzahlung in die PPK zu informieren. Der vom Teilnehmer am PPK-Programm finanzierte Grundbeitrag beträgt grundsätzlich 2 Prozent. Wenn die Vergütung des Teilnehmers am PPK-Programm aus verschiedenen Quellen im betreffenden Monat das 1,2-fache des Mindestlohns nicht überschreitet, so kann der Grundbeitrag maximal auf 0,5 Prozent der Vergütung des Arbeitnehmers herabgesetzt werden. Der Arbeitnehmer darf auch eine zusätzliche Einzahlung von bis zu 2 Prozent der Vergütung erklären.

4. Information über erneute Einzahlungen

Arbeitnehmer im Alter von 18 bis 54 Jahren werden automatisch in die PPK aufgenommen. Aufgrund der freiwilligen Teilnahme an den PPK können sie jedoch dem Arbeitgeber eine schriftliche Erklärung über den Verzicht auf das Sparen vorlegen. Ein Arbeitnehmer, der auf die Teilnahme an den PPK verzichtet hat, wird vom Arbeitgeber alle 4 Jahre wieder bei den PPK angemeldet, mit der Möglichkeit, erneut darauf zu verzichten. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer alle 4 Jahre bis zum letzten Februartag des betreffenden Jahres über erneute Einzahlungen für diesen Teilnehmer informieren.

Worüber das Finanzinstitut zu informieren ist

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Finanzinstitut, das die PPK verwaltet, über den Verzicht des Arbeitnehmers auf die Einzahlungen in die PPK zu informieren. Diese Information ist unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 7 Tagen nach der Verzichtserklärung durch den Arbeitnehmer an das Finanzinstitut weiterzuleiten.
Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Finanzinstitut zu informieren, wenn Einzahlungen für einen PPK-Teilnehmer, der zuvor auf die Teilnahme an den PPK verzichtet hat und dessen Beitritt nach 4 Jahren erneuert wurde, wieder aufgenommen werden.

Wie die Informationspflichten gegenüber Arbeitnehmern zu erfüllen sind

Das PPK-Gesetz sieht keine bestimmte Methode oder Form vor, wie der Arbeitgeber seinen Informationspflichten nachzukommen hat. Von Bedeutung ist, dass der Arbeitnehmer die im Gesetz vorgesehenen Informationen erhält und der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er seine Informationspflichten ordnungsgemäß erfüllt hat. Die sicherste Lösung aus Sicht des Arbeitgebers besteht darin, relevante Informationen für den Arbeitnehmer in Schriftform zu erstellen, deren Erhalt vom Arbeitnehmer durch Unterschrift bestätigt wird. Bei vielen Arbeitnehmern kann dies jedoch problematisch sein. In großen Arbeitsbetrieben kann eine effektive Lösung darin bestehen, eine Bekanntmachung für Arbeitnehmer zu erstellen, die die erforderlichen Informationen im Zusammenhang mit der Einführung von Arbeitnehmer-Kapitalplänen enthält.

Unabhängig von den gesetzlichen Informationspflichten empfehlen wir den Arbeitgebern, an Arbeitsplätzen Informationskampagnen zu PPK durchzuführen, in deren Rahmen die Arbeitnehmer über die Bedingungen für die Teilnahme an PPK sowie über die Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Teilnahme an PPK informiert werden.